Quels que soient la forme juridique de votre entreprise et son secteur d’activité, vous devez assurer efficacement sa gestion pour garantir sa pérennité. Il faut savoir que seulement 60 % des entreprises (source : cci.paris) atteignent leur cinquième anniversaire. Cet exploit est en grande partie dû à une bonne gestion. Vous êtes novice en la matière ? Découvrez ci-après des conseils qui vous seront d’une grande aide.
Qu’est-ce que la gestion d’entreprise ?
- La fixation des objectifs à réaliser ;
- La définition du plan d’action de l’entreprise ;
- La mise en œuvre de la stratégie établie ;
- La gestion des imprévus ;
- La réalisation du contrôle de gestion (analyse des objectifs fixés ainsi que des méthodes et des moyens déployés en vue d’une amélioration des performances).
La gestion n’est pas réservée uniquement aux entreprises de grande taille. Les PME et les TPE sont aussi concernées. En effet, la gestion évite avant tout la faillite d’une structure. Elle lui permet par ailleurs d’optimiser ses coûts. En outre, elle l’aide à réaliser des bénéfices et à développer son activité.La gestion d’entreprise est essentielle au maintien d’une organisation active et saine. Sans elle, votre structure ne pourra pas survivre, car elle ne sera pas en mesure de rivaliser avec la concurrence.
Les étapes pour mettre en place une bonne gestion d’entreprise
Si certaines structures décident d’embaucher du personnel spécialisé pour s’occuper de leur gestion d’entreprise, d’autres optent pour l’externalisation de cette activité. Vous pouvez aussi vous en charger vous-même. Dans ce cas, vous devez savoir qu’il existe plusieurs leviers stratégiques qu’il faut absolument actionner pour bien gérer votre entreprise. Il s’agit de :
- La gestion des ressources financières. Cette activité implique entre autres la surveillance de la trésorerie, l’établissement des budgets, la mobilisation des investissements et le suivi des indicateurs financiers de performance. Elle requiert l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise comme un ERP (Entreprise Resource Planning) ;
- La gestion des ressources humaines. Elle regroupe notamment le recrutement, l’intégration, la formation, l’évaluation des compétences et des performances ainsi que la gestion des carrières ;
- La gestion de la relation client. Consistant à traiter les données des interactions de votre entreprise avec ses clients et ses prospects, cette activité exige l’utilisation d’un logiciel CRM (Customer Relationship Management) ou ERP ;
- La gestion de l’information et de la technologie. Cette activité vous permet de mieux comprendre votre entreprise et son environnement, ce qui améliore la prise de décision. Vous pouvez l’optimiser à l’aide d’outils de business intelligence.
Si vous voulez améliorer votre gestion d’entreprise, les conseils suivants vous seront sans aucun doute utiles.
1. Élaborez un bon business plan
Le premier conseil en gestion d’entreprise porte sur l’élaboration d’un business plan (plan d’affaires) précis. Il est à appliquer dans le cadre de la création d’entreprise, d’une reprise d’entreprise ou d’une modification d’activité. Le business plan est un document écrit qui permet d’évaluer la faisabilité de votre projet et de déterminer les ressources nécessaires à sa réalisation. Un bon plan d’affaires doit notamment comprendre :
- Une présentation de votre projet ;
- Une étude de marché ;
- Une présentation de votre entreprise et de votre équipe ;
- Un prévisionnel financier incluant au minimum un compte de résultat prévisionnel, un bilan prévisionnel et un prévisionnel de trésorerie.
En plus de vous permettre de structurer votre projet, un bon business plan vous aidera à convaincre des investisseurs.
2. Définissez clairement vos objectifs
Une bonne gestion d’entreprise passe par la mise en place d’objectifs clairs. Grâce à ces derniers, vos collaborateurs pourront mieux canaliser leurs efforts. Par ailleurs, des objectifs clairs vous permettront d’utiliser efficacement les ressources disponibles et de déterminer celles dont votre entreprise a besoin. Utilisez la méthode SMART pour fixer des objectifs :
- Spécifiques. Il s’agit d’objectifs directement liés au travail du collaborateur chargé de sa réalisation ;
- Mesurables. Vous devez être en mesure de quantifier vos objectifs. Autrement, vous ne pourrez pas savoir s’ils ont été atteints ;
- Acceptables. Les objectifs que vous fixez doivent être atteignables avec les moyens financiers et humains à votre disposition. Retenez que s’ils sont trop ambitieux, vos objectifs causeront la frustration de vos collaborateurs ou les décourageront. A contrario, des objectifs peu ambitieux ne stimuleront pas leur motivation ;
- Réalistes. Veillez à la pertinence de vos objectifs. Ils doivent notamment concorder avec vos ressources ;
- Temporellement définis. Établissez une date limite pour réaliser vos objectifs.
