Le déploiement ERP

Près de 10% des projets ERP (Enterprise Resource Planning) se soldent par un échec. Sans compter le nombre de projets de progiciels de gestion intégrés qui ne correspondent pas pleinement aux besoins de l’entreprise ou ne sont pas adaptés aux usages des collaborateurs.

Comment réussir son déploiement ERP ?

Étapes à respecter

Méthodes de déploiement ERP

Bonnes pratiques

Les étapes pour déployer un ERP

Afin de garantir le bon déroulement du déploiement ERP, il convient de respecter certaines étapes :

Étape 1 : Avant toute configuration d’un ERP, il faut étudier la couverture fonctionnelle et métier. Quels sont les processus de gestion concernés ? Quelles sont les règles de gestion ? Quels sont les flux d’information ? Qu’est-ce que cela implique pour les spécifications fonctionnelles du PGI ? Quels sont les objectifs attendus par la mise en place de l’ERP ? Quelles sont les parties prenantes concernées ?
Étape 2 : Une fois la phase de diagnostic réalisée, il s’agit de choisir le logiciel ERP. Les éditeurs ERP proposent une variété de solutions : Microsoft Dynamics 365 Business Central, Cegid XRP Flex, Sage X3, SAP,… Souhaitez-vous un ERP généraliste ou un ERP verticalisé  ? Un ERP SaaS ou un ERP on-premise ?
Étape 3 : Les consultants ERP vont intervenir pour paramétrer le logiciel ERP et réaliser les développements spécifiques nécessaires. Votre cahier des charges ERP sera le document de référence.
Étape 4 : Pour garantir le succès du déploiement ERP, il faut prévoir une phase de tests : tests d’intégration formels, tests de montée en charge, contrôle de la reprise des données à l’exemple des écritures comptables…
Étape 5 : Pour que les utilisateurs finaux adoptent leur nouvelle solution de gestion, il faut les former et accompagner ce changement lors du projet ERP.

Les méthodes pour le déploiement ERP

Le déploiement d’un ERP a pour objectif de rationaliser les processus métier et d’homogénéiser le système d’information en proposant une base de données unique. Pour assurer l’implémentation d’un PGI, 4 méthodes sont généralement utilisées par le chef de projet ERP.

1. La méthode du cycle en V

À chaque étape de développement de votre ERP, une phase de test est prévue. Chaque étape du déploiement ERP se déroule de façon séquentielle. Cela nécessite d’avoir validé les besoins du client en début de projet. L’inconvénient de cette approche est donc son manque de flexibilité. Elle peut convenir pour des projets ERP de petites et moyennes entreprises, mais très rarement pour de grandes entreprises.

2. La méthode agile

Il s’agit d’une stratégie incrémentale de développement. Une équipe peut ainsi déployer en divisant en plusieurs étapes. Les partie prenantes participent activement à chacune de ces phases. Cela permet une meilleure implication des collaborateurs. L’avantage de cette méthode d’implémentationt est qu’il est facile de faire des ajustements pour que l’outil ERP corresponde pleinement aux besoins des collaborateurs. À chaque nouvelle phase, il est possible de vérifier que les nouvelles fonctionnalités sont bien en phase avec les besoins d’entreprise.

3. Le déploiement ERP par version

Cette approche appelée « versioning » permet de déployer l’ERP par lots séparés. Dès qu’une version est prête à être utilisée, elle est mise en route. Par exemple, le module de gestion commerciale est déployé, puis après un certain temps vient la gestion de stock, puis la gestion comptable… Cette mise en oeuvre des différents modules ERP se poursuit jusqu’à ce que la solution atteigne les objectifs attendus des utilisateurs.

Les bonnes pratiques pour votre déploiement ERP

La mise en place d’un logiciel ERP implique l’ensemble des activités (achats, gestion commerciale, gestion financière, supply chain, gestion de production…). Votre productivité dépendra de la réussite de l’implémentation de votre outil ERP.

Voici quelques conseils pour s’assurer de sa bonne mise en place :

Multipliez les tests

 Créez des scénarios de test pour valider les différents cas d’utilisation de votre progiciel de gestion.

Impliquez vos collaborateurs dès le début

Il est essentiel d’investir dans la formation à l’utilisation du nouvel outil de gestion pour s’assurer que les collaborateurs se l’approprient bien.

Choisissez un prestataire ERP

avec une longue et riche expérience en matière d’ERP ainsi qu’une vraie méthodologie projet.

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Foire aux questions

1. Quelle est la meilleure stratégie de déploiement d'un logiciel ERP ?

Le choix de la meilleure stratégie de mise en place d’un outil ERP dépend des spécificités de chaque entreprise. Cependant, voici quelques considérations générales qui peuvent aider à déterminer la meilleure approche :

Évaluation des besoins et des objectifs : Il est essentiel de comprendre clairement les besoins spécifiques de votre entreprise et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’ERP. Cela vous aidera à déterminer la portée du déploiement, les fonctionnalités requises et les processus métier à intégrer.
Analyse de l’infrastructure existante : Évaluez votre infrastructure informatique actuelle, y compris les systèmes, les serveurs et les ressources disponibles. Cela vous permettra de déterminer si vous avez les ressources nécessaires pour un déploiement sur site ou si vous devez envisager une solution basée sur le cloud.
Budget et ressources : Analysez votre budget alloué au déploiement de l’ERP, y compris les coûts de licence, de maintenance, d’infrastructure, de formation et d’intégration. Évaluez également les ressources humaines disponibles en termes de compétences techniques et de disponibilité pour assurer la réussite du projet ERP.
Évolutivité et flexibilité : Pensez à la croissance future de votre entreprise et à la capacité de l’ERP à s’adapter à vos besoins changeants. Une solution évolutive et flexible peut être préférable, surtout si vous prévoyez d’étendre votre activité ou d’intégrer de nouveaux processus à l’avenir.
Gestion des risques : Identifiez les risques potentiels liés à l’implémentation de l’ERP, tels que les interruptions d’activité, les problèmes de compatibilité ou les difficultés d’adaptation des utilisateurs. Choisissez une stratégie de déploiement qui permet de minimiser ces risques et de mettre en place des mesures d’atténuation appropriées.
Consultation d’experts : Si vous n’avez pas les compétences internes nécessaires, envisagez de faire appel à des consultants ou à des intégrateurs ERP qui peuvent vous aider à évaluer les différentes stratégies et à recommander la meilleure approche en fonction de votre entreprise.

