La migration ERP

Vous avez décidé de changer de solution de gestion et de déployer un nouvel ERP ? Afin de garantir le ROI de votre projet ERP, la migration des données sera un enjeu crucial.

En effet, il vous sera indispensable de transférer les données de votre ancien système d’information vers votre nouveau logiciel ERP. Comment s’assurer de la réussite du transfert de données ERP ?

Étapes à respecter
Focus sur la migration des données
Bonnes pratiques
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Migration ERP : les défis

Lors de la migration vers votre solution ERP, plusieurs défis vont se présenter : 

  • Le transfert de données peut causer des temps d’arrêts. Afin de limiter au maximum le temps d’interruption, la migration des données devra être anticipée. 
  • La qualité des données. Afin que votre nouvel outil de gestion soit performant, pensez à éliminer les données de gestion obsolètes ou répétitives.
  • Le stockage des données peut aussi soulever des questions. Selon le secteur d’activité mais aussi le RGPD, l’usage des données peut être réglementé. 
  • Le changement de SI ne doit pas altérer les flux d’information. Il est indispensable d’avoir une bonne compréhension des processus métier et des flux de données associés pour une réussite de votre projet ERP. 
  • L’adoption de votre nouveau progiciel de gestion intégré.
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Focus sur la migration des données ERP

Pour vous assurer d’une migration des données ERP réussie, plusieurs étapes sont à considérer. Ces étapes seront indispensables pour bénéficier des avantages ERP : augmentation de la productivité, automation des processus d’entreprise, pilotage d’activité, … 

Les données concernées par la migration ERP

Tout d’abord, il convient d’identifier les données concernées par la migration logicielle. Vos consultants ERP auront pour mission de trier les données selon différentes catégories :

> Les données de structure. Il s’agit là d’informations relatives à la structure de l’entreprise. On peut par exemple citer le plan comptable, la numérotation des pièces de gestion, … Cette migration de donnée est la plus aisée. En principe, le volume des bases de données est relativement faible.

> Les données de référentiels. Elles concernent votre écosystème c’est-à-dire les informations relatives aux fournisseurs, aux clients, aux prospects, aux partenaires, … L’intégrité de ces données et leur fiabilité sont clés. En effet, ces données seront par la suite reliées aux données de structure.

> Les données de gestion. Il s’agit là des informations sur vos processus de gestion. Certaines questions sont indispensables : quel est l’historique dont vous avez besoin pour comparer les données actuelles ? Que faire des données des projets en cours? Faut-il conserver des fichiers prospects qui pourraient être qualifiés de froids étant donné qu’ils ne répondent pas à vos sollicitations ? Que faire des factures impayées ? C’est l’occasion de mieux comprendre vos datas et de ne garder que celles nécessaires pour vos processus opérationnels et votre pilotage d’activité.
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Les étapes de migration des données ERP

Une fois les données identifiées et triées, il sera nécessaire de les nettoyer, de les formater, de mapper les correspondances, de définir les règles de gestion, d’archivage, … Revenons sur les étapes de la migration :

> Réaliser un diagnostic de vos données ERP : au-delà de l’identification des données, comme évoqué il faut faire le tri des données. Il faudra ensuite formater les données pour pouvoir les migrer dans votre nouvel ERP. Il faut aussi vérifier le format. Votre logiciel ERP peut-il recevoir les anciennes données qui peuvent être imprécises ? Il faut ainsi définir le plan de reprise des données.

> Transformer les données : une fois les données consolidées et nettoyées, il convient de mieux comprendre vos données ERP. Quels sont les flux d’information ? Comment ces données vont correspondre avec la structure de votre nouvel ERP ?
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Les bonnes pratiques pour votre migration des données ERP

Un intégrateur ERP pourra vous accompagner sur toutes les étapes et le travail préparatoire de votre migration ERP. Il jouera le rôle d’assistance à la maîtrise d’ouvrage et de chef de projet afin de vous assurer l’intégration de vos données. Vos processus d’entreprise seront optimisés grâce à une migration des données ERP réussie vers votre nouveau système. Votre intégrateur ERP saura aussi vous conseiller sur l’éventualité de migrer vos données dans le cloud et réaliser les paramétrages nécessaires.

La mise en place de votre ERP sera une réussite uniquement si vos collaborateurs adoptent leur nouvelle solution de gestion. Il est essentiel de les impliquer dès le début et d’investir dans la formation des différents services concernés.