3. Développez de bonnes relations avec vos fournisseurs
Aussi bien durant le lancement de l’activité de votre entreprise qu’au cours de sa vie, vous devrez vous approvisionner auprès de fournisseurs. La mise en place d’une bonne relation avec ces derniers fait partie intégrante de la gestion d’entreprise. En effet, les fournisseurs participent au développement de votre structure en assurant un approvisionnement régulier nécessaire à la bonne marche de votre activité.
Concrètement, vous devrez développer avec vos fournisseurs un partenariat stable de manière à ce que celui-ci leur profite autant qu’à vous. Par exemple, vous aurez plus de chances d’obtenir un rallongement de délai de paiement en cas de difficultés si vous entretenez de bonnes relations avec eux.
N’hésitez pas à multiplier vos fournisseurs. Vous éviterez ainsi les ruptures d’approvisionnement si l’un d’eux est défaillant.
4. Gérez les coûts de revient
Pour permettre à votre entreprise d’être rentable et concurrentielle, vous devez évaluer avec précision le coût de revient des produits et des services que vous proposez. Grâce à cet indicateur, vous pourrez mieux fixer vos prix de vente et ainsi éviter les pertes. Il vous permettra également d’améliorer vos marges.
Le coût de revient se calcule à l’aide de la formule suivante :
Coût de revient = Somme des charges directes et indirectes / Quantités de biens produits ou de services réalisés
Les charges directes correspondent aux dépenses induites par la fabrication d’un produit ou la réalisation d’un service. Elles sont aussi connues sous le nom de coûts d’achat et d’approvisionnement. Pour leur part, les charges indirectes renvoient aux dépenses liées au fonctionnement global de votre entreprise (loyers, assurances, publicité, etc.). Elles peuvent aussi être appelées frais généraux.
Les éléments clés d’une bonne gestion d’entreprise
Simplifiez votre gestion d'entreprise
Eu égard à l’importante mortalité des entreprises au cours de leurs premières années, une bonne gestion est essentielle. Et même une fois le cap des 5 ans passé, celle-ci reste de rigueur. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est déconseillé de sous-traiter totalement sa gestion d’entreprise.
En effet, vous devez rester aux commandes pour comprendre le fonctionnement de votre activité. Cela vous évitera aussi de mauvaises surprises comme un défaut de paiement auprès d’un fournisseur ou le non-respect d’une échéance fiscale. En outre, en assurant vous-même la gestion de votre entreprise, vous serez en mesure de prendre les meilleures décisions et de déterminer les leviers à actionner pour optimiser votre croissance.
Il faut toutefois noter que vous devez vous préparer à fournir un travail méticuleux et continu pour assurer une bonne gestion d’entreprise. De plus, il est indispensable que vous soyez disposé à suivre plusieurs règles essentielles. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez avec de piètres résultats.
Limiter les frais
Savoir limiter les frais peut être considéré comme une compétence en gestion d’entreprise. Cette dernière doit particulièrement être déployée en début d’activité. Le bon développement de votre entreprise en dépend grandement. En effet, vous devez mettre en place des bases solides à son lancement. Pour cela, il convient d’évaluer précisément les dépenses que vous prévoyez d’effectuer. Le mieux est d’en faire seulement lorsque vous aurez généré des bénéfices.
Si les dépenses sont incontournables, il est recommandé de limiter les frais fixes lors du démarrage de votre entreprise. Privilégiez plutôt les frais variables. Ces derniers surviennent lorsqu’il y a de l’activité. En cas de période creuse, vous aurez moins de mal à gérer vos dépenses variables.
Gérer et améliorer la relation client
- Attirer de nouveaux clients grâce à des campagnes marketing ciblées et à une expérience client optimale ;
- Fidéliser les clients existants au moyen de diverses méthodes destinées à assurer leur satisfaction.
La gestion de la relation client repose sur la collecte et le traitement des données prospects et clients. L’utilisation d’un CRM ou d’un ERP facilite ces tâches grâce à la centralisation de toutes les informations.
