Permettant de se procurer les matières premières et les composants nécessaires à la production, la fonction achats est un poste stratégique au sein d’une entreprise. Les objectifs sont de réduire les coûts et d’augmenter la marge de la structure, d’accroître la qualité des produits acquis auprès des fournisseurs et de prévenir tout incident comme les problèmes d’approvisionnement. Rien de mieux que de s’appuyer sur le module d’un ERP dédié aux achats pour optimiser leur gestion.
Quelles sont les fonctionnalités du module ERP Achats ? Comment améliore-t-il votre gestion des achats ? Détails ci-après !
Le module ERP Achats : définition et fonctionnalités
La fonction achats joue un rôle essentiel dans votre entreprise. Elle contribue en effet notablement à sa rentabilité et à sa croissance en :
- Fournissant les matières premières et les composants dont vous avez besoin pour lancer une production ;
- Permettant de réduire les coûts des achats ;
- Assurant la qualité des marchandises achetées auprès des fournisseurs ;
- Améliorant la gestion des stocks ;
- Apportant un gain de productivité ;
- Prévenant les risques de rupture dans la chaîne d’approvisionnement ;
- Créant de la valeur.
La fonction achats regroupe un certain nombre de tâches, de la recherche des fournisseurs à la facturation. Il faut savoir que toute faille au niveau des différentes étapes de l’approvisionnement induit un risque pour votre entreprise. En guise d’illustration, en cas de retard de livraison, toute la chaîne de production sera décalée. Autre exemple, un composant défectueux affectera la qualité du produit fini, ce qui nuira sans aucun doute à l’image de votre entreprise.
En somme, une mauvaise gestion des achats et des approvisionnements est susceptible d’entraîner une baisse de rentabilité et de chiffre d’affaires, mais aussi une diminution de notoriété ainsi que la défiance des clients. Le module ERP Achats vous aidera à éviter ces différents problèmes.
Qu’est-ce qu’un module ERP Achats ?
Pour rappel, un ERP ou un logiciel d’Enterprise Resource Planning, aussi connu sous le nom de PGI ou Progiciel de Gestion Intégré, est un système qui permet de gérer les différents processus opérationnels d’une entreprise. Pour ce faire, il sollicite un réseau de modules ERP. Chaque module ERP comporte un ensemble de fonctionnalités qui prennent en charge une activité ou un service spécifique. Par exemple :
- Le service comptable et financier dispose d’un module ERP comptabilité pour faciliter sa gestion comptable
- Et l’équipe de production s’appuie sur le module ERP Production pour optimiser sa gestion de production.
Si les modules ERP sont très similaires d’une solution ERP à une autre, leurs fonctionnalités peuvent légèrement varier. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de vérifier qu’un logiciel répond exactement à vos besoins avant de vous le procurer.
Les entreprises dont l’activité consiste à transformer des matières premières et des composants en produits finis destinés à la vente doivent absolument opter pour un outil qui embarque un module dédié aux achats. Ce dernier vous aidera à gérer l’intégralité du cycle des achats. Par ailleurs, il vous permettra d’automatiser différents processus liés aux approvisionnements. Grâce à un tel module, tout manager, responsable des achats ou responsable qualité pourra gérer au mieux l’ensemble de ses problématiques de gestion des achats.
Quelles sont les fonctionnalités du module PGI Achats ?
Les fonctionnalités qui se rapportent aux achats seront plus ou moins nombreuses en fonction de chaque Progiciel de Gestion Intégré. Ceci étant, certaines sont incontournables dans tout bon module PGI Achats.
1 – La gestion des commandes : Tel est notamment le cas de la gestion des commandes. L’ERP peut automatiser le processus de commande en se basant sur une demande d’achat ou sur un appel d’offres. Il prend en considération le seuil minimum ou maximum de commande d’un fournisseur. Il tient aussi compte des différentes devises ainsi que de la gestion des délais de livraison par ligne de commande.
2 – La gestion des fournisseurs : La gestion fournisseurs est une autre fonctionnalité essentielle dans un module ERP Achats. Ce dernier rassemble toutes les informations clés des fournisseurs comme leur nom, leur adresse, leur téléphone, etc. Il regroupe aussi les informations relatives aux tâches de l’acheteur telles que la gestion des tarifs produits par fournisseurs ou encore la gestion des messages par fournisseurs. En outre, ce module permet d’associer des fiches produits ou des images à une fiche fournisseur.
