La gestion de stock est déterminante pour la rentabilité de toute entreprise dont l’activité s’articule autour de la vente de produits physiques. Son importance ne se limite cependant pas à cet aspect. La gestion de stock peut aussi impacter la crédibilité d’une société auprès de ses clients. Il est de ce fait primordial de l’optimiser. Le meilleur moyen de piloter efficacement votre gestion est de vous appuyer sur un ERP comportant un outil dédié. Découvrez les capabilités et les bénéfices d’un module ERP gestion de stock.
La gestion de stock : définition et importance
Avant d’évoquer les avantages de cet outil ERP gestion de stock, il est indispensable de comprendre ce qu’il y a derrière cette gestion et son importance. Il faut tout d’abord savoir qu’il s’agit d’une fonction clé pour les entreprises dont l’activité repose sur la vente de produits. Pour répondre aux demandes de leur clientèle, celles-ci doivent entreposer une partie de ces articles dans des locaux dédiés.
Cette pratique crée de véritables défis pour les organisations. D’un côté, ces dernières sont susceptibles de faire face à une pénurie de produits, devenant ainsi incapables d’honorer les commandes de leurs clients et risquant de provoquer leur mécontentement. De l’autre, elles peuvent se retrouver avec une trop grande quantité de ces derniers. Cela entraîne un problème d’espace dans les entrepôts ainsi qu’une hausse des coûts et des déchets associés au stockage. Pour ces différentes raisons, il est essentiel d’optimiser sa gestion de stock. L’objectif consiste à maintenir un niveau de stock équilibré.
Qu’est-ce que la gestion de stock ?
Aussi appelée stock management, la gestion de stock fait référence à l’ensemble des procédés qu’une entreprise met en œuvre pour trouver un bon équilibre entre approvisionnement et rotation des stocks. Elle englobe entre autres le contrôle des commandes et leur supervision, l’organisation d’entrepôt et les stratégies d’écoulement des stocks.
Cette gestion repose sur plusieurs étapes clés :
- L’évaluation de la demande, soit la définition des quantités de marchandises à commander ;
- La détermination des niveaux de stock de sécurité pour garantir la disponibilité des produits à tout moment ;
- La commande et la réception des produits. Cette étape consiste à commander la marchandise nécessaire auprès des fournisseurs et à s’assurer qu’ils seront livrés à temps et dans les quantités requises ;
- Le stockage. Il est crucial d’entreposer la marchandise reçue de manière à en faciliter l’accès tout en minimisant ses frais ;
- Le suivi des stocks. Cette étape vise développer une vue à 360° sur les stocks de la société et leurs mouvements dans le temps. C’est un outil-clé pour faciliter leur gestion et garantir un niveau de stock optimal.
Les types et méthodes de gestion de stocks
Notez également que les stocks peuvent être divisés en 3 types :
- Les matières premières. Ce sont des produits à l’état brut destinés à être transformés ;
- Les produits semi-finis. En cours de fabrication, ces derniers requièrent encore des transformations avant d’être vendus ;
- Les produits finis. Il sont prêts à être vendus.
De plus, il existe différentes méthodes pour gérer des stocks.
- La méthode CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) est l’une des deux techniques comptables de valorisation de stock admises par la fiscalité en France.
- La méthode PEPS (Premier Entré, Premier Sorti) : aussi appelée méthode FIFO (First In, First Out), elle est aussi admise en France.
- La méthode du coût standard et la méthode DEPS (Dernier Entré, Premier Sorti), aussi appelée LIFO (Last In, First Out), figurent aussi dans la liste.
La méthode de gestion se choisit en fonction de la nature de l’activité d’une entreprise. Par exemple, si cette dernière vend de la marchandise soumise à une date limite de consommation, la méthode PEPS est préférable. S’il s’agit de denrées non périssables, en revanche, la méthode DEPS est plus appropriée.
Quels sont les enjeux du stock management ?
