Les sociétés de services font face à un nombre croissant de défis. S’équiper d’outils informatiques performants les aide à les relever. L’ERP Service fait partie des plus performants. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages ? Quels sont les meilleurs ERP Service sur le marché de nos jours ? Comment bien choisir parmi les différentes options sur le marché ? Retrouvez ci-après tout ce que vous devez savoir sur l’ERP Service.
Table des matières
Les secrets de l’ERP Service : définition et fonctionnalités
Les sociétés de services appartiennent au secteur tertiaire. Pour assurer leur croissance, elles doivent notamment être en mesure de :
- Calculer le prix de revient de chaque affaire ou projet ;
- Déterminer leur seuil de rentabilité ;
- Suivre le déroulement des projets dont la réalisation dure plusieurs mois ;
- Maîtriser les coûts qui y sont liés ;
- Maîtriser la facturation ;
- Estimer leur trésorerie en temps réel.
Un ERP comportant des fonctionnalités dédiées aux métiers du service répond à ces besoins. Pour rappel, le logiciel d’Enterprise Resource Planning est une solution comportant différents modules grâce auxquels il est possible de gérer tous les processus opérationnels d’une entreprise, dont :
- La gestion financière ;
- La gestion de la relation client ;
- La gestion des achats ;
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
- La gestion de production ;
- La gestion de projets.
Aussi connu sous le nom de Progiciel de Gestion Intégré (PGI), l’ERP facilite largement la gestion de l’activité d’une entreprise. Il peut être classé en 2 types : l’ERP généraliste et l’ERP métier. L’ERP Service fait partie de la seconde catégorie.
Qu’est-ce qu’un ERP Service ?
Un ERP Service est un PGI dédié aux professionnels des services. Les cabinets de conseil, les bureaux d’étude, les sociétés d’ingénierie, les architectes et les agences de communication figurent parmi sa cible. Ce logiciel leur permet de gérer leur activité dans son ensemble, de l’avant-vente à la facturation des prestations. Il répond aux principaux enjeux actuels des sociétés de services. Ceux-ci sont liés à la complexité de leur secteur, aux imprévus constants auxquels il est soumis ainsi qu’à la concurrence accrue qui y règne.
Plus précisément, les sociétés de services doivent aujourd’hui :
- Gérer en même temps de multiples affaires ;
- Résister à la pression tarifaire et faire face à un taux journalier moyen en chute constante ;
- Concilier qualité et personnalisation de l’offre avec économies d’échelle.
Le PGI Service étant un ERP métier, il est capable de répondre aux besoins spécifiques des sociétés de services. Ces dernières pourront rationaliser leurs opérations, suivre leur activité en temps réel et maîtriser leurs coûts grâce à ce logiciel.
Qu’est-ce qu’un ERP Métier ?
Avant d’en apprendre plus sur l’ERP Service, il est intéressant de se pencher sur la définition d’un PGI métier. Comme nous le disons précédemment, il s’oppose à l’ERP généraliste. En effet, il est personnalisé pour répondre aux besoins d’un secteur d’activité spécifique. L’ERP Industrie, l’ERP Agroalimentaire, l’ERP BTP, l’ERP Transport ou encore l’ERP Retail en sont quelques exemples.
Au contraire, le PGI généraliste s’adapte à tout type d’entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Très flexible, il évolue facilement avec les besoins d’une structure. Néanmoins, il ne propose pas autant de fonctionnalités spécialisées qu’un PGI métier. Il convient ainsi surtout aux entreprises dont le métier ne comporte pas de fortes spécificités.
De son côté, le PGI métier permet de couvrir des besoins métiers extrêmement spécifiques. Contrairement à un ERP généraliste, il ne requiert pas beaucoup de paramétrages. Son déploiement s’effectue ainsi très vite et il est opérationnel rapidement.
Quels sont les modules clés d’un PGI Service ?
