La gestion de projet, aussi appelée management de projet ou encore project management, est le processus consistant à organiser le déroulement d’un projet de bout en bout. Elle implique de définir des objectifs, d’allouer des ressources humaines et matérielles, d’établir un budget, de fixer des délais et de déterminer les contraintes éventuelles. Contribuant à la productivité des collaborateurs, à l’atteinte des objectifs et l’amélioration de la performance d’une entreprise, le management de projet y occupe une importance cruciale. Il s’avère donc judicieux de l’améliorer avec un logiciel type un ERP Gestion de projet. Découvrez ci-après tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.
Qu’est-ce qu’un module ERP Gestion de projet ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel permettant à une organisation de gérer ses principaux processus opérationnels grâce aux différents modules qui le composent. Le module ERP dédié projet est l’un d’entre eux. Vous pouvez le retrouver dans la majorité des ERP du marché et au cœur de nombreux ERP métier, comme l’ERP BTP ou l’ERP Service.
Les enjeux de la gestion de projet
Le management de projet comporte plusieurs enjeux. Le premier est d’ordre économique. En effet, le management de projets doit permettre leur rentabilisation. Dans le cas contraire, l’organisation perdra de l’argent. Elle risque également de perdre la confiance de ses partenaires et de ses clients.
Le pilotage d’un projet de A à Z représente un autre enjeu. Essentiel pour en assurer la réussite, il consiste notamment à :
Circonscrire le périmètre du projet ;
Assurer son suivi ;
Le faire avancer grâce à la réalisation des tâches et à la livraison des livrables ;
Procéder à des ajustements au niveau du planning projet et garder un œil sur l’écart entre les plannings prévisionnel et réel ;
Adapter le budget en fonction des aléas pour ne pas le dépasser ;
Encadrer une équipe projet et optimiser les ressources ;
Prendre les décisions appropriées en cas de concrétisation d’un risque.
En outre, il est primordial de faire un suivi précis dans le cadre de la gestion de projet. Il s’agit de vérifier qu’un projet se déroule conformément à ce qui a été prévu durant la planification des tâches. Le suivi permet de visualiser les objectifs qui ont été atteints et ceux qui restent encore à réaliser ainsi que de déterminer les actions correctives si celles-ci sont nécessaires. Il améliore la productivité d’une équipe chargée d’un projet et est déterminant pour la rentabilité de ce dernier.
Comment un ERP améliore-t-il la gestion de projet ?
Un ERP Gestion de projet inclut diverses fonctionnalités qui permettent de simplifier et d’améliorer le project management. Parmi les plus répandues dans les PGI disponibles sur le marché actuellement, on retrouve :
La gestion des ressources ;
La planification et la répartition des tâches ;
Le suivi de la charge de travail ;
La gestion des coûts ;
La facturation.
Le module d’un ERP dédié au management de projet offre une vue d’ensemble (stock, matériel, main-d’œuvre, etc.) et permet de connaître leur taux de consommation. Il donne également la possibilité de suivre sa rentabilité et de contrôler les marges en cours de route. Les managers peuvent de cette manière s’assurer de l’atteinte des KPI (indicateurs clés de performance) et déterminer au besoin des mesures pour améliorer la performance du projet. En outre, un ERP de project management va plus loin que les outils de planification tâches en simplifiant le management des données de projet.
A qui sont destinés les ERP gestion de projet ?
Les entreprises de services sont particulièrement concernées par le déploiement d’un ERP incluant un module ERP orienté projet. Les bureaux d’études, les entreprises d’ingénierie, les cabinets de conseil, les agences de communication et de publicité, les sociétés de nettoyage ainsi que les entreprises de gardiennage et de sécurité en font partie. Plus globalement, ce type de logiciel peut être mis en place au sein de toute organisation qui lance des projets en interne comme en externe, car il l’accompagnera dans leur concrétisation.
S’agissant des postes qui ont tout intérêt à s’appuyer sur un outil ERP orienté projet, on retrouve notamment les DSI (directeurs des systèmes d’information). Grâce à un tel outil, ceux-ci disposent d’une vue globale sur leur portefeuille de projets, la disponibilité des ressources et leurs coûts ainsi que le planning multi-projets. D’autre part, le module ERP de project management s’avère d’une grande utilité pour les postes de direction, les managers, les chefs de projets ainsi que les équipes projet.
Pourquoi choisir un module ERP gestion de projet ?
Il existe de nombreuses raisons de s’équiper de solutions de gestion de projet. Grâce à ce système, vous pourrez entre autres améliorer la collaboration de vos équipes projet, suivre précisément vos projets, gagner du temps et garantir la satisfaction de vos clients.