Il répond à différents enjeux de taille.
1 – Tout d’abord, elle permet d’éviter les ruptures de stock et le surstockage ainsi que les conséquences néfastes de ces phénomènes. Dans le premier cas, vous vous mettrez à l’abri d’un arrêt de vos ventes et du manque à gagner qui y est associé. Dans le second cas, vous ne serez pas contraint de vendre au rabais, voire à perte, pour écouler l’excès de stock.
2 – Par ailleurs, le stockage induit différentes dépenses (locaux, machines, personnel, entretien, etc.). En cas de surplus de stock, ces coûts augmentent. D’autre part, au moment de la réalisation de l’inventaire de clôture d’exercice, il se peut que certains produits qui n’ont pas été écoulés ne puissent pas être valorisés, car ils sont détériorés ou obsolètes. Permettant de maintenir un niveau de stock optimal, il évite ces problèmes et aide à maîtriser les frais de gestion des stocks.
3 – En outre, s’il est efficace, il permet de maintenir un bon niveau de satisfaction client. En effet, vous pourrez répondre en tout temps à la demande des clients si vous disposez de marchandise dont ils ont besoin en quantité suffisante. Dans le cas contraire, vous ne serez pas en mesure d’honorer leurs commandes. Vous risquez alors de perdre des clients, car ceux-ci se tourneront sûrement vers vos concurrents.
Qu’est-ce qu’un module ERP gestion de stock ?
Pour comprendre ce qu’est un module ERP gestion de stock, il est nécessaire de revenir sur deux définitions. De l’anglais Enterprise Resource Planning, traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré (PGI), l’ERP est un système qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une société.
Il est composé d’un réseau de modules communiquant entre eux et affiliés à une base de données unique. Cette dernière améliore la visibilité sur l’activité de l’organisation et favorise la collaboration interne en décloisonnant les différents services.
Le module ERP gestion de stock : définition
On entend par module ERP un composant logiciel qui regroupe des fonctionnalités dédiées à la gestion d’un service ou d’une activité spécifique. Les modules ERP les plus courants dans les PGI se rapportent à :
- La gestion de la relation client ;
- La gestion des ressources humaines ;
- La gestion financière et comptable ;
- La gestion commerciale ;
- La gestion des achats ;
- La gestion de projets ;
- La gestion de production ;
- La gestion des stocks.
Grâce à sa conception modulaire, l’ERP peut parfaitement répondre aux besoins d’une entreprise. Cette dernière n’aura qu’à choisir les modules nécessaires à son fonctionnement.
La brique PGI gestion de stock est spécifiquement dédiée à la gestion des stocks. Ce composant logiciel assure une gestion pertinente de vos stocks. Dans le détail, vous pourrez optimiser l’état de ces derniers tout en maintenant constamment le niveau de stock nécessaire à la continuité de votre activité.
Par ailleurs, cette brique vous permettra d’intégrer votre stock management au reste de vos opérations. Tout d’abord, cela facilitera le suivi de vos stocks. En effet, votre gestionnaire de stock pourra à tout moment accéder à une base de données d’inventaire centralisée et mise à jour en temps réel. D’autre part, vous pourrez piloter plus efficacement l’activité de votre société, car vous gérerez l’ensemble de vos opérations depuis un seul système.
Il joue le rôle d’un Warehouse Management System (WMS) ou de Warehouse Control System (WCS) au sein d’un PGI. Envie d’en savoir plus sur ce qui différencie le tandem ERP WMS ?
Quelles sont ses fonctionnalités ?
