Permettant de se procurer les matières premières et les composants nécessaires à la production, la fonction achats est un poste stratégique au sein d’une entreprise. Les objectifs sont de réduire les coûts et d’augmenter la marge de la structure, d’accroître la qualité des produits acquis auprès des fournisseurs et de prévenir tout incident comme les problèmes d’approvisionnement. Rien de mieux que de s’appuyer sur le module d’un ERP dédié aux achats pour optimiser leur gestion.
Quelles sont les fonctionnalités du module ERP Achats ? Comment améliore-t-il votre gestion des achats ? Détails ci-après !
Le module ERP Achats : définition et fonctionnalités
La fonction achats joue un rôle essentiel dans votre entreprise. Elle contribue en effet notablement à sa rentabilité et à sa croissance en :
- Fournissant les matières premières et les composants dont vous avez besoin pour lancer une production ;
- Permettant de réduire les coûts des achats ;
- Assurant la qualité des marchandises achetées auprès des fournisseurs ;
- Améliorant la gestion des stocks ;
- Apportant un gain de productivité ;
- Prévenant les risques de rupture dans la chaîne d’approvisionnement ;
- Créant de la valeur.
Le département achats regroupe un certain nombre de tâches, de la recherche des fournisseurs à la facturation. Il faut savoir que toute faille au niveau des différentes étapes de l’approvisionnement induit un risque pour votre entreprise. En guise d’illustration, en cas de retard de livraison, toute la chaîne de production sera décalée. Autre exemple, un composant défectueux affectera la qualité du produit fini, ce qui nuira sans aucun doute à l’image de votre entreprise.
En somme, une mauvaise gestion des achats et des approvisionnements est susceptible d’entraîner une baisse de rentabilité et de chiffre d’affaires, mais aussi une diminution de notoriété ainsi que la défiance des clients. Le module ERP Achats vous aidera à éviter ces différents problèmes.
Qu’est-ce qu’un module ERP Achats ?
Pour rappel, un logiciel ERP ou Enterprise Resource Planning, aussi connu sous le nom de PGI ou Progiciel de Gestion Intégré, est un système qui permet de gérer les différents processus opérationnels d’une entreprise. Pour ce faire, il sollicite un réseau de modules ERP. Chacun d’eux comporte un ensemble de fonctionnalités qui prennent en charge une activité ou un service spécifique. Par exemple :
- Le service comptable et financier dispose d’un module ERP comptabilité pour faciliter sa gestion comptable
- Et l’équipe de production s’appuie sur le module ERP Production pour optimiser sa gestion de production.
Si les modules ERP sont très similaires d’une solution ERP à une autre, leurs capabilités peuvent légèrement varier. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de vérifier qu’un logiciel répond exactement à vos besoins avant de vous le procurer. Nous vous conseillons s’explorer les ERP métier, pensés pour un domaine d’activité précis. Il existe par exemple des ERP BTP et des ERP Négoce.
Les entreprises dont l’activité consiste à transformer des matières premières et des composants en produits finis destinés à la vente doivent absolument opter pour une solution qui embarque un outil dédié aux achats. Ce dernier vous aidera à gérer l’intégralité du cycle des achats. Par ailleurs, il vous permettra d’automatiser différents processus liés aux approvisionnements. Grâce à lui, tout manager, responsable des achats ou responsable qualité pourra gérer au mieux l’ensemble de ses problématiques de gestion des achats.
Quelles sont les fonctionnalités du module PGI Achats ?
Les fonctionnalités qui se rapportent aux achats seront plus ou moins nombreuses selon le Progiciel de Gestion Intégré. Ceci étant, certaines sont incontournables dans tout bon module PGI Achats.
1 – La gestion des commandes : Tel est notamment le cas de la gestion des commandes. L’ERP peut automatiser le processus de commande en se basant sur une demande d’achat ou sur un appel d’offres. Il prend en considération le seuil minimum ou maximum de commande d’un fournisseur. Il tient aussi compte des différentes devises ainsi que de la gestion des délais de livraison par ligne de commande.
