Une entreprise doit vendre pour survivre. Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, il est devenu indispensable de planifier et de concrétiser les ventes à l’aide d’une bonne stratégie commerciale. Sa mise en place implique toutes sortes de pratiques et de processus regroupés dans ce qu’on appelle la gestion commerciale. Découvrez ci-après tout ce qu’un ERP peut apporter au niveau de la gestion des ventes de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un ERP gestion commerciale ?
La gestion commerciale fait partie des piliers de réussite d’une entreprise. Il est par conséquent crucial de l’optimiser. S’il existe différents types de solutions pour simplifier et améliorer cette fonction, un logiciel de gestion commerciale demeure, pour l’heure, l’une des meilleures options.
Les enjeux de la gestion commerciale
La gestion commerciale englobe les pratiques et les processus qui permettent de gérer l’aspect commercial de votre activité :
Fixation du prix de vente d’un produit ou d’un service ;
Suivi de l’évolution des ventes ;
Suivi des stocks ;
Gestion de la facturation ;
Gestion des données clients ;
Gestion des données fournisseurs ;
Etc.
L’atteinte d’un volume de ventes suffisant est l’un des plus grands enjeux de la gestion commerciale. Pour contrebalancer les dépenses de votre entreprise et assurer son équilibre financier, vous devez vendre une quantité déterminée de produits ou de services.
Par ailleurs, il faut que la gestion commerciale vous permette de faire du profit. Lorsque vous réalisez des ventes, ces dernières génèrent du chiffre d’affaires qui doit se traduire par des bénéfices concrets pour votre entreprise. Nombre de structures vendent beaucoup, mais font pourtant face à un important manque à gagner, car elles ont appliqué un prix de vente trop faible. Une bonne gestion commerciale est celle qui permet de fixer le prix le plus juste possible, c’est-à-dire pas trop important, car il risquerait de dissuader les clients potentiels, mais suffisamment élevé pour garantir votre rentabilité.
L’identification des leviers ayant un impact positif sur les bénéfices de votre entreprise est un autre enjeu de la gestion commerciale. Vos équipes de ventes jouent un rôle majeur à ce niveau. Situées au plus près des clients, elles comprennent mieux leurs besoins.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), est un outil tout-en-un grâce auquel vous pourrez gérer l’ensemble des activités quotidiennes de votre entreprise. En effet, il est composé d’un certain nombre de modules qui couvrent par exemple la gestion comptable et financière, la gestion de la relation client, la gestion de projets, la gestion des stocks ou encore la gestion de la chaîne d’approvisionnement. La gestion commerciale n’est pas en reste.
Ce module a été pensé pour vous accompagner dans la gestion des différents processus associés à votre activité commerciale. Il vous permettra d’optimiser vos ventes, vos achats, votre facturation, vos devis, vos stocks, vos réapprovisionnements et bien d’autres aspects en lien avec le parcours de vente. En vous équipant d’un module ERP gestion commerciale, il deviendra largement plus simple pour vous de relancer vos clients, d’évaluer vos fournisseurs ou encore d’anticiper les ruptures de stock.
Ce module est présent dans tous les ERP proposés sur le marché, mais avec des fonctionnalités légèrement différentes. Ses fonctionnalités sont particulièrement développées dans des ERP métier comme l’ERP Ecommerce et l’ERP négoce.
Comment les ERP améliorent-ils la gestion commerciale ?
De nombreuses entreprises utilisent aujourd’hui encore des fichiers Excel pour gérer leurs ventes. Les limites de cette solution se manifestent toutefois dès que ces dernières se multiplient. Elle peut notamment occasionner des pertes de fichiers. Par ailleurs, elle favorise la création de doublons. La mise à jour des informations est aussi fastidieuse, ce qui implique un risque de travailler avec des données obsolètes. Conséquence, les oublis de relance et les retards de paiement peuvent s’accumuler. Une rupture de stock est également susceptible de survenir.
Non seulement ces situations occasionnent l’insatisfaction des clients, mais elles affectent aussi le chiffre d’affaires ainsi que la rentabilité des entreprises. Un outil ERP gestion commerciale vous permettra de les éviter. En effet, ce logiciel centralise toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer vos ventes et les met à jour automatiquement. Il peut aussi automatiser l’envoi de relances clients. Qui plus est, il facilite le contrôle des niveaux de stocks et permet de mettre en place des alertes qui se déclenchent lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire. Regroupant les données fournisseurs au même endroit, le module ERP gestion commerciale aide en outre à améliorer la relation avec ces derniers, à suivre leurs performances et à les évaluer.
Pourquoi l’ERP est-il la meilleure solution pour votre gestion commerciale ?
Les avantages d’un module ERP gestion commerciale sont nombreux. En voici quelques-uns.