Un PGI Service comprend une pléthore de fonctionnalités regroupées dans plusieurs modules ERP dont les plus importants concernent :
- La gestion des contrats et des projets : Il automatise la génération de contrats. D’autre part, il aide à définir et à gérer un budget, à planifier les ressources, à répartir les tâches entre les collaborateurs et à suivre l’avancée de chacun. En outre, il permet d’anticiper les imprévus ;
- La gestion des facturations et de la comptabilité : Il automatise les tâches liées à la facturation et à la comptabilité. Grâce à la gestion automatisée de la trésorerie, l’analyse des transactions deviendra plus simple tandis que la précision des prévisions de trésorerie augmentera. Le service comptabilité pourra aussi accélérer la clôture des comptes ;
- La gestion des clients et de la relation client : Il stocke toutes les données des clients et des prospects et enregistre leurs interactions avec une entreprise ainsi que l’historique de leurs achats. Il permet ainsi d’améliorer les processus de vente et le SAV. Par ailleurs, cette brique logicielle aide à gérer les contacts, à suivre les communications, à saisir les opportunités et à créer des devis ;
- La gestion des ressources humaines : Il automatise toutes sortes de tâches, à l’instar de la planification du travail des collaborateurs, de la gestion de la paie, etc. Il regroupe également au même endroit l’ensemble des documents RH, permettant ainsi de les retrouver facilement ;
- La gestion des stocks et des approvisionnements : Il aide à déterminer un niveau de stock optimal en se basant sur les prévisions de la demande. Il permet ainsi d’éviter aussi bien le surstockage que la rupture de stock. De plus, il automatise l’exécution des commandes lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire.
Quels sont les avantages d’un ERP Service ?
Il offre un certain nombre d’avantages aux sociétés, que nous vous détaillons ci-dessous.
- L’optimisation de la gestion des projets et des ressources : Il facilite le pilotage de plusieurs projets en simultané grâce à des outils de visualisation partagés. Vous pourrez de ce fait allouer efficacement vos ressources et les réaffecter facilement si nécessaire. Vous serez également en mesure de mieux gérer vos budgets grâce à l’uniformisation de la saisie des différents coûts supportés par votre entreprise.
- Une amélioration de la relation client : En effet, il vous permettra d’avoir à portée de main toutes les informations de vos clients. Vous serez par conséquent capable de traiter rapidement et de manière personnalisée chaque ticket.
- Réduction des coûts et augmentation de la rentabilité de votre entreprise : Il vous aide à identifier les manques d’efficacité dans vos processus actuels, ce qui vous permettra de réduire ou du moins de rentabiliser vos coûts opérationnels. L’automatisation des tâches répétitives et chronophages permet aussi de gagner du temps que vos collaborateurs. Ils pourront utiliser pour réaliser davantage de tâches à forte valeur ajoutée, générant ainsi plus de profit.
- Hausse de votre productivité et de votre efficacité globale : Cet avantage s’explique lui aussi par l’automatisation des tâches. D’autre part, il est lié à l’amélioration de la coordination entre les équipes ainsi qu’à la diminution des erreurs.
- Gain de précision et de transparence dans votre gestion financière : Grâce aux données fournies en temps réel ainsi qu’aux rapports générés par ce logiciel, vous aurez un aperçu exact de vos finances. Qui plus est, cet outil vous aidera à vous préparer à un audit en vous permettant de prévoir les éléments essentiels à la compréhension de la situation financière de votre entreprise.
Quels sont les meilleurs ERP Service ?
Vous l’aurez compris, l’adoption d’un PGI Service présente un réel intérêt pour votre société de service. Encore faut-il choisir la bonne solution pour votre structure. Bien entendu, un PGI doit pouvoir répondre exactement à vos différents besoins en matière de gestion d’entreprise. Par ailleurs, il faut qu’il soit capable de prendre en charge les difficultés que vous rencontrez, vous permettre de saisir un maximum d’opportunités et vous aider à conserver un avantage concurrentiel.
