Quel que soit leur secteur d’activité, les entreprises s’efforcent d’acquérir de nouveaux clients et de les fidéliser pour augmenter leurs ventes. Elles peuvent ainsi satisfaire l’une de leurs priorités : faire croître leur chiffre d’affaires et leurs marges chaque année. Pour atteindre ces objectifs, il est devenu indispensable pour les entreprises d’enrichir leurs offres et d’améliorer l’expérience client. Cela implique de maîtriser chaque étape du cycle de vie d’une affaire. Un ERP gestion à l’affaire répond à ce besoin. En outillant leur gestion à l’affaire avec une telle solution, les entreprises peuvent être sûres de maximiser leur performance commerciale. Topo !
Qu’est-ce qu’un ERP gestion à l’affaire ?
Un ERP gestion à l’affaire est le module d’un Enterprise Resource Planning (ERP), aussi connu sous le nom de Progiciel de Gestion Intégré (PGI), dédié à la gestion à l’affaire. Il permet de gérer de façon structurée les différentes phases d’une affaire et de contrôler le temps passé sur chacune d’entre elles.
Les enjeux d’une gestion à l’affaire
Dans les entreprises qui fonctionnent à l’affaire, la réalisation d’un projet ou d’une affaire se trouve au centre du processus de gestion. Le chiffrage est l’un de leurs principaux enjeux. Il consiste à évaluer les charges générées par un projet afin d’établir un devis. Le chiffrage doit être précis pour pouvoir proposer une offre compétitive.
Par ailleurs, les entreprises doivent maîtriser la facturation à l’affaire. Elles peuvent choisir d’étaler dans le temps le règlement d’un projet (facturation à l’avancement) ou se faire payer lors des étapes clés de ce dernier (mise en route, livraison, etc.). Dans tous les cas, la facturation doit s’aligner sur le devis initial signé par le client. Des avenants peuvent toutefois être créés si ses besoins évoluent au cours de la réalisation du projet.
Le suivi budgétaire constitue un autre enjeu majeur. Des imprévus et des changements peuvent survenir tout au long de l’avancement d’un projet. Or, leurs conséquences financières peuvent être importantes. Permettant de comparer le budget prévisionnel et les dépenses réalisées, le suivi budgétaire doit être régulier. C’est crucial pour déceler les écarts significatifs afin de prendre les mesures nécessaires. En d’autres termes, le suivi budgétaire permet de garantir le bon déroulement d’une affaire.
D’autre part, il est essentiel que les entreprises qui fonctionnent à l’affaire doivent optimiser le pilotage des risques et des coûts. Autrement, elles ne seront pas en mesure de dégager de meilleures marges. Pour pouvoir minimiser les risques et maîtriser les coûts liés à un projet, elles doivent disposer d’une visibilité accrue sur chacune de ses étapes.
En outre, la gestion des ressources et des charges doit être améliorée. En maîtrisant leurs processus d’approvisionnement et en anticipant leurs achats, les entreprises qui adoptent la gestion à l’affaire seront capables de tenir leurs délais et d’augmenter leur rentabilité.
À qui sont destinés les ERP gestion à l’affaire ?
La gestion à l’affaire est un mode de gestion de projet sur-mesure qui permet de répondre à des demandes complexes. Alors que la gestion à la commande ou la gestion sur stock consiste à produire, parfois en grandes quantités, un article tiré d’un catalogue, la gestion à l’affaire aboutit à un produit fini en phase avec les demandes particulières d’un client.
Leur activité comportant de nombreuses spécificités, les entreprises qui fonctionnent à l’affaire ont tout intérêt à s’équiper d’un ERP dédié pour la gérer au mieux. Les PGI gestion à l’affaire s’adressent notamment aux :
- Sociétés d’équipements spécialisés ;
- Cabinets de conseil ;
- Bureaux d’études ;
- Agences d’architecture ;
- Sociétés d’ingénierie ;
- Entreprises de BTP ;
- Fournisseurs de services sur-mesure.
Comment les ERP améliorent la gestion à l’affaire ?
Les entreprises sont aujourd’hui soumises à toutes sortes de pressions. Leurs concurrents deviennent plus agiles et augmentent leur rentabilité. Par ailleurs, leurs clients affichent des exigences de plus en plus pointues en matière de transparence, de qualité ou encore de réactivité. Il est en outre primordial pour les entreprises de générer des revenus récurrents ainsi que d’accroître régulièrement leur chiffre d’affaires et leurs marges. L’utilisation d’un ERP gestion à l’affaire est l’un des meilleurs moyens de réduire ces pressions.