3 – La gestion des appels d’offres : Un module ERP dédié aux achats digne de ce nom doit aussi comporter une fonctionnalité liée à la gestion des appels d’offres. Celle-ci vous permettra de gérer facilement vos annonces, de créer des listes d’articles et de fournisseurs ainsi que d’analyser les réponses de ces derniers pour que vous puissiez prendre les meilleures décisions.
4 – La gestion des factures d’achat : La gestion des factures d’achat figure également parmi les principales fonctionnalités orientées achats dans un Progiciel de Gestion Intégré. Elle permet notamment de comparer les informations de réception et de commande pour s’assurer de l’exactitude d’une facture fournisseur. Elle donne aussi la possibilité d’intégrer directement au sein de la comptabilité le journal des achats.
5 – La gestion des bons de commande : En outre, un module PGI qui couvre les achats doit inclure une fonctionnalité relative à la gestion des bons de commande. Celle-ci permet entre autres de saisir les bons de réception en choisissant leur type. S’il s’agit d’un bon de retour, elle en précise le motif. D’autre part, cette fonctionnalité permet d’effectuer un contrôle qualité en réception et donne la possibilité de déclarer directement une non-conformité produit lors de la saisie du bon de livraison.
En quoi un module PGI Achats bénéficie-t-il à une entreprise ?
Vous tirerez de nombreux bénéfices d’un module ERP Achats.
- Tout d’abord, la gestion de vos relations fournisseur sera largement facilitée. Collectant et organisant l’ensemble des informations relatives à vos fournisseurs, le logiciel créera une solide base de données fournisseurs. Vous aurez ainsi l’assurance de disposer en tout temps d’informations exactes, ce qui simplifie la soumission de demandes et de commandes. De plus, le module PGI Achats vous aidera à instaurer des relations plus ouvertes et durables avec vos fournisseurs en rendant les transactions plus transparentes et en favorisant la compréhension des besoins des différentes parties.
- Par ailleurs, le module dédié aux achats dans un progiciel améliorera l’organisation et la réception de vos commandes fournisseurs. Concrètement, il permet de saisir et de traiter les commandes, de suivre leurs livraisons et de vérifier leur qualité. Vous pourrez superviser vos commandes fournisseurs en les décomposant afin qu’elles incluent des lignes se référant à des articles spécifiques et précisent les dates de livraison. Ce module regroupe également les bons de commande, vous permettant ainsi de gagner en marge de manœuvre lors de négociations financières et de faire des économies.
- Le module PGI Achats vous permettra aussi d’alléger votre gestion d’inventaire en l’automatisant en partie. Vous ne perdrez plus du temps à mettre à jour manuellement vos stocks, car le logiciel s’en chargera. Cela élimine le risque d’erreur humaine et prévient les problèmes qui peuvent en découler. Qui plus est, l’outil ERP vous offrira une vue complète de votre inventaire dans des tableaux de bord, ce qui vous permettra de suivre au mieux vos stocks et de déterminer le moment auquel il convient de passer une commande.
- La simplification de votre facturation et de votre gestion comptable grâce à l’automatisation de la gestion de vos factures fournisseur est un autre avantage offert par le module ERP Achats. Vos pièces d’achat étant directement enregistrées dans votre logiciel, ce dernier vous permettra de contrôler au mieux le livré/facturé et générera automatiquement les écritures comptables.
- D’autre part, vous augmenterez votre satisfaction client. En effet, le module PGI Achats vous permettra d’optimiser votre chaîne de production et d’éviter les retards de livraison. De surcroît, il garantit la qualité des produits finis étant donné que chaque composant est vérifié à sa réception et retourné au fournisseur s’il présente un défaut.
- Enfin, vous gagnerez en temps et en efficacité de manière générale dans votre gestion des achats grâce à un module PGI conçu à cet effet. Cet avantage est en grande partie lié à l’automatisation de nombreuses tâches. Il en résulte une amélioration de votre productivité, une meilleure utilisation de vos ressources et des économies non négligeables.