Face à la nécessité d’accélérer leur transformation digitale et d’automatiser toujours plus de tâches, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir s’équiper d’outils de travail informatiques comme les ERP. Pour répondre à cette demande, les éditeurs multiplient les solutions. Ainsi, l’offre est large aussi bien pour les PGI généralistes que métier, ce qui rend le choix difficile. Pour vous aider à vous y retrouver, nous avons sélectionné les 5 meilleurs ERP Service proposés sur le marché à l’heure actuelle.
1. Sage X3
Sage X3 est un PGI édité par la société britannique Sage. Pouvant être déployé sur site ou hébergé dans le Cloud, ce logiciel convient tout à fait aux PME et aux ETI dans le secteur des services. Grâce à ses puissantes capacités, il permet de gérer le cycle de vie des projets dans son intégralité (devis, lancement, suivi, facturation, etc.). Il aide également ses utilisateurs à réagir rapidement en cas d’évolution du marché. Sage X3 se démarque particulièrement par son outil de gestion de projets. Ce dernier embarque diverses fonctionnalités avancées comme :
- La création de nombreux modèles de projets ;
- Le calcul automatique d’un prix conseillé ;
- Les prévisions budgétaires par tâche et par projet ;
- L’enregistrement de l’ensemble des rapports et des modifications d’un projet ;
- Différentes méthodes de facturation.
Il simplifie grandement la gestion de projets en permettant d’effectuer un suivi précis et de respecter les délais. Ce progiciel améliore aussi les procédures comptables en automatisant la création des factures clients ainsi que la saisie de la comptabilisation des produits et les modifications budgétaires. D’autre part, il permet de traiter efficacement les demandes des clients relatives à la tarification de projets en fournissant des informations précises.
Disponible dans une soixantaine de pays, Sage X3 s’adapte à leurs spécificités et à leurs obligations légales. De plus, son interface est déclinée dans plusieurs langues. Il est ainsi capable d’accompagner le développement d’une entreprise à l’international. Avec son ergonomie moderne et conviviale, il est très facile à prendre en main. En outre, cette solution est rapide à déployer et fortement personnalisable.
2. Odoo
Odoo est un PGI open source qui peut être adopté pour les sociétés de services de toute taille (TPE, PME, grands groupes, etc.). C’est un produit de l’entreprise belge Odoo. Comptant plus de 40 modules, il figure parmi les ERP les plus complets sur le marché. Il comprend entre autres des fonctionnalités de :
- Gestion financière : Il prend en charge la comptabilité financière et la comptabilité analytique. Cet ERP Service permet aussi de gérer la facturation, les notes de frais, les feuilles de calcul, etc. ;
- Marketing : Il automatise les actions marketing. Par ailleurs, ce logiciel regroupe les e-mails et les SMS marketing ainsi que les événements ;
- Gestion des ressources humaines : Il centralise l’ensemble des informations concernant les RH. Grâce à lui, la gestion des employés et des congés, le recrutement ainsi que les évaluations sont largement simplifiés ;
- Site web : Il permet de créer un site e-commerce et d’intégrer à une boutique virtuelle un blog, un forum ou encore un chat en ligne ;
- Services : Il facilite la gestion des projets, des feuilles de présence, des services sur site, etc.
Les utilisateurs peuvent sélectionner uniquement les modules d’Odoo qui leur sont utiles. Autrement dit, cet ERP peut être entièrement personnalisé en fonction des besoins de gestion d’une entreprise. Qui plus est, étant donné qu’il s’agit d’un logiciel open source, ses fonctionnalités peuvent être modifiées au niveau du code pour répondre aux exigences spécifiques d’une organisation.
Affichant d’importantes capacités d’automatisation, Odoo élimine de nombreuses tâches manuelles, procurant ainsi un gain de temps notable et réduisant les erreurs. En outre, cet outil favorise la collaboration en regroupant les échanges sur une plateforme unifiée.
3. Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central est l’ERP pour les PME de l’éditeur américain Microsoft. Cette solution est disponible aussi bien en mode on premise que cloud. Elle présente une large couverture fonctionnelle qui lui permet d’être adoptée par les sociétés de service. Microsoft Business Central comprend notamment des fonctionnalités de :
- Gestion financière : Il offre une vue financière unifiée en rassemblant toutes les données relatives à la comptabilité, aux achats, aux ventes et aux transactions des clients. Fournissant également des graphiques des performances financières en temps réel, il aide à détecter les tendances ;
- Gestion des clients : Il permet de suivre facilement les interactions avec les clients. Grâce à l’intégration d’Outlook, il est possible d’accéder et de gérer directement depuis la boîte mail les demandes de renseignements concernant les ventes et les demandes de service ;
- Gestion des ventes : Il accélère le processus de vente, depuis le devis jusqu’à l’encaissement. Il émet aussi automatiquement des conseils sur les ventes incitatives, les ventes croisées et les possibilités de renouvellement au cours du cycle de vente à partir des informations historiques des clients ;
- Gestion de projets : Il permet de créer des projets clients et de les suivre grâce à des fonctionnalités de calcul des coûts et de reporting. Il facilite également le suivi de la facturation des clients et leur comparaison avec le coût prévu sur les devis et les commandes ;
- Gestion de services : Il donne aux utilisateurs la possibilité de planifier des appels de service, de configurer des commandes de service et d’affecter le personnel de service selon les compétences et la disponibilité. Il permet par ailleurs de fournir des estimations ainsi que des factures de service.
Dynamics 365 Business Central a l’avantage de s’intégrer nativement avec les outils Microsoft, offrant ainsi une expérience cohérente et améliorant la productivité. De surcroît, il est accessible sur une application mobile fonctionnant sur les appareils sous Android, mais aussi sous iOS.
4. Akuiteo
Akuiteo s’adresse particulièrement aux bureaux d’études, aux agences d’architecture, aux cabinets comptables, aux sociétés d’ingénierie ainsi qu’aux sociétés d’audit et de conseil appartenant aux catégories des PME et des ETI. Ce logiciel édité par la société française Akuiteo SAS. Il intègre un grand nombre de fonctionnalités, à l’instar de celles relatives à :
- La gestion de la relation client : Il permet de gérer les contacts des clients et des prospects, de saisir et de suivre les opportunités, de gérer tous les événements commerciaux et marketing, etc. ;
- La gestion des ventes : Ses utilisateurs peuvent gérer tout type de facturation. Ils ont aussi la possibilité de saisir, de réviser et d’archiver des devis ;
- La gestion des achats : Grâce à lui, la gestion des fournisseurs devient très simple. Ce PGI aide aussi les sociétés de services à anticiper les achats ;
- La gestion comptable : Il permet d’effectuer la comptabilité générale, auxiliaire, analytique et budgétaire. Les tâches fastidieuses sont automatisées par ce logiciel (écritures comptables, reconnaissance du chiffre d’affaires et des charges, déclarations légales, etc.) ;
- La gestion de la trésorerie : Il automatise les relances client, les rapprochements bancaires et le lettrage. Cet outil fournit aussi des tableaux de bord de trésorerie réelle et prévisionnelle qui facilitent l’évaluation des besoins ;
- La gestion du support client : Il permet de déterminer le temps alloué par l’équipe support au traitement des tickets et d’évaluer la rentabilité des contrats de maintenance.