Votre ERP va rationaliser vos processus opérationnels : gestion financière, gestion commerciale, gestion des stocks, gestion des achats, gestion de production, …

Définissez quels sont vos objectifs. Pensez aussi à votre stratégie de transformation digitale de l’entreprise. Votre ERP aura-t-il besoin d’être connecté avec votre CRM ? Souhaitez-vous des fonctionnalités de business intelligence pour consulter des tableaux de bord mis à jour en temps réel ?

Votre solution ERP devra être évolutive et s’adapter à la croissance de votre PME.

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Foire aux questions

Le remplacement d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) peut être nécessaire pour diverses raisons. Voici quelques situations courantes qui peuvent indiquer qu’il est temps de changer de logiciel ERP :

  1. Obsolescence technologique : Si votre logiciel ERP actuel est basé sur une technologie obsolète qui ne répond plus aux exigences actuelles en termes de performances, de sécurité ou de compatibilité avec d’autres systèmes, il peut être nécessaire de le remplacer par une solution plus moderne.
  2. Évolutivité insuffisante : Si votre entreprise a connu une croissance significative depuis la mise en place de votre logiciel ERP actuel et que ce dernier n’est plus capable de gérer efficacement vos opérations, il peut être temps de passer à une solution plus évolutive qui répondra à vos besoins futurs.
  3. Manque de fonctionnalités : Si votre logiciel ERP actuel ne dispose pas des fonctionnalités spécifiques dont votre entreprise a besoin pour améliorer ses processus métier ou pour s’adapter à de nouvelles exigences réglementaires, il peut être judicieux de rechercher une solution plus complète.
  4. Coûts élevés de maintenance ou de personnalisation : Si les coûts de maintenance de votre logiciel ERP actuel sont devenus prohibitifs ou si vous devez constamment recourir à des personnalisations coûteuses pour répondre à vos besoins, il peut être plus avantageux d’investir dans une nouvelle solution.
  5. Mauvaise expérience utilisateur : Si votre logiciel ERP actuel est difficile à utiliser, peu intuitif ou ne permet pas une collaboration efficace entre les différents départements de votre entreprise, cela peut avoir un impact négatif sur la productivité et la satisfaction des utilisateurs.
  6. Fusion ou acquisition : Si votre entreprise fusionne avec une autre entreprise ou si elle est acquise par une autre, il peut être nécessaire de mettre en place un nouveau logiciel ERP qui permettra de rationaliser les opérations et de consolider les systèmes.

Il est important de noter que le remplacement d’un logiciel ERP est un processus complexe et coûteux. Il nécessite une planification minutieuse, une analyse approfondie des besoins de votre entreprise et une évaluation soigneuse des différentes solutions disponibles sur le marché. Il est recommandé de consulter des experts en la matière et de réaliser une étude d’impact avant de prendre une décision finale.

Avant de vous lancer dans la migration vers un nouvel ERP, il est essentiel de vous poser les bonnes questions pour vous assurer que vous prenez la meilleure décision pour votre entreprise. Voici quelques questions clés à considérer :

  1. Quels sont les objectifs commerciaux et les défis spécifiques de votre entreprise ? Identifiez les problèmes que vous souhaitez résoudre ou les améliorations que vous souhaitez apporter à vos processus métier. Cela vous aidera à évaluer si le nouveau progiciel de gestion répondra à vos besoins et à atteindre vos objectifs.
  2. Quelles sont les fonctionnalités essentielles dont votre entreprise a besoin ? Dressez une liste détaillée des fonctionnalités et des modules requis pour soutenir vos opérations. Cela vous permettra de comparer les offres des différents fournisseurs d’ERP et de choisir celui qui répond le mieux à vos exigences.
  3. Quel est votre budget ERP disponible pour la migration ? Évaluez vos ressources financières et déterminez combien vous êtes prêt à investir dans un nouveau PGI, en tenant compte à la fois des coûts initiaux et des coûts de maintenance à long terme.
  4. Quelle est la capacité de votre entreprise à gérer la migration ? Évaluez les ressources internes disponibles, y compris les compétences techniques et les effectifs nécessaires pour gérer avec succès le déploiement du nouvel ERP. Si nécessaire, envisagez de faire appel à des consultants ou à des partenaires externes pour vous aider.
  5. Comment le nouveau progiciel de gestion s’intégrera-t-il avec vos systèmes existants ? Assurez-vous que le nouveau PGI peut se connecter et échanger des données avec vos autres systèmes, tels que la comptabilité, la gestion des stocks, les systèmes CRM, etc. La compatibilité et l’intégration sont cruciales pour assurer une efficacité et une cohérence optimales dans l’ensemble de votre entreprise.
  6. Quelle est la réputation et l’expérience du fournisseur d’ERP ? Faites des recherches approfondies sur les fournisseurs potentiels, examinez leurs antécédents, lisez des études de cas et consultez les avis des clients. Choisissez un fournisseur réputé, fiable et expérimenté pour minimiser les risques et maximiser la réussite de votre migration.
  7. Quelles sont les implications en termes de formation et de support ? Évaluez les besoins de formation de vos utilisateurs et assurez-vous que le fournisseur d’ERP propose un programme de formation adéquat. De plus, renseignez-vous sur les options de support disponibles après la mise en œuvre pour résoudre les problèmes éventuels et garantir un fonctionnement fluide de l’ERP.