Grâce à ce type de solution, les entreprises peuvent piloter efficacement l’ensemble des flux qui permettent d’assurer la satisfaction client tout en préservant leurs marges. En effet, le module d’un PGI axé sur la gestion à l’affaire procure une vision à 360° des projets et permet de les suivre en temps réel. Les utilisateurs pourront par conséquent rester précisément au fait de l’avancement d’un projet et gérer de façon structurée chacune de ses étapes.
Dans le détail, grâce à un ERP gestion à l’affaire, une entreprise sera capable de :
- Gérer efficacement la planification des projets ;
- Optimiser l’allocation des ressources et organiser finement la répartition des charges ;
- Anticiper les achats ;
- Gérer les différentes phases d’une affaire et garder un œil sur le temps dépensé pour chacune d’elles ;
- Améliorer la gestion des factures et des règlements ;
- Déterminer la rentabilité des projets dans le temps ;
- Estimer la marge prévisionnelle ;
- Repérer en temps réel les causes des écarts de marge ou de planning et mettre en place des actions correctives au plus vite ;
- Anticiper et limiter les risques ;
- Maîtriser les coûts ;
- Respecter les délais ;
- Garantir un niveau de qualité élevé.
Les avantages d’un module ERP gestion à l’affaire ne s’arrêtent pas là. Cet outil permettra aussi à une entreprise d’organiser au mieux ses données et d’optimiser sa comptabilité.
Quelles sont les fonctionnalités clés de l’ERP gestion à l’affaire ?
Les éditeurs de PGI dotent leur ERP gestion à l’affaire d’un nombre plus ou moins important de fonctionnalités. Parmi celles qui présentent un réel intérêt pour les entreprises, on retrouve notamment :
La planification
Cette fonctionnalité aide les entreprises à optimiser l’organisation des phases de leurs affaires. Elle leur permet également de mieux visualiser les tâches en cours, à venir ou en retard. De plus, elle leur fournit une visibilité accrue sur la charge de travail de leurs collaborateurs. Certains ERP gestion à l’affaire intègrent aussi un système de planification de la facturation. Celui-ci simplifie largement la gestion administrative, car les entreprises peuvent programmer les étapes de facturation sur leurs affaires.
La gestion commerciale
Cette fonctionnalité permet aux entreprises de superviser leurs échanges commerciaux sur toute la ligne, depuis l’établissement du devis jusqu’à la facturation. Parfois, elle est accompagnée d’un système de gestion électronique des documents (GED) grâce auxquels les utilisateurs peuvent accéder à l’historique des flux monétaires et des échanges autour de leurs affaires.
Le suivi financier des affaires
Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises sont en mesure de contrôler en temps réel leurs postes de dépenses. Elles peuvent aussi suivre l’avancement de leurs projets tout en comparant les coûts et les recettes réels et estimés. Il leur est ainsi facile de procéder aux ajustements nécessaires. D’autre part, elles augmenteront la fiabilité de leurs projections dans le temps.
Quel ERP gestion à l’affaire choisir ?
L’ERP gestion à l’affaire fournit des indicateurs sur l’état de santé d’une entreprise, à l’instar de l’évolution de la marge, du chiffre d’affaires prévisionnel par période ou par activité, etc. La structure peut ainsi adapter ses processus de gestion pour améliorer sa rentabilité.
Quel ERP gestion commerciale choisir ?
Il existe aujourd’hui un grand nombre de logiciels ERP pourvus d’un module dédié à la gestion à l’affaire. Les solutions détaillées ci-après font partie des meilleures sur le marché.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 est une suite d’applications professionnelles intelligentes qui est composée entre autres d’ERP et de CRM. Son PGI baptisé Microsoft Dynamics 365 Keysuite comporte un module de gestion à l’affaire. S’appuyant sur Dynamics 365 Business Central, l’ERP Microsoft s’adressant aux PME, cette solution permet aux entreprises de piloter efficacement leurs processus métiers (gestion financière et comptable, gestion commerciale, gestion de la production, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion de projet, etc.).