2. Quelles sont les différentes méthodes de déploiement d'un logiciel ERP ?

Il existe différentes méthodes de mise en place d’un ERP, et le choix dépend souvent des besoins spécifiques de l’entreprise, de sa taille, de sa structure et de ses ressources. Voici quelques-unes des méthodes couramment utilisées :

Déploiement sur site (on-premises) :
- Dans cette méthode traditionnelle, l’ERP est installé sur les serveurs locaux de l’entreprise.
- L’entreprise est responsable de la gestion de l’infrastructure matérielle et logicielle, y compris les serveurs, les bases de données et les sauvegardes.
- Les utilisateurs accèdent à l’ERP via des clients légers installés sur leurs appareils ou via un navigateur Web.
Déploiement hébergé (hosted) :
- Également connu sous le nom de déploiement en cloud privé, cette méthode implique d’héberger l’ERP sur des serveurs dédiés d’un fournisseur de services d’hébergement.
- L’entreprise n’a pas à gérer l’infrastructure physique, mais elle est responsable de la configuration, de la personnalisation et de la maintenance de l’ERP.
- Les utilisateurs y accèdent généralement via des clients légers ou des applications Web.
Déploiement en cloud public (public cloud) :
- Dans cette méthode, l’ERP est hébergé sur les serveurs d’un fournisseur de services cloud public, tels que Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure ou Google Cloud Platform.
- L’entreprise n’a pas à se soucier de l’infrastructure matérielle ou logicielle, car tout est géré par le fournisseur de cloud.
- Les utilisateurs accèdent à l’ERP via un navigateur Web ou des applications spécifiques.
Déploiement hybride :
- Il s’agit d’une combinaison de déploiement sur site et en cloud, où certaines parties de l’ERP sont hébergées localement et d’autres dans le cloud.
- Cette approche permet de tirer parti des avantages de chaque méthode tout en répondant aux exigences spécifiques de l’entreprise.
- Par exemple, les modules sensibles des finances peuvent être hébergés sur site, tandis que les modules de gestion des ressources humaines peuvent être déployés dans le cloud.
Déploiement en mode SaaS (Software-as-a-Service) :
- Dans ce modèle, l’ERP est entièrement hébergé et géré par un fournisseur cloud.
- L’entreprise paie généralement un abonnement mensuel ou annuel pour utiliser l’ERP SaaS et accède à toutes les fonctionnalités via un navigateur Web.
- Le fournisseur de SaaS est responsable de la maintenance, des mises à jour et de la sécurité de l’ERP.

3. Qu'est qu'un plan de déploiement ERP ?

Voici un exemple simplifié d’un plan de déploiement ERP pour une entreprise de fabrication :

Phase 1: Déploiement pilote

Sélectionner un département clé ou une division pour servir de pilote initial du déploiement.
Configurer et personnaliser l’ERP en fonction des besoins spécifiques du département pilote.
Former les utilisateurs clés du département pilote sur l’utilisation de l’ERP.
Effectuer des tests approfondis pour s’assurer du bon fonctionnement de l’ERP dans le département pilote.
Réaliser des ajustements et des corrections en fonction des commentaires et des retours d’expérience du département pilote.

Phase 2: Déploiement par étapes

Étendre progressivement l’utilisation de l’ERP à d’autres départements ou divisions de l’entreprise.
Configurer et personnaliser l’ERP pour répondre aux besoins spécifiques de chaque département ou division.
Former les utilisateurs clés de chaque département sur l’utilisation de l’ERP.
Réaliser des tests approfondis dans chaque département pour s’assurer du bon fonctionnement de l’ERP.
Effectuer des ajustements et des corrections en fonction des commentaires et des retours d’expérience de chaque département.

Phase 3: Intégration complète

Une fois que l’ERP a été déployé avec succès dans tous les départements et divisions, procéder à l’intégration complète du système.
Assurer une connectivité et une intégration fluides entre tous les départements et fonctions de l’entreprise.
Effectuer des tests approfondis de bout en bout pour vérifier la cohérence des processus et des données à travers l’ensemble de l’entreprise.
Effectuer des ajustements finaux et résoudre les problèmes éventuels pour garantir un fonctionnement optimal.

Phase 4: Formation et soutien continu

Fournir une formation continue aux utilisateurs de l’ERP pour maximiser leur utilisation et leur efficacité.
Mettre en place un support technique et fonctionnel pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes et à répondre à leurs questions.
Évaluer régulièrement les performances de l’ERP et effectuer des mises à jour ou des améliorations en fonction des besoins évolutifs de l’entreprise.

Ce plan de déploiement est un exemple général et peut être adapté en fonction des besoins et de la taille spécifiques de l’entreprise. Il est important d’avoir une approche progressive et méthodique pour minimiser les risques et s’assurer que l’ERP est intégré avec succès dans l’ensemble de l’organisation.

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