5. Axelor
Axelor est un ERP open source conçu pour répondre aux besoins des PME et des ETI dans le secteur des services. Cet outil de l’éditeur français du même nom est disponible en mode on premise et cloud. Comptant pas moins de 30 modules, il présente une vaste couverture fonctionnelle. Ce PGI prend entre autres en charge :
- La gestion commerciale : Il facilite le pilotage du processus de vente dans son intégralité ;
- La gestion à l’affaire : Il permet de suivre en temps réel la performance et la rentabilité des affaires grâce à des tableaux de bord intégrés. Il automatise aussi la facturation ;
- La gestion comptable et financière : Il génère automatiquement les écritures comptables. Il automatise également le rapprochement bancaire et simplifie le suivi financier ;
- La gestion des RH : Il aide à gérer les employés, les notes de frais, les demandes de congés, les feuilles de temps, le recrutement, les formations et les évaluations internes ;
- La gestion de projets : Il optimise la supervision des projets en offrant une visibilité accrue sur les tâches à réaliser, le plan de charge, les délais, les ressources, etc.
Axelor est apprécié pour son ergonomie. Il est très simple d’utiliser ce PGI. Sa plateforme BPM low-code intégrée est un autre de ses atouts majeurs. Grâce à celle-ci, il est possible pour les utilisateurs de créer leurs propres applications métiers personnalisables en fonction de leurs processus sans devoir coder. Autrement dit, ils peuvent confectionner un ERP sur-mesure qui évoluera en même temps que leurs besoins.
Les questions à vous poser pour choisir votre PGI Service
Voici quelques questions à vous poser pour bien choisir votre ERP Service :
1 – Quel est mon budget pour ce projet ERP ? La question du budget ERP est incontournable dans le cadre de tout projet de ce type. Lorsque vous définissez le vôtre, prenez en compte les dépenses directes (licences, abonnements, formation des utilisateurs, maintenance, etc.), mais également les coûts cachés (personnalisations futures, mises à niveau du logiciel, consultations et formations supplémentaires, etc.).
2 – Qui seront les utilisateurs de cet ERP et combien seront-ils ? Votre progiciel doit être utilisé au quotidien pour que votre entreprise bénéficie de ses différents avantages. C’est pourquoi il est essentiel d’identifier ses futurs utilisateurs ainsi que leur nombre. Impliquez-les le plus tôt possible dans le choix du logiciel pour faciliter son adoption.
3 – De quelles fonctionnalités ces futurs utilisateurs du logiciel ont-ils besoin ? Une fois ses futurs utilisateurs identifiés, interrogez-les sur les fonctionnalités que le logiciel doit proposer. Ils sont les mieux placés pour déterminer les besoins spécifiques de votre activité. Vous aurez ainsi la certitude de vous équiper d’un outil doté des fonctionnalités nécessaires.
4 – Quel est le périmètre géographique de votre activité ? Le périmètre géographique de votre activité a une incidence sur votre choix de solution. Par exemple, si vous prévoyez de vous développer à l’international, vous devez opter pour une solution capable d’accompagner ce type de projet (ERP multilingue, multidevise, multilégislation, etc.).
5 – Préférez-vous un ERP cloud ou on premise ? Le mode d’hébergement est un autre point sur lequel vous devez absolument vous pencher. Un PGI cloud offre une grande flexibilité d’usage tandis qu’un ERP on premise permet de ne pas confier la protection de vos données à un prestataire externe.
6 – Aurez-vous besoin d’utiliser cet ERP en mobilité ? Privilégiez un logiciel ERP qui offre un accès mobile si votre activité implique de nombreux déplacements. De cette manière, la productivité de vos collaborateurs ne sera pas affectée.
7 – Quelle sera la taille de votre entreprise sur l’année à venir ? Pensez également à prendre en compte vos perspectives de croissance lors de votre choix. Ce dernier doit être en mesure de s’adapter continuellement au développement de votre entreprise et à l’évolution de ses besoins.
8 – Avec quels logiciels mon ERP devra-t-il être intégré ? Analysez le système d’information dans votre entreprise et listez les logiciels que vous souhaitez continuer à utiliser. La solution que vous choisirez doit être compatible avec ces outils.
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