Les capabilités d’une brique de gestion de stock peuvent varier d’un PGI à un autre. Ceci étant, ce composant embarque généralement les suivantes :
- Traçabilité ERP des produits (traçabilité amont et traçabilité aval)
- Gestion du suivi des articles et des mouvements de stocks
- Des inventaires et de la base articles
- Des entrepôts et des emplacements
- Des unités
- Des étiquettes de stock
- Des préparations et des expéditions
- Calcul du besoin net, du réapprovisionnement ou du lancement d’ordres de fabrication
- Gestion des seuils d’alerte par article
- Digitalisation et optimisation des flux d’articles
- Valorisation de stock selon la méthode de gestion choisie
- Reporting des stocks : Il peut générer des rapports et des tableaux de bord basés sur les informations stockées dans le progiciel.
Ces capabilités sont d’une aide considérable au gestionnaire de stocks. Ce gestionnaire peut évaluer l’efficacité de la gestion mise en place et déterminer les axes d’amélioration. Cet outil joue un rôle central dans l’ERP Agroalimentaire et l’ERP Ecommerce.
Pourquoi avez-vous intérêt à utiliser un module ERP gestion de stock ?
Il existe de beaucoup de bonnes raisons de l’utiliser la brique. Découvrez-les ci-après.
1. Pour centraliser toutes les informations liées à vos stocks
Un logiciel ERP rassemble toutes les informations servant à vos différentes catégories de collaborateurs (commercial, RH, responsable logistique, etc.). Cette centralisation de données est l’un plus grands atouts de ce type de logiciel. Elle met en effet un terme au cloisonnement de l’information qui a longtemps gêné les entreprises dans la gestion de leurs stocks.
Ainsi grâce à la brique ERP gestion de stock, vous bénéficierez d’une visibilité optimale sur vos stocks à tout moment. Vous ne serez de ce fait plus obligé d’attendre la fin d’un exercice financier pour connaître le contenu exact de chaque entrepôt. De plus, vous n’aurez plus de mal à suivre les mouvements de vos stocks et à contrôler vos entrepôts. En effet, votre PGI renseignera en temps réel les quantités de vos différents produits et leur emplacement.
Enregistrant par ailleurs chaque vente, il vous permettra de déterminer les produits les plus plébiscités et pour lesquels votre service des achats doit prioriser les réapprovisionnements pour éviter toute rupture de stock. Dans le même temps, ce composant logiciel vous aidera à identifier vos produits les plus rentables et ceux qui ne dégagent pas suffisamment de bénéfices.
2. Pour rationaliser et automatiser votre stock management
La gestion manuelle des stocks est un travail fastidieux qui implique un important risque d’erreurs. Cette solution logicielle permet de rationaliser cette fonction grâce à l’automatisation. Finies les saisies manuelles et les mises à jour d’inventaire chronophages. L’automatisation de votre stock management réduit drastiquement les erreurs humaines et élimine les problèmes occasionnés par ces dernières.
De ce fait, il simplifiera et allègera considérablement le travail de vos employés. Ces derniers ne perdront plus un temps précieux à rechercher la quantité ou l’emplacement d’un produit en stock. Ils n’auront qu’à accéder à votre PGI pour trouver ces informations. Déchargé des tâches à faible valeur ajoutée, votre département logistique pourra se concentrer davantage sur des processus clés comme l’expédition des marchandises. Votre gestion logistique sera donc fluidifiée.
3. Pour réduire la perte de temps, d’argent et de ressources
Comme indiqué précédemment, il réduit la perte de temps liée au travail manuel. Il limite également la perte de chiffre d’affaires provoquée par une rupture de stock ainsi que la perte d’argent et de ressources occasionnée par un excès de stock. Qui plus est, cette brique diminue considérablement les opérations à faible valeur ajoutée que cette gestion implique en nombre.
En somme, un outil PGI gestion de stock vous aidera à mettre en place une démarche d’amélioration visant à réduire le gaspillage et la perte de ressources. Cela améliorera forcément la rentabilité financière de votre entreprise.