1. Pour faciliter la collaboration
Centralisant les données projet, ce type d’ERP devient un référentiel unique pour votre organisation. Il leur suffit de s’y connecter pour trouver les données dont ils ont besoin pour travailler, y compris celles qui sont détenues par d’autres services et auxquelles ils n’auraient pas pu accéder sans un PGI.
Autrement dit, ce logiciel connecte vos différents services et facilite les échanges entre eux. En guise d’illustration, le service achat n’aura aucun mal à transmettre des données et des documents aux équipes de production et inversement. Par ailleurs, un ERP Gestion de projet permet aux employés de discuter et de coordonner leurs tâches en temps réel grâce à des outils de communication intégrés. Chacun a ainsi connaissance des tâches en cours, des difficultés rencontrées et de l’avancement d’un projet.
En somme, non seulement un ERP orienté projet simplifie le travail des membres des équipes projet, mais il favorise aussi leur collaboration et leur cohésion. Or, ces dernières participent grandement à la réussite d’un projet.
2. Pour permettre un suivi précis de projet
En vous dotant d’un logiciel ERP incluant un module de gestion de projet, vous bénéficierez d’une visibilité optimale sur l’avancement d’un projet. En effet, ce logiciel permet de suivre les jalons, c’est-à-dire les évènements essentiels dans le calendrier d’un projet qui balisent son évolution. Concrètement, ce type de logiciel vous fournira des données en temps réel sur la progression des tâches. Vous pouvez ainsi déterminer le travail qui a été exécuté et celui qui a pris du retard.
D’autre part, cette solution de gestion de projet vous donne la possible de gérer au mieux le budget d’exploitation en vous permettant de surveiller les objectifs en matière de chiffre d’affaires, de marges, etc., et de les comparer avec ceux que vous avez fixés au préalable. Grâce à l’ERP, le travail de vos chefs de projets sera nettement simplifié. Ceux-ci pourront facilement déceler les priorités et les points de vigilance. Ils seront aussi capables d’éviter les points de blocage, ce qui leur permettra d’optimiser l’organisation des projets qui leur ont été confiés.
3. Pour bénéficier d’un gain de temps et de productivité
Le gain de temps fait partie des plus grands avantages offerts par un ERP Gestion de projet. Il est tout d’abord lié à la suppression d’un certain nombre de tâches répétitives et chronophages. Ces dernières sont en effet automatisées par le logiciel. Parmi les tâches dont vous pouvez être libéré figurent par exemple :
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L’attribution des tâches ;
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Le suivi du temps ;
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La mise à jour de l’état d’avancement des tâches ;
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La mise à jour des dates d’échéance.
Par ailleurs, le gain de temps procuré par un ERP de management de projet est dû à l’optimisation de l’organisation. Cela permet en effet d’éviter les retards de réalisation. Grâce à de scrupuleuses organisation et anticipation, vous ferez non seulement des économies de temps lors de la mise en œuvre d’un projet, mais vous diminuerez aussi son coût.
Il est aussi important de souligner qu’un ERP Gestion de projet vous aidera à fixer des objectifs clairs et réalistes, c’est-à-dire concordant avec l’activité de votre entreprise et atteignables.
4. Pour améliorer votre satisfaction client
La concurrence ne cesse de s’amplifier dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Pour se développer et être pérennes, les entreprises doivent acquérir des clients, mais aussi les fidéliser. Assurer leur satisfaction contribue à les dissuader de se tourner vers d’autres structures.
Un ERP Gestion de projet constitue un puissant levier de satisfaction client. Grâce à ce logiciel, vous dégagez du temps que vous pouvez utiliser pour mieux étudier les besoins de vos clients et pour déterminer la meilleure solution pour y répondre. Vous avez aussi la possibilité de renforcer vos efforts au niveau de l’amélioration de votre service client afin de proposer une prise en charge rapide et personnalisée.
Qui plus est, en évitant les retards dans la réalisation de vos projets, vous renverrez une image fiable auprès de vos clients. Leur confiance envers votre entreprise s’agrandira par conséquent et ils seront plus enclins à la recommander à leur entourage. Autrement dit, un ERP vous aidera à garantir la satisfaction de vos clients, mais également à en gagner de nouveaux.
Quel ERP gestion de projet choisir ?