Adapter les stocks en temps réel
L’adaptation des stocks en temps réel est une autre règle de gestion d’entreprise qu’il faut impérativement observer. Concrètement, vous devez surveiller constamment votre niveau de stock afin de vous assurer qu’il est optimal, c’est-à-dire ni trop élevé, ni trop faible. Cette précaution vous mettra à l’abri d’éventuelles difficultés.
En effet, vous risquez de supporter des coûts supplémentaires et de subir des décalages de trésorerie avec un stock trop important. Par ailleurs, cette situation augmente le risque d’obsolescence pour les produits stockés. A contrario, un niveau trop bas expose votre entreprise à une rupture de stock. Ce problème peut entraîner un arrêt total de vos ventes et de votre production.
Avoir une comptabilité performante
Une bonne gestion d’entreprise implique aussi une comptabilité performante. Grâce à celle-ci, vous disposerez d’éléments fiables pour élaborer une stratégie pertinente et prendre des décisions stratégiques. Pour gérer efficacement la comptabilité de votre entreprise, vous devez absolument maîtriser des notions de base comme le seuil de rentabilité, les actifs et les passifs, le compte de résultat, la TVA, etc.
Si vous n’êtes pas un spécialiste en la matière, il est préférable de faire appel à un expert-comptable. Ce professionnel veillera à la conformité de la compatibilité de votre entreprise avec les lois et les règles en vigueur. En lui déléguant ce service, vous pourrez vous focaliser davantage sur des as
Avoir des indicateurs de performance
Pour bien gérer votre entreprise, vous devez en outre évaluer régulièrement sa performance. Pour ce faire, il est nécessaire de recourir à des KPI (indicateurs clés de performance). Les entreprises utilisent le plus souvent :
- Des indicateurs de performance de productivité : Il s’agit du rapport entre l’utilisation des ressources d’une entreprise et le nombre de produits vendus ou de services fournis sur une période définie ;
- Des indicateurs de performance de qualité : Ceux-ci accompagnent logiquement les indicateurs de performance de productivité. En effet, une importante production est inutile si elle ne répond pas aux besoins ou aux exigences des clients. Grâce à ce type de KPI, vous identifierez rapidement les écarts des produits ou services livrés avec votre standard de qualité ;
- Indicateurs de performance de capacité : Ils mettent en lien la quantité maximale productible et le temps nécessaire pour la produire ;
- Indicateurs de performance stratégiques : Ils se rapportent à des objectifs plus larges, en particulier ceux qui sont liés à la planification stratégique de votre entreprise.
Globalement, les KPI vous permettront de déterminer les actions efficaces et celles qui ont échoué. Vous pourrez donc vous en servir pour mettre à jour la stratégie de votre entreprise.
Les différents modules utiles pour la gestion d’une entreprise
Les différents modules d’un système de gestion d’entreprise permettent de couvrir de manière globale et intégrée tous les aspects opérationnels. Voici un aperçu détaillé :
- Module Finance : Centralise la comptabilité générale et analytique, les factures, les paiements, la gestion de la trésorerie, et le reporting financier. Il aide à suivre la rentabilité et à assurer une conformité légale.
- Module CRM (Customer Relationship Management) : Gère les interactions avec les clients et prospects, suit les ventes, et permet de mener des campagnes marketing ciblées. Il aide à améliorer la satisfaction client et à augmenter les ventes.
- Module RH : S’occupe de la gestion du personnel, incluant les fiches de paie, la gestion des congés, le suivi des performances et le recrutement. Il facilite aussi les processus administratifs comme la gestion des absences et des temps de travail.
- Module Supply Chain : Gère les flux de marchandises et d’informations depuis les fournisseurs jusqu’aux clients finaux. Cela inclut la gestion des stocks, des commandes, des approvisionnements et des livraisons, assurant ainsi une chaîne logistique fluide.
- Module Production : Permet de planifier, suivre et optimiser la production, en intégrant le contrôle qualité et la gestion des ressources. Cela aide à améliorer la productivité et à réduire les coûts de fabrication.
Ces modules interagissent entre eux pour offrir une gestion centralisée et cohérente des activités d’une entreprise, permettant une meilleure prise de décision et une efficacité opérationnelle accrue.