2 – La gestion des fournisseurs : La gestion fournisseurs est une autre de ses capabilités essentielles. Ce dernier rassemble toutes les informations clés des fournisseurs comme leur nom, leur adresse, leur téléphone, etc. Il regroupe aussi les informations relatives aux tâches de l’acheteur telles que la gestion des tarifs produits par fournisseurs ou encore la gestion des messages par fournisseurs. En outre, il permet d’associer des fiches produits ou des images à une fiche fournisseur.
3 – La gestion des appels d’offres : Un outil dédié aux achats digne de ce nom doit aussi comporter une fonctionnalité liée à la gestion des appels d’offres. Celle-ci vous permettra de gérer facilement vos annonces, de créer des listes d’articles et de fournisseurs ainsi que d’analyser les réponses de ces derniers pour que vous puissiez prendre les meilleures décisions.
4 – La gestion des factures d’achat : La gestion des factures d’achat figure également parmi les principales capabilités orientées achats dans un Progiciel de Gestion Intégré. Elle permet notamment de comparer les informations de réception et de commande pour s’assurer de l’exactitude d’une facture fournisseur. Elle donne aussi la possibilité d’intégrer directement au sein de la comptabilité le journal des achats.
5 – La gestion des bons de commande : En outre, il doit inclure une fonctionnalité relative à la gestion des bons de commande. Celle-ci permet entre autres de saisir les bons de réception en choisissant leur type. S’il s’agit d’un bon de retour, elle en précise le motif. D’autre part, elle permet d’effectuer un contrôle qualité en réception et donne la possibilité de déclarer directement une non-conformité produit lors de la saisie du bon de livraison.
En quoi un module PGI Achats bénéficie-t-il à une entreprise ?
Vous tirerez de nombreux bénéfices d’un module ERP Achats.
- Tout d’abord, la gestion de vos relations fournisseur sera largement facilitée. Collectant et organisant l’ensemble des informations relatives à vos fournisseurs, le logiciel créera une solide base de données fournisseurs. Vous aurez ainsi l’assurance de disposer en tout temps d’informations exactes, ce qui simplifie la soumission de demandes et de commandes. De plus, le module PGI Achats vous aidera à instaurer des relations plus ouvertes et durables avec vos fournisseurs en rendant les transactions plus transparentes et en favorisant la compréhension des besoins des différentes parties.
- Par ailleurs, cet outil dédié aux achats dans un progiciel améliorera l’organisation et la réception de vos commandes fournisseurs. Concrètement, il permet de saisir et de traiter les commandes, de suivre leurs livraisons et de vérifier leur qualité. Vous pourrez superviser vos commandes fournisseurs en les décomposant afin qu’elles incluent des lignes se référant à des articles spécifiques et précisent les dates de livraison. Il regroupe également les bons de commande, vous permettant ainsi de gagner en marge de manœuvre lors de négociations financières et de faire des économies.
- Le module PGI Achats vous permettra aussi d’alléger votre gestion d’inventaire en l’automatisant en partie. Vous ne perdrez plus du temps à mettre à jour manuellement vos stocks, car le logiciel s’en chargera. Cela élimine le risque d’erreur humaine et prévient les problèmes qui peuvent en découler. Qui plus est, l’outil ERP vous offrira une vue complète de votre inventaire dans des tableaux de bord, ce qui vous permettra de suivre au mieux vos stocks et de déterminer le moment auquel il convient de passer une commande.
- La simplification de votre facturation et de votre gestion comptable grâce à l’automatisation de la gestion de vos factures fournisseur est un autre de ses avantages. Vos pièces d’achat étant directement enregistrées dans votre logiciel, ce dernier vous permettra de contrôler au mieux le livré/facturé et générera automatiquement les écritures comptables.
- D’autre part, vous augmenterez votre satisfaction client. En effet, il vous permettra d’optimiser votre chaîne de production et d’éviter les retards de livraison. De surcroît, il garantit la qualité des produits finis étant donné que chaque composant est vérifié à sa réception et retourné au fournisseur s’il présente un défaut.
- Enfin, vous gagnerez en temps et en efficacité de manière générale dans votre gestion des achats grâce à un module PGI conçu à cet effet. Cet avantage est en grande partie lié à l’automatisation de nombreuses tâches. Il en résulte une amélioration de votre productivité, une meilleure utilisation de vos ressources et des économies non négligeables.
