En matière de maintenance des équipements, difficile de faire un choix éclairé entre ERP et GMAO. Le premier, totalement intégré, apporte une gestion inégalée des ressources de toute l’entreprise. Le second, logiciel métier aux multiples fonctionnalités, permet d’aller en profondeur et d’anticiper sa maintenance. Tous deux répondent à des besoins distincts et soutiennent la stratégie de manière différente. Dans ce contexte, comment bien choisir et sur quels critères ?
La GMAO, soutien étendu à la maintenance
Depuis son apparition, dans les années 1980, le logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) a profondément évolué. D’un simple outil de recensement des équipements, ce logiciel est devenu un allié pour comprendre son parc, anticiper les achats et allouer les bonnes ressources à chaque opération de maintenance. La GMAO dispose aujourd’hui de fonctionnalités telles que :
- La gestion des équipements : pour suivre et gérer tous les actifs physiques tels que les machines, les véhicules, et les infrastructures, sur un ou plusieurs sites.
- Le planning et répartition des interventions de maintenance : qui comporte la planification des tâches de maintenance, dont des fonctions d’attribution par rôle ou un suivi en temps réel des disponibilités
- La gestion des achats, stocks et pièces de rechange : qui assure un suivi des stocks. Il permet d’anticiper et parfois de grouper les achats de manière à toujours disposer des pièces nécessaires, à moindre coût.
- Le suivi des interventions : qui recense la documentation technique des machines ainsi que toutes les interventions de maintenance (heures de travail, pièces détachées utilisées, coûts associés…)
- Les contrôles et audits de conformité : pour planifier les inspections et d’assurer une conformité totale aux normes et réglementations
- L’automatisation de certains processus: celle-ci permet d’agir sur les équipements à intervalles réguliers et de notifier les équipes de maintenance
- Les tableaux de bord complets et modulables: vue en temps réel et rapports avancés permettent d’évaluer la performance de la maintenance
Ainsi, les systèmes GMAO sont spécifiquement axés sur la gestion et la maintenance des actifs physiques d’une organisation. Leur principal objectif est de permettre de consulter et d’optimiser la disponibilité des équipements, tout en réduisant les coûts de maintenance. Depuis un logiciel unique, l’entreprise dispose ainsi d’une vue d’ensemble et peut déployer une stratégie approfondie en la matière.
L’ERP et son module maintenance, des fonctionnalités avancées pour l’entretien des machines
Le périmètre fonctionnel de l’ERP est naturellement plus large que celui de la GMAO. Le progiciel de gestion s’adresse en effet à tous les services de l’entreprise, et notamment à ceux des achats, de la production, du marketing, de la comptabilité ou encore des RH.
Le module de l’ERP de base permet en général de traiter des aspects de gestion essentiels tels que :
- Gestion financière (suivi des opérations comptables, analyses financières et bilans prévisionnels)
- Gestion de la production (contrôle de la qualité dès la conception, traçabilité…)
- Gestion des ventes (projections, indicateurs de performance, analyse de canaux d’acquisition…)
- Gestion de projet (coordination, gestion de plannings, affectations…)
- Gestion de la conformité (Suivi des réglementations industrielles et gouvernementales, Gestion des certifications et des audits de conformité)
- Gestion des approvisionnements (achats, niveau de stock optimal, suivi de la qualité fournisseur, collaboration avec les partenaires)
Sur ce dernier point, l’ERP rejoint la GMAO. Il permet d’adopter une vue très complète sur les besoins matériels, de mettre à plat ses process de maintenance et d’analyser sa performance.
Pour mieux accompagner la maintenance, le PGI peut se doter d’un module GMAO spécifique. Ce dernier exploitera alors les données issues des autres applications de l’ERP. Il remontera des informations de coût, de stocks ou de RH. Cette application remplit ainsi une fonction analogue à celle d’un outil de maintenance tout en ouvrant l’analyse de données aux autres services de l’entreprise. Tout comme la GMAO, il permettra de déployer des stratégies de maintenance curative, préventive ou encore prédictive.
Comparaison des fonctionnalités ERP et GMAO
En matière de gestion de la maintenance, l’ERP et la GMAO présentent donc un certain nombre de points communs, à commencer par :
- Vue d’ensemble de l’activité en temps réel (temps d’arrêt, taux de disponibilité des équipements, coûts…)
- Gestion des actifs et de l’historique
- Planification des RH et matérielles (planning et qualifications)
- Gestion des inventaires (suivi des pièces de rechange en temps réel, état des stocks)
- Gestion des contrats de maintenance (suivi et rappels)
- Mobilité (application pour les agents de terrain, géolocalisation et ordres de travail en temps réel)
Pourtant, leurs objectifs diffèrent fondamentalement et de ce fait, chacun s’adaptera à des attentes différentes.
Les logiciels ERP couvrent en effet l’ensemble des besoins de l’entreprise.
Par ailleurs, le progiciel est un véritable soutien pour la planification à long terme et la stratégie, du fait de sa vision holistique des processus. En consolidant les données de l’ensemble de l’organisation, il fournit de précieuses informations. Grâce à lui, l’entreprise anticipe les besoins futurs et optimise l’utilisation des ressources à long terme.
Spécifiquement axée sur la maintenance, la GMAO offre quant à elle une profondeur fonctionnelle bien plus grande. Cette solution de terrain facilite la gestion des opérations quotidiennes, avec un accent moins marqué sur la stratégie long-termiste.
Les différences ne s’arrêtent pas là :
- Gestion des données : intégré à toutes les solutions métier de l’entreprise, l’ERP centralise des informations très diverses, exploitées en premier lieu par les services internes. La GMAO, quant à elle, est le point central de stockage et de consultation des données de maintenance. Elle constitue ainsi une solution métier en soi.