Rien de mieux que de miser sur un ERP Gestion de projet réputé et qui a fait ses preuves. En optant pour ce type de logiciel, vous optimiserez inévitablement la gestion de vos projets et les rentabiliserez.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Comptant des millions d’utilisateurs à travers le monde, Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP destiné aux PME qui intègre un module de gestion de projet. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent améliorer leur organisation, respecter leurs deadlines, faire face efficacement et aux imprévus et gérer au mieux leurs ressources. Elle met à leur disposition des fonctionnalités de gestion de projet comme :
L’organisation des tâches. Microsoft Business Central permet de créer des tâches, de les planifier et de les attribuer. Cet ERP donne aussi aux utilisateurs la possibilité d’allouer des ressources aux tâches ainsi que de les intégrer aux feuilles de temps ;
La création de feuilles de temps. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de planifier des tâches sur une période déterminée. Les feuilles de temps générées aident à suivre l’avancement d’un projet. De plus, elles sont utiles pour la comptabilité ;
Le suivi budgétaire. Microsoft Dynamics 365 Business Central permet d’allouer un budget à chaque tâche et de suivre son utilisation. Les entreprises peuvent de ce fait faire une comparaison entre leur estimation et le coût réel ;
La planification. Cette fonctionnalité permet de faire le choix des ressources nécessaires à la réalisation d’un projet et d’enregistrer leur utilisation dans le journal de tâches. Il est ainsi possible de suivre les coûts, les prix ainsi que le type de travail associé à chaque tâche ;
Le suivi de progression. Les entreprises qui utilisent Microsoft Dynamics 365 Business Central peuvent publier l’utilisation des ressources pour chaque tâche, même si elle n’est pas encore achevée ou si le client n’a pas encore été facturé. Cette fonctionnalité permet d’éviter les confusions dans les budgets et simplifie l’établissement des états financiers ;
La facturation. Avec Microsoft Dynamics 365 Business Central, il est possible de facturer par période ou d’envoyer une facture globale une fois le projet parvenu à son terme.
En somme, Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP qui offre une grande flexibilité pour la gestion de projet.
NetSuite ERP
NetSuite est l’un des PGI les plus populaires dans le monde. Cette solution comporte plusieurs modules, dont un axé sur la gestion de projet. Elle s’adresse particulièrement aux entreprises de services ainsi qu’aux structures qui doivent gérer un grand nombre de projets. Elle propose des fonctionnalités telles que :
La gestion des ressources. Il optimise l’administration du personnel en permettant de faire travailler sur un projet les bonnes personnes au bon moment ;
La comptabilité projet. NetSuite relie les activités d’une entreprise à ses informations financières, ce qui permet d’assurer la précision de la comptabilité et de la facturation pour un projet ;
Les feuilles de temps. Grâce à cette fonctionnalité, le chef de projet peut éditer les feuilles de temps facilement et rapidement ;
La facturation. Les factures uniques et les factures complexes récurrentes sont établies automatiquement par NetSuite à partir des heures passées et des projets ;
Les dépenses. Il fournit rapidement des rapports de dépenses précis. Cette fonctionnalité accroît la productivité et améliore le suivi ainsi que la conformité.
NetSuite offre aux chefs de projets ainsi qu’aux diverses parties prenantes une vue optimale sur chaque phase d’un projet. Ce logiciel facilite aussi l’identification des points de blocage. Mieux, il permet d’anticiper les difficultés avant qu’elles n’occasionnent des perturbations dans la réalisation d’un projet.
Étant donné que NetSuite est hébergé dans le cloud, cet outil peut être utilisé partout et à tout instant sur n’importe quel support, du moment qu’un accès à Internet est disponible. Évolutif, il est aussi capable d’accompagner la croissance de l’entreprise qui l’adopte. En outre, doté d’une interface ergonomique et intuitive, il est très simple à prendre en main.
Coupler ERP et CRM, la solution gagnante
pour votre gestion de projet
Si l’ERP à lui seul permet déjà d’améliorer considérablement la gestion de projet, les avantages dont vous bénéficierez seront démultipliés si vous le couplez à un CRM (Customer Relationship Management) ou logiciel de la relation client. Lorsqu’ils sont connectés, ces deux outils améliorent la coordination entre les membres d’une équipe projet. En effet, ils s’échangent automatiquement toutes les données relatives à un projet (commandes, factures, délais de livraison, etc.). Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de suivre l’avancement de ce dernier en temps réel.
Coupler les logiciels ERP et CRM permet par ailleurs de gérer plus efficacement les projet. Les données concernant les compétences, les disponibilités et les charges de travail des collaborateurs étant fournies en temps réel, tout peut être planifié avec plus de précision et les tâches réparties de manière optimale.
Enfin, en connectant ERP et CRM, la communication entre les différentes équipes chargées de projets devient plus fluide. Celles-ci peuvent de ce fait prendre rapidement des décisions.