Votre module de gestion des achats peut être couplé un ERP logisitique ou avec des fonctionnalités de supply chain pour gagner encore en productivité.
En savoir plus
… sur les modules ERP
Un module ERP est une brique fonctionnelle d’un logiciel ERP plus large. On peut le comparer à une pièce d’un puzzle qui s’emboîte parfaitement avec d’autres pour former une image complète. Chacun d’eux a une tâche spécifique, mais ensemble, ils travaillent de manière intégrée pour gérer efficacement l’ensemble des opérations d’une entreprise.
Ils couvrent généralement différentes fonctions clés de l’entreprise, telles que la gestion des ventes, des achats, des stocks, des ressources humaines, de la comptabilité, de la production, du CRM (Customer Relationship Management) et bien plus encore. Ils sont conçus pour gérer spécifiquement ces domaines d’activité, ce qui permet une meilleure coordination entre les différents services.
L’un de leurs avantages majeurs est leur flexibilité. Les entreprises peuvent choisir les modules qui répondent le mieux à leurs besoins spécifiques. Par exemple, une entreprise de fabrication peut opter pour les modules de gestion de production et de stocks, tandis qu’une entreprise de services peut se concentrer sur ceux dédiés à la gestion des projets et aux ressources humaines.
En utilisant un ERP, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, centraliser leurs données et améliorer leur efficacité. Les informations sont partagées en temps réel entre les différents modules, ce qui évite les doublons et les erreurs.
De plus, ils facilitent également la mise à l’échelle des activités. Les entreprises peuvent commencer avec quelques modules et ajouter progressivement d’autres modules au fur et à mesure de leur croissance et de leurs besoins.
En résumé, un module ERP est une brique du réseau composant un logiciel ERP et elle est dédiée aux besoins d’une équipe métier de l’entreprise. En les associant, les modules forment un système complet et intégré pour gérer efficacement l’ensemble des opérations d’une entreprise, améliorant ainsi la coordination, la productivité et la prise de décision.
… sur ce qui les distingue des ERP métier
L’ERP métier et le module ERP sont deux concepts différents, bien qu’ils soient liés aux logiciels ERP.
Un ERP métier est un type spécifique de logiciel ERP qui est conçu pour répondre aux besoins d’un secteur d’activité particulier. Par exemple, il existe des ERP métiers pour les entreprises de construction, les cabinets comptables, les hôpitaux, l’agroalimentaire, etc. Ces ERP métiers sont adaptés aux processus spécifiques de chaque domaine, ce qui les rend très efficaces pour gérer les opérations de l’entreprise de manière spécialisée.
D’un autre côté, un module ERP est une brique métier du réseau d’un logiciel ERP plus large. Un logiciel ERP est composé de plusieurs modules, chacun dédié à une mission particulière, comme la gestion des ventes, des achats, des stocks, des ressources humaines, etc. Ils travaillent ensemble de manière intégrée pour couvrir l’ensemble des opérations de l’entreprise.
La distinction entre les deux réside dans le niveau de spécialisation. Un ERP métier est un logiciel complet conçu pour répondre aux besoins spécifiques d’un secteur d’activité donné, tandis qu’un module ERP est une partie d’un logiciel ERP plus large qui répond aux besoins d’une équipe métier.
Par exemple, imaginons que vous dirigez une entreprise de construction. Vous pourriez opter pour un ERP métier spécialement conçu pour les entreprises de construction, qui inclut des modules spécifiques pour la gestion de projets, des ressources, des devis, des achats de matériaux, etc. Cet ERP métier répondrait parfaitement aux besoins de votre secteur d’activité.
En conclusion, l’ERP métier est un logiciel ERP spécifique à un secteur d’activité, adapté aux processus et aux besoins spécifiques de ce secteur. En revanche, un module ERP est une partie d’un logiciel ERP plus large qui est au service d’un département d’une organisation. Ces deux concepts sont complémentaires et visent à optimiser la gestion des opérations de l’entreprise pour une meilleure efficacité et une meilleure prise de décision.