1. Information en temps réel
Comme indiqué précédemment, un ERP gestion commerciale centralise toutes les informations relatives à vos ventes. Vos équipes commerciales n’auront ainsi aucun mal à trouver les données dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches au quotidien. Par ailleurs, en cas de modifications d’une donnée, celle-ci est mise à jour en temps réel. Autrement dit, tous les utilisateurs du logiciel ont accès aux mêmes informations à tout moment.
Disposer d’informations en temps réel aide vos équipes de ventes à prendre des décisions éclairées. Elles seront aussi en mesure de réagir rapidement en cas d’imprévus ou de problèmes. Elles seront même capables d’anticiper les difficultés. En outre, elles pourront saisir un maximum d’opportunités.
2. Automatisation : gain de temps et d’argent
Achats, traitement des factures, contrôle du stock, suivi des chiffres de ventes… la gestion commerciale implique toutes sortes de tâches au quotidien. Un ERP gestion commerciale permet de gagner considérablement du temps en automatisant un grand nombre d’entre elles (saisie des factures, établissement des devis, intégration des achats et des ventes, etc.). Non seulement les erreurs humaines diminueront radicalement, mais vos collaborateurs seront aussi déchargés de processus répétitifs et chronophages. Ils pourront alors s’occuper d’autres tâches.
Le temps économisé pourra notamment être utilisé pour conclure plus de ventes. En d’autres termes, l’automation vous permettra également de gagner plus d’argent et d’augmenter votre chiffre d’affaires. De plus, elle rationalise et simplifie les processus, ce qui fait baisser la consommation de ressources et entraîne une réduction de vos coûts.
3. Collaboration
Un ERP gestion de projet améliorera notablement la collaboration au sein de votre entreprise en la décloisonnant. Par exemple, si vos équipes de ventes ont besoin d’accéder à des informations concernant les stocks, elles n’auront aucune difficulté à y accéder. En parallèle, elles pourront facilement transmettre à vos autres services les données qui leur sont utiles.
Le logiciel fournit en effet une plateforme commune sur laquelle vos collaborateurs pourront échanger des informations et travailler ensemble sur des projets. La communication interne devenant plus fluide, les erreurs organisationnelles diminueront. Qui plus est, l’efficacité des processus augmentera tandis que les délais seront réduits.
4. Administration et gestion des produits commercialisés
Un ERP gestion de commerciale vous donne la possibilité de gérer toutes les spécificités des produits que vous commercialisez. Il peut notamment s’agir de :
- Leurs déclinaisons (leurs couleurs, leur taille, etc.) ;
- Leurs nomenclatures ;
- Leurs décompositions.
D’autre part, avec un tel logiciel, vous serez en mesure d’assurer la traçabilité de vos produits étant donné que vous pourrez les suivre tout le long de leur cycle de vie. Il vous permettra également de paramétrer des stratégies tarifaires en fonction de vos clients, ce qui garantit une meilleure maîtrise de votre rentabilité. Enfin, un ERP gestion commerciale vous permettra de bénéficier d’une visibilité optimale sur vos produits grâce à des outils de reporting. Vous pourrez alors prendre des décisions basées sur des données fiables.
Quelles sont les fonctionnalités clés de l’ERP gestion commerciale ?
Un ERP gestion commerciale met à votre disposition un certain nombre de fonctionnalités. Ces dernières vous permettront d’améliorer la gestion de vos ventes et d’augmenter l’efficacité globale de votre entreprise.
Gestion des devis
La gestion des devis est l’une des fonctionnalités clés d’un ERP gestion commerciale. Concrètement, ce logiciel crée automatiquement des devis et des propositions commerciales. Pour cela, il exploite les données clients ainsi que les données produits qu’il contient.
Par ailleurs, un PGI doté d’un module dédié à la gestion commerciale vous permettra de télécharger et d’imprimer rapidement les devis créés. De plus, vous pourrez éditer en toute simplicité vos devis. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile étant donné que ces documents font souvent l’objet de modifications. En outre, vous pourrez suivre les évolutions des devis établis, car l’ERP vous offrira un accès à leur historique.
Gestion des commandes
Un ERP gestion commerciale doit vous permettre de mettre en place un suivi précis de vos processus de vente, depuis la prise de commande jusqu’à la livraison en passant par la facturation et l’encaissement des paiements. Les fonctionnalités relatives à la gestion des commandes figurent de ce fait également parmi celles qu’il faut absolument retrouver dans ce type de logiciel.
Grâce à ce dernier, vous pourrez accéder à toutes les informations essentielles concernant les transactions, à l’instar des bons de commande, des conditions de paiement, des remises, etc. Ces données faciliteront la gestion de vos commandes clients. Qui plus est, un ERP gestion commerciale enregistrera toutes vos commandes et vous permettra de suivre leurs statuts en temps réel.