Microsoft Dynamics 365 Keysuite prend en charge les besoins spécifiques des entreprises de BTP, des bureaux d’études, des sociétés de conseil ou encore des sociétés de services avec des fonctionnalités de gestion à l’affaire telles que :
- La planification des ressources ;
- La gestion des opportunités et des ventes ;
- La facturation en régie, forfaitaire ou à l’avancement du projet ;
- Le suivi du budget ;
- Le pilotage et l’analyse de la rentabilité des affaires en temps réel ;
- La saisie des temps et des notes de frais.
Se déployant rapidement, Microsoft Dynamics 365 Keysuite permet aux PME d’optimiser la gestion de leurs affaires, depuis leur début jusqu’au suivi de leur rentabilité. Leur donnant par ailleurs la possibilité de gérer un plus grand nombre de projets, cet ERP gestion à l’affaire améliore leur productivité.
De leur côté, les grandes entreprises peuvent se tourner vers l’ERP Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Ce logiciel intègre aussi un module de gestion à l’affaire qui propose des fonctionnalités comme :
- La planification des projets ;
- Le devis de projet ;
- Les contrats de projet ;
- La comptabilisation à l’avancement ;
- La saisie des temps ;
- La saisie des notes de frais ;
- La facturation.
Grâce à Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, les entreprises bénéficient d’une vision à 360° de l’ensemble de leurs projets. Elles peuvent aussi suivre leurs budgets et leurs affaires en temps réel. De plus, cet ERP permet aux utilisateurs d’analyser la rentabilité de chacune de leurs affaires. Il les aide en outre à mieux gérer les risques financiers et opérationnels.Microsoft Dynamics 365 est un portefeuille d’applications flexible et évolutif que les entreprises peuvent ajuster à leurs besoins pour soutenir leur croissance. Complètement intégrée avec Microsoft Power Platform, cette solution permet de personnaliser et d’enrichir les fonctionnalités de ses ERP grâce à Power Apps ou encore d’accélérer l’automatisation des processus grâce à Power Automate.
Cegid XRP Flex
Cegid XRP Flex est un logiciel ERP conçu par l’éditeur français Cegid pour les PME. Hébergé dans le cloud, il leur permet de piloter l’intégralité de leur activité en temps réel grâce à divers modules : gestion financière, gestion commerciale, gestion de la relation client, gestion de la production, gestion à l’affaire et gestion des interventions. S’agissant particulièrement de son ERP gestion à l’affaire, il offre des fonctionnalités telles que :
- Le pilotage par projet ;
- La gestion des coûts par affaire ;
- La gestion des heures et des frais ;
- La gestion de planning ;
- Le diagramme de Gantt ;
- Les statistiques et l’analyse de la rentabilité.
Pour les PME, la gestion de leurs activités de service, de leurs équipes et de leurs ressources devient un jeu d’enfant avec ce module. Concrètement, il leur permet de créer un planning clair et précis grâce auquel elles peuvent associer en toute simplicité leurs équipes et leurs ressources à des projets spécifiques. Il leur donne également la possibilité de suivre avec une grande précision l’avancement de leurs affaires ainsi que les ressources mobilisées et les coûts engagés. D’autre part, cet ERP gestion à l’affaire accélère le processus de facturation. Il facilite aussi la gestion des budgets et procure aux entreprises qui l’utilisent un gain de visibilité grâce au traçage des activités de chaque projet. Parmi les nombreux bénéfices apportés par ce PGI gestion à l’affaire, on retrouve en outre l’automatisation des collaborations.
Pour ce qui est des avantages du logiciel Cegid XRP Flex lui-même, ils sont aussi multiples. Tout d’abord, il est pourvu d’une interface intuitive. Sa prise en main est de ce fait facile. Par ailleurs, sa mise en place est rapide. Sa grande flexibilité est un autre atout majeur de Cegid XRP Flex. Il est possible pour les entreprises de personnaliser ses modules pour qu’ils s’adaptent parfaitement à leurs besoins spécifiques. Il ne faut pas non plus oublier que ce PGI peut être utilisé en mobilité. Il convient ainsi tout à fait aux entreprises dont l’activité requiert d’envoyer souvent en déplacement leurs collaborateurs. Doté de nombreuses API, Cegid XRP Flex peut aussi être connecté à une multitude d’autres outils. Enfin, il est important de noter qu’il s’agit d’une solution évolutive.