En répondant à ces questions de manière approfondie, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée sur la migration vers un nouvel ERP. N’oubliez pas de consulter vos parties prenantes internes, tels que les utilisateurs clés et les responsables de département, pour obtenir leurs opinions et assurer leur adhésion au processus de migration.

La migration d’un ERP est un projet complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution méthodique. Voici les processus indispensables à mettre en place pour assurer une migration réussie :

  1. Évaluation des besoins : Avant de commencer la migration, réalisez une évaluation complète des besoins de votre entreprise. Identifiez les fonctionnalités essentielles, les processus métier critiques et les exigences spécifiques que le nouvel ERP doit satisfaire. Cette étape permettra de définir les objectifs de la migration et de guider la sélection du nouvel ERP.
  2. Posez vous la question de l’hébergement : ERP cloud ou on-premise ?
  3. Sélection du nouvel ERP : Effectuez une recherche approfondie des fournisseurs d’ERP et évaluez leurs offres en fonction de vos besoins identifiés. Analysez les fonctionnalités, les performances, la réputation du fournisseur, l’évolutivité, la compatibilité avec vos systèmes existants et les coûts associés. Organisez des démonstrations, demandez des références et impliquez les parties prenantes clés de votre entreprise dans le processus de sélection.
  4. Planification de la migration : Établissez un plan détaillé pour la migration, en définissant les étapes, les ressources nécessaires, les délais et les responsabilités. Identifiez les risques potentiels et prévoyez des mesures d’atténuation. Assurez-vous d’inclure des périodes de test et de validation pour garantir la qualité des données et du fonctionnement de l’ERP avant son déploiement.
  5. Préparation des données : Analysez vos données existantes et identifiez celles qui doivent être migrées vers le nouvel ERP. Assurez-vous que les données sont propres, précises et cohérentes en effectuant des processus de nettoyage et de normalisation si nécessaire. Développez un plan pour la migration des données en déterminant les méthodes, les outils et les responsabilités associées.
  6. Configuration et personnalisation : Configurez le nouvel ERP en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Paramétrez les modules, les workflows, les autorisations d’accès et les règles métier en vous assurant qu’ils reflètent vos processus opérationnels. Si nécessaire, procédez à des personnalisations pour répondre à des exigences spécifiques qui ne sont pas disponibles dans la configuration standard.
  7. Formation des utilisateurs : Assurez-vous que vos utilisateurs clés et les membres de votre équipe sont formés sur le nouvel ERP. Organisez des sessions de formation pour leur apprendre à utiliser efficacement les fonctionnalités du système et à exécuter les tâches courantes. Fournissez également des ressources de support, telles que des guides d’utilisation et une assistance technique, pour accompagner les utilisateurs tout au long du processus de migration et au-delà.
  8. Tests et validation : Effectuez des tests approfondis sur l’ensemble du système pour vérifier son bon fonctionnement, son intégrité des données et sa conformité aux exigences métier. Identifiez les problèmes potentiels, les erreurs ou les lacunes et assurez-vous qu’ils sont corrigés avant le déploiement final de l’ERP.
  9. Déploiement et suivi : Déployez le nouvel ERP en suivant le plan établi.

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