Vous optimiserez les délais ainsi que les coûts liés à votre production. Cela signifie une amélioration de vos marges et de votre rentabilité.
Gestion des articles et tarification
Avec un ERP gestion commerciale qui embarque des fonctionnalités de gestion des articles et de tarification, vous aurez la possibilité de créer et de configurer directement un produit depuis l’interface de vente. Vous pourrez aussi gérer les nomenclatures, les caractéristiques techniques et les étiquettes de vos produits.
D’autre part, vous pourrez superviser aussi bien les achats que l’administration de vos ventes grâce à un ERP gestion commerciale. Cet outil vous aidera par ailleurs à contrôler l’état de vos stocks et à éviter les ruptures en vous permettant de déterminer quand il est nécessaire de procéder à un réapprovisionnement. En outre, il optimise la gestion de la tarification en permettant de calculer le prix de revient et de déterminer le type de tarif qu’il convient de proposer aux clients ou aux prospects (tarif général, tarif particulier, etc.).
Gestion des factures
Les fonctionnalités de gestion des factures sont incontournables dans un ERP gestion commerciale. Elles vous permettront d’établir des factures qui respectent les normes en vigueur et d’assurer leur suivi. En réalité, le logiciel génèrera automatiquement les factures à partir des données sur votre entreprise et vos clients. Il vous donnera aussi la possibilité de suivre les acomptes et les paiements. De plus, il enverra automatiquement des relances aux clients en cas de retards de paiement.
Il faut également savoir que la gestion de la TVA est simplifiée avec un ERP, car celle-ci est calculée et générée automatiquement. En outre, cet outil facilite la comptabilité grâce à l’intégration automatique des factures d’achats.
Automatisation des workflows de ventes
Les workflows de ventes sont un enchaînement de tâches et de procédures liées aux ventes qui est entraîné par un déclencheur. Leur automatisation fait partie des fonctionnalités qu’un bon ERP gestion commerciale doit proposer. Elle consiste à configurer une fois un flux de travail que vous pourrez utiliser indéfiniment. Vous n’aurez qu’à définir les tâches à automatiser (suivi des prospects, envoi d’e-mails, émission de factures, etc.) puis à déterminer les conditions de déclenchement d’un workflow. Le logiciel s’occupera du reste.
Grâce à l’automatisation des processus commerciaux répétitifs et chronophages ou complexes, vos équipes gageront du temps. Elles pourront alors renforcer leurs efforts pour réaliser davantage de ventes.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord constituent une autre fonctionnalité phare d’un ERP gestion commerciale. Ces outils rassemblent des données clés en lien avec les ventes et les présentent de manière à faciliter leur lecture et leur compréhension. Le chiffre d’affaires généré, le panier moyen et les KPI (indicateurs clés de performance) figurent notamment parmi les données qu’il est possible de visualiser dans des tableaux de bord.
Grâce à ces derniers, vous pourrez analyser vos performances commerciales et évaluer l’efficacité de votre stratégie commerciale. Vous serez en mesure de déterminer les améliorations qu’il faut apporter et d’identifier les objectifs qu’il est éventuellement nécessaire de réajuster.
Quel ERP gestion commerciale choisir ?
La mise en place d’un ERP gestion commerciale induit un coût non négligeable. Il est de ce fait important de bien choisir votre PGI pour éviter de perdre inutilement de l’argent dans un logiciel inadapté. L’une des solutions détaillées ci-dessous est susceptible de vous convenir.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 est une suite d’applications de gestion d’entreprise qui regroupe entre autres un ERP et un CRM (Customer Relationship Management). Le PGI a été baptisé Microsoft Dynamics 365 Business Central. Il a été spécialement conçu pour répondre aux besoins des PME. Pensé pour leur permettre de gérer tous leurs processus métiers, ce logiciel a été équipé de différents modules dédiés à :
- La gestion financière ;
- La gestion de la relation client ;
- La gestion de projets ;
- La gestion de la chaîne logistique ;
- La gestion des ressources humaines ;
- La gestion d’entrepôts ;
- La gestion de production ;
- La gestion des services ;
- La gestion commerciale.
Le module de gestion commerciale de l’ERP Microsoft Business Central prend en charge tous les processus liés aux ventes. Il intègre des fonctionnalités telles que :
- La gestion des devis. Cette fonctionnalité permet de créer un devis et de l’envoyer par mail au client. Elle permet aussi de modifier le document et de le renvoyer autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que la négociation soit terminée. Une fois que le client a accepté le devis, il sera converti en commande ou en facture de vente ;
- La gestion des contacts. Cette fonctionnalité permet d’enregistrer automatiquement les contacts provenant de différents canaux et de les intégrer à une liste. Elle permet aussi de gérer les interactions avec les contacts individuels ainsi que les opportunités. En outre, elle donne accès à des statistiques et à des rapports sur les contacts ;
- La gestion de la facturation. Microsoft Dynamics 365 Business Central génère automatiquement les factures. Par ailleurs, l’ERP les relie automatiquement à des bons de commande ou à des reçus existants, les valide et les enregistre ;
- La gestion des paiements. Le PGI de Microsoft permet aussi bien de traiter les paiements clients que les paiements fournisseurs.