4. Pour améliorer les prises de décisions liées aux stocks
Les rapports et les analyses qu’il fournit procurent des données fiables qui permettent de prendre des décisions éclairées par rapport aux stocks. En guise d’illustration, ils peuvent indiquer la quantité qui a été écoulée pour chaque produit et celle qui reste en stock. Grâce à ces informations, votre gestionnaire de stock pourra déterminer s’il est nécessaire de passer plus de commandes pour un produit particulier ou cesser d’en vendre un autre.
Les données révèlent un excès de stock ? Dans ce cas, vous saurez que vous devrez prendre des décisions commerciales pour écouler la marchandise en surnombre.
Choisir votre ERP doté d’un outil de gestion de stock
Quels critères prendre en compte ?
Pour choisir un ERP doté d’un outil de gestion de stocks adapté à vos besoins, il est essentiel de prendre en compte certains facteurs clés. Voici quelques conseils simples pour vous guider dans votre sélection :
- Évaluez vos besoins spécifiques : Analysez attentivement les exigences de votre société en matière de gestion des stocks. Identifiez les fonctionnalités nécessaires à votre service logistique, comme le suivi des niveaux, la gestion des commandes, les mouvements d’entrepôt et les réapprovisionnements.
- Optez pour une solution intégrée : Choisissez un ERP qui intègre de manière fluide l’outil de stock management à l’ensemble du système. Cela vous permettra de centraliser toutes vos données et de faciliter la communication entre vos différents départements.
- Misez sur une prise en main facile : Optez pour un logiciel ERP avec une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser. Cela facilitera la formation de votre équipe et augmentera l’efficacité de l’utilisation quotidienne.
- Sélectionnez une solution adaptée à la taille de votre organisation : Certains progiciels sont conçus spécifiquement pour les PME, tandis que d’autres sont destinés aux grandes entreprises. Choisissez une solution qui correspond à la taille de votre entreprise et à vos besoins actuels et futurs.
- Comparez les différentes options d’hébergement : Vous pouvez choisir un PGI en mode SaaS (Software as a Service) ou hébergé sur site (en mode local). Le SaaS offre une gestion plus facile des mises à jour logicielles et vous évite des frais d’installation et de maintenance élevés.
- Évaluez le support et la formation qu’il offre : Assurez-vous que le fournisseur d’ERP offre un bon support client et propose des formations pour vous aider à en tirer pleinement parti.
- Et enfin comparez leurs prix : Comparez les coûts des différentes offres sur le marché. N’oubliez pas de prendre en compte les frais de licence, d’installation et de maintenance.
Quelles solutions privilégier ?
Besoin de conseils de PGI dotés d’un outil de stock management ? Voici les solutions recommandées par nos experts :
- Exact ERP est une solution de gestion complète qui aide les entreprises à gérer leurs opérations, de la comptabilité aux ventes en passant par les achats. Il offre une large gamme de fonctionnalités et peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque société.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP cloud tout-en-un qui intègre des outils pour la comptabilité, la gestion commerciale, des achats, des stocks et bien d’autres processus. Il offre une interface conviviale et des possibilités de personnalisation pour répondre aux besoins des organisations de toutes tailles.
- Divalto Infinity est un logiciel ERP flexible conçu pour les PME et les ETI, offrant des capabilités pour la gestion commerciale, la production, la comptabilité, les ressources humaines, etc. Il permet une personnalisation étendue et une intégration avec d’autres applications.
- Dolisim est un ERP adapté aux entreprises du secteur de la distribution, proposant des modules pour la gestion des achats, des ventes, des stocks et des opérations logistiques. Il permet de gérer efficacement les flux de marchandises et de suivre les activités commerciales.
- Sage X3 est une solution ERP pour les organisations de taille moyenne à grande, avec des fonctionnalités de gestion financière, de fabrication, de gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement. Il offre une visibilité complète sur les opérations d’une société et facilite la prise de décision dans l’ensemble de la hiérarchie.
Envie de voir un de nos PGI en action ? Nos experts en ERP PGI et nos compétences d’intégrateur ERP sont à votre disposition.