- Tableaux de bord : avec ses analyses de données, l’ERP facilite la prise de recul et la mise en place de stratégies. Il permet non seulement de comprendre la performance des services, mais également d’identifier des tendances. La GMAO, quant à elle, entre dans le détail des opérations de maintenance. Très pointu en matière d’analyse des interventions, le logiciel est capable de fournir des rapports chiffrés réguliers et d’une grande précision.
- Optimisation des processus : la grande force de l’ERP en la matière est sa capacité à croiser l’information issue de divers services pour optimiser l’ensemble des workflows. La GMAO, quant à elle, n’adopte qu’une vision partielle : grâce à elle, on connaîtra avec précision le coût et l’organisation de ses process de maintenance, que l’on pourra optimiser finement.
Choisir entre ERP et GMAO : sur quels critères sélectionner son outil ?
Le choix dépend des besoins spécifiques de chaque organisation. Celle-ci devra tout d’abord évaluer ses priorités en matière de gestion, de maintenance et d’optimisation des ressources.
Voici les critères à regarder pour faire sa sélection sereinement
- Nature de l’activité : si votre secteur d’activité est autour de la fabrication et la maintenance d’équipements physiques, opter pour une GMAO afin de gérer efficacement les processus de maintenance. En revanche, si l’organisation est diversifiée et a besoin de gérer l’ensemble de ses ressources, un ERP sera plus adapté.
- Objectifs de l’entreprise : Si l’entreprise souhaite intégrer sa stratégie de maintenance à une vision plus large (et donc inclure gestion financière, gestion RH et chaîne d’approvisionnement), l’ERP sera l’option idéale. Si l’objectif principal est d’optimiser la maintenance des actifs, il sera préférable d’opter pour une GMAO.
- Budget et ressources disponibles : Le budget alloué à l’achat et à la mise en place du logiciel est un facteur déterminant. Le coût d’acquisition d’un ERP est certes plus important que celui d’une GMAO, tout comme le déploiement. Si l’entreprise dispose déjà d’un ERP, l’ajout d’un module GMAO sera en revanche le choix le plus économique.
L'importance de la personnalisation selon les besoins spécifiques de l'entreprise
Quelle que soit l’option retenue, la personnalisation est essentielle. Les organisations doivent s’assurer que le système répond à leurs besoins spécifiques. Les fonctionnalités, tout comme l’interface, doivent pouvoir s’adapter à des workflows ou secteurs spécifiques.
L’ERP s’intègre le plus souvent sans aucun problème au SI existant. Les logiciels, aujourd’hui largement démocratisés et riches fonctionnellement, sont faciles à prendre en main par les entreprises de tous profils.
Le niveau d’adaptation des workflows pourra quant à lui varier d’une solution à l’autre. Dès l’étude des logiciels du marché, il sera donc nécessaire de s’interroger sur le besoin d’une solution sectorielle et les possibilités de paramétrage. L’ajout de modules spécifiques, l’intégration avec d’autres systèmes ou même le développement de fonctionnalités sur mesure seront de potentiels critères. Ceux-ci garantiront que le système soutienne efficacement les objectifs de votre entreprise.
Les GMAO modernes tendent elles aussi vers une souplesse d’utilisation optimale. Le paramétrage des logiciels du marché s’adapte à des processus très spécifiques. On veillera à choisir une plateforme ergonomique et bien intégrable dans le SI en place pour exploiter au mieux la donnée.
Quel ERP ou GMAO pour quel profil d’entreprise ?
La décision dépendra essentiellement des besoins métier et du système d’information déjà constitué par l’entreprise.
Opter pour un outil intégré présente naturellement des avantages majeurs. L’ERP sera tout particulièrement recommandé aux entreprises ne disposant pas encore d’un progiciel de gestion. Celles qui souhaitent capitaliser sur leur existant pourront opter pour un module ERP pour la GMAO. Disponibles sur la plupart des PGI, ceux-ci fourniront des fonctionnalités étendues avec un coût d’acquisition minime.
Le logiciel de GMAO sera quant à lui à réserver aux entreprises exploitant un parc d’équipements étendu ou complexe et faisant face à des enjeux de coût importants. Le logiciel apporte en effet avec lui un niveau avancé d’automatisation et de prévision, tout en apportant un soutien de terrain jour après jour.
Quoi qu’il en soit, ne négligez pas des aspects majeurs lors de votre sélection, tels que :
- La base de donnée: assurez-vous que celle-ci soit sécurisée, conforme au RGPD, régulièrement sauvegardée et évolutive dans le temps
- Le périmètre fonctionnel : la solution choisie doit inclure toutes les fonctionnalités nécessaires et s’adapter aux besoins futurs
- La souplesse de paramétrage: l’interface doit être conviviale et personnalisable selon des processus métier spécifiques
- L’architecture du logiciel et son intégration au SI: la solution doit disposer d’API robustes et de connecteurs préconstruits pour faciliter l’intégration
- L’ergonomie : une utilisation simple garantira une bonne adoption
- L’accompagnement proposé par l’éditeur: support, formation et mises à jour régulières sont indispensables.
Choisir entre un ERP ou une GMAO dépend donc à la fois de l’organisation en place et des attentes sur le plan stratégique. Pour faire le bon choix, il est recommandé de mener une réflexion approfondie et d’impliquer les parties prenantes dans la sélection d’un logiciel. Module pour ERP ou GMAO complète : assurez-vous en tous les cas d’opter pour une solution qui maximisera l’utilité de la donnée et facilitera la vie de ses utilisateurs. À la clé, un système qui contribuera à la performance de toute l’entreprise.