Comparaison des logiciels ERP
Caractéristiques | Microsoft Dynamics 365 | Sage X3 | Divalto Infinity |
|---|---|---|---|
Modules disponibles | ERP, CRM, Finance, Ventes, Supply Chain | ERP, Comptabilité, Gestion commerciale, Finance | ERP, CRM, Gestion de production, Supply Chain |
Ciblage d’entreprise | Grandes et moyennes entreprises | Moyennes à grandes entreprises | PME à grandes entreprises |
Personnalisation | Très flexible, intégration avec Azure et Power Apps | Flexible, personnalisable | Hautement personnalisable selon l’industrie |
Prix | Sur devis, abonnement par utilisateur | Sur devis, licences modulaires | Sur devis, adapté aux besoins spécifiques |
Cloud/On-premise | Cloud ou sur site | Cloud ou sur site | Cloud ou sur site |
Points forts | Intégration complète avec les outils Microsoft | Gestion complexe, robuste pour grandes entreprises | Souplesse et adaptabilité pour les PME |
Industries principales | Multi-industrie | Industries réglementées (pharma, agroalimentaire) | Industries techniques et services |
Quel logiciel ERP choisir pour une bonne gestion d’entreprise ?
Nombre d’entreprises ont recours à des solutions logicielles pour optimiser leur gestion. L’ERP est un outil phare en matière de gestion d’entreprise. Il en existe un large choix sur le marché à l’heure actuelle. Vous pouvez notamment opter pour un logiciel sur site. Cette solution peut couvrir tous les besoins de votre organisation. Cependant, elle ne peut pas être utilisée à distance par les collaborateurs ce qui réduit leur productivité et leur flexibilité.
L’ERP SaaS (Software as a Service) vous conviendra davantage si vous recherchez un logiciel plus accessible. Vos coûts seront notablement réduits grâce à la mutualisation des ressources informatiques. De plus, vous n’aurez pas à investir dans des équipements ni à assurer leur maintenance. Par ailleurs, ce type d’ERP a l’avantage d’être accessible partout, du moment qu’une connexion internet est disponible. En outre, l’hébergement dans le cloud permet d’accéder à des ressources informatiques élastiques. Ces dernières vous seront d’une grande utilité lorsque vous devrez gérer des fluctuations de demande.
Vous pouvez avoir du mal à faire un choix parmi les nombreux logiciels de gestion d’entreprise actuellement disponibles sur le marché. Pour éviter de vous tromper, optez pour un ERP adapté à la taille de votre entreprise et qui propose tous les modules ERP dont vous avez besoin. Privilégiez également une solution développée par un éditeur fiable et reconnu.
Microsoft Business Central
- Prise de meilleures décisions ;
- Optimisation de la gestion financière ;
- Simplification de la comptabilité ;
- Automatisation et sécurisation de la chaîne d’approvisionnement ;
- Amélioration du service client ;
- Amélioration de la gestion de projet ;
- Optimisation de la gestion des opérations ;
- Respect du RGPD (règlement général sur la protection des données).
À noter que l’ERP Microsoft Business Central est hébergé dans le cloud, tout comme les autres solutions Dynamics 365.
Sage X3
Sage X3 est un ERP hébergé dans le cloud développé par l’éditeur britannique Sage. Ce logiciel a pour particularité de convenir aux entreprises de toutes tailles. Aussi bien les grands groupes que les PME et les ETI peuvent l’adopter s’ils souhaitent développer leur activité tout en s’adaptant aux évolutions réglementaires.
La gestion financière, la gestion des stocks, la gestion commerciale, la gestion à l’affaire ainsi que la gestion de parc et le SAV sont quelques-unes des fonctionnalités de Sage X3. Ce logiciel est pré-paramétré pour un certain nombre de métiers, ce qui permet de le déployer rapidement. Par ailleurs, il propose des outils de personnalisation et de développement qui lui permettent de s’adapter aux spécificités de votre activité.
Divalto Infinity
Divalto Infinity est un ERP complet ayant pour cible principale les PME et les ETI. Il est disponible en mode Saas et On-Premise. Il s’agit d’une solution française mise au point par Divalto. Cet éditeur est une référence sur le marché des ERP dans l’Hexagone.
Divalto Infinity se caractérise par la richesse de ses fonctionnalités parmi lesquelles figurent entre autres :
- La gestion commerciale ;
- La gestion à l’affaire ;
- La GPAO (gestion de la production assistée par ordinateur) ;
- La gestion comptable et financière ;
- La gestion de la paie et des ressources humaines ;
- La GMAO – GRM (gestion de maintenance assistée par ordinateur – gestion des ressources matérielles) ;
- Le SMQ (système de management de la qualité).
Hautement personnalisable, l’ERP de Divalto peut s’adapter aux spécificités des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité.