D’autre part, l’ERP gestion commerciale permet de gérer la tarification ainsi que les conditions spécifiques accordées aux clients. De plus, il donne une vue d’ensemble sur les tâches, ce qui aide à mieux allouer les ressources et à traiter plus efficacement les demandes des clients.
Microsoft Dynamics 365 Business Central est reconnu pour sa grande flexibilité. Chacun de ses modules pouvant parfaitement fonctionner seul, les entreprises n’ont qu’à choisir ceux dont elles ont besoin. Ce PGI est compatible avec un grand nombre d’applications métiers et d’outils. Les échanges de données avec les solutions déjà en place au sein d’une entreprise s’effectuent ainsi de manière fluide. Facilité de prise en main, possibilité de personnalisation élevée, évolutivité et accès mobile sont d’autres atouts de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Cegid XRP Flex
Cegid XRP Flex est un ERP cloud qui s’adresse également aux PME. Ce logiciel a été mis au point par l’éditeur français Cegid qui dispose de plus de 40 ans d’expérience dans le développement de solutions de gestion d’entreprise.
Comportant pas moins de 37 modules, il est en mesure de s’adapter à tous les besoins des PME. Les briques logicielles de Cegid XRP Flex se rapportent notamment à :
- La gestion financière ;
- La gestion d’affaires ;
- La gestion de la relation client ;
- La gestion de production ;
- La gestion des interventions ;
- La gestion commerciale.
L’ERP gestion commerciale permet aux PME d’optimiser leur chaîne commerciale de bout en bout grâce à des fonctionnalités comme :
- La gestion des fournisseurs ;
- La gestion des achats ;
- La gestion des commandes ouvertes ou récurrentes ;
- La gestion des livraisons avec ou sans transit par le stock ;
- L’optimisation des stocks et des emplacements ;
- La gestion des livraisons ;
- La gestion des réapprovisionnements.
- La gestion des devis et des factures ;
- Les ventes personnalisées ;
- La gestion des échanges et des retours.
Grâce à Cegid XRP Flex, les entreprises peuvent automatiser l’ensemble de leurs processus commerciaux. L’ERP leur offre par ailleurs la possibilité de suivre en temps réel leurs activités marketing et commerciales. D’autre part, il met à la disposition des PME un portail d’information client et de service après-vente auquel leurs clients peuvent accéder en libre-service. Celui-ci améliore leur réactivité et optimise le suivi des demandes des clients.
Doté d’une interface intuitive, Cegid XRP Flex est un outil facile à prendre en main. Il a également l’avantage de pouvoir être utilisé partout, sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone). De plus, l’ERP s’adapte à l’évolution des besoins des PME et accompagne leur croissance. En outre, il reste constamment conforme aux réglementations en vigueur et affiche un niveau de sécurité élevé grâce à la veille permanente effectuée par les équipes Cegid.
Odoo
Odoo est une suite d’applications open source qui couvre l’ensemble des besoins des entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Cette solution a été développée par l’éditeur belge Odoo. Les entreprises peuvent se créer un ERP sur-mesure en choisissant les modules dont elles ont besoin. Ceux-ci concernent :
- La finance ;
- Les ventes ;
- Le commerce électronique ;
- L’inventaire ;
- Les ressources humaines ;
- Le marketing ;
- Les services ;
- La productivité.
S’agissant particulièrement du module dédié aux ventes, il donne accès à des fonctionnalités telles que :
- La gestion de la relation client (pistes, opportunités, pipeline, etc.) ;
- La gestion des achats (fournisseurs, demandes de prix, etc.) ;
- La gestion des ventes (devis, commandes, etc.) ;
- La gestion des stocks (seuil de stock, mouvements de stock, etc.) ;
- La gestion de la facturation (facturation clients, créances clients, etc.).
L’ERP gestion commerciale d’Odoo est connecté avec les autres modules du logiciel, offrant ainsi une expérience complètement intégrée. La solution permet aux utilisateurs de gagner du temps en automatisant un grand nombre de processus manuels répétitifs. Regroupant par ailleurs toutes les fonctions commerciales dans un seul emplacement, elle crée une plateforme unifiée qui favorise la collaboration entre les différents départements d’une entreprise.
Odoo est utilisable dans n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil. Étant donné qu’il s’agit d’une solution open source, les utilisateurs peuvent modifier son code source pour que les modules et les fonctionnalités s’adaptent à leurs besoins spécifiques.
