Les secrets de l’ERP négoce : outils, bénéfices et notre top 6

Votre entreprise dans le négoce rencontre des problèmes de gestion ? Appuyez-vous sur un logiciel ERP négoce pour les régler.

L’ERP négoce constitue un formidable allié pour les professionnels de la distribution et du commerce. Ce logiciel leur permet entre autres d’améliorer leur réactivité et d’optimiser leur cycle de vente. De quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages d’un tel outil ? Quels sont les meilleurs ERP négoce disponibles sur le marché à l’heure actuelle ? Comment faire son choix ? Vous découvrirez toutes les réponses à ces questions dans cet article.

Table des matières

L’ERP négoce : définition

erp definition

Avant d’aborder la définition d’un ERP négoce, il est utile de revenir sur celle de l’ERP. Signifiant Enterprise Resource Planning, ce sigle fait référence à un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. On parle également de Progiciel de gestion intégré ou encore de PGI.  

La capacité d’un ERP à prendre en charge des processus variés est liée à son architecture modulaire. Cet outil est composé d’un serveur autour duquel s’articulent plusieurs modules. Chacun de ces derniers regroupe des fonctionnalités dédiées à la gestion d’une activité spécifique. 

Un ERP peut ainsi couvrir : la gestion commerciale, la gestion de la relation client, la gestion des stocks, la gestion des achats, la gestion de la production, la gestion comptable et financière etc.

Il existe 2 grandes familles d’ERP : 

  • Les ERP généralistes. Ce sont des logiciels standards qui s’adaptent à tous les métiers ; 
  • Les ERP métier. Ils ont été conçus pour répondre à des problématiques métiers spécifiques. L’ERP négoce en est un.

Qu’est-ce qui différencie l’ERP Négoce des autres ERP ?

L’ERP négoce est une solution de gestion d’entreprise dédiée aux entreprises du secteur du négoce. Regroupant la distribution et le commerce, ce dernier renvoie à l’ensemble des activités se rapportant à l’échange de biens de consommation ou d’équipement. 

Le PGI négoce permet aux entreprises évoluant dans le monde du négoce de répondre à leurs principaux enjeux, à savoir : 

  • Améliorer leur réactivité ; 
  • Optimiser leur cycle de vente ; 
  • Réduire leur time to market (durée entre la conception d’un produit et sa mise sur le marché) ; 
  • Maîtriser leurs canaux de vente ; 
  • Optimiser la gestion de leurs stocks ; 
  • Accroître l’efficacité de la préparation des commandes ; 
  • Maîtriser leurs délais de livraison ; 
  • Maîtriser leurs marges ; 
  • Augmenter la satisfaction client. 

Comme indiqué précédemment, il s’agit d’un ERP métier. Concrètement, un PGI dédié au négoce est capable de répondre aux impératifs et aux besoins spécifiques de ce secteur. Il existe aujourd’hui toute une variété de PGI métier, à l’instar de l’ERP agroalimentaire, l’ERP bâtiment, l’ERP transport ou encore de l’ERP industrie.

Quelles sont les fonctionnalités d’un PGI négoce ?

Les fonctionnalités proposées par un PGI négoce varient d’une solution à une autre. La plupart des PGI spécialement conçus pour les entreprises de distribution et de commerce intègrent néanmoins des fonctionnalités qui couvrent : 

  • La gestion des achats. Il est possible d’automatiser les appels d’offre fournisseurs, les commandes et les achats grâce à un ERP négoce. Cet outil facilite aussi leur planification et leur gestion ; 
  • La gestion des stocks et le Warehouse Management. Un PGI négoce permet de suivre les niveaux de stocks et d’assurer leur disponibilité. Par ailleurs, il optimise la gestion de l’ensemble des opérations au sein des entrepôts de stockage (réception, préparation des commandes, expédition, etc.) ;  
  • La gestion des commandes clients et fournisseurs. Un ERP négoce permet de suivre les commandes clients ainsi que de gérer la livraison et les retours. De plus, il automatise les commandes fournisseurs et les réapprovisionnements ; 
  • La gestion multidevise. Cette fonctionnalité permet de gérer simplement plusieurs devises, les taux de change et les fluctuations monétaires, stimulant ainsi les opportunités à l’international ; 
  • La gestion commerciale. Un ERP négoce permet d’établir des devis ainsi que de gérer des bons de commande et des bons de livraison. Il prend aussi en charge la gestion de la tarification ; 
  • Le suivi des ventes et de la facturation. Un ERP négoce centralise toutes les informations relatives aux clients et aux ventes. D’autre part, il fournit un historique des factures ; 
  • La gestion de la traçabilité des lots et SSCC (Serial Shipping Container Code). Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de suivre les numéros de lots dans les opérations d’expédition, de distribution et de réception ; 
  • Le reporting et le pilotage de performance. Un ERP négoce génère des rapports détaillés grâce auxquels il est possible de surveiller des KPI (indicateurs clés de performance).
gestion des achats
gestion des stocks

Pourquoi vous appuyer sur un PGI Négoce ? Ses avantages

Vous bénéficierez de nombreux avantages en vous équipant d’un ERP négoce.

  1. Améliorez la gestion de vos canaux de vente : Tout d’abord, si comme un grand nombre d’entreprises, vous avez décidé de mettre en place un site e-commerce pour accroître votre présence commerciale, ce logiciel vous sera d’une grande utilité. En effet, il centralise la gestion de vos différents canaux de vente (magasins physiques, site e-commerce, etc.). Il vous sera de ce fait plus facile de les maîtriser.
  2. Optimisez vos stocks et vos approvisionnements : Concrètement, il vous permettra de déterminer le niveau de stock idéal, c’est-à-dire qui n’est pas excessif sans pour autant exposer à un risque de rupture. Ainsi, vous serez en mesure de répondre à la demande des clients et pourrez en même temps minimiser vos coûts de stockage. D’autre part, un ERP négoce déclenche automatiquement le réapprovisionnement dès que le niveau de stock atteint son minimum, ce qui permet d’éviter son total épuisement.
  3. Améliorez la traçabilité de vos produits : Il ne faut pas non plus oublier qu’un progiciel spécialement conçu pour les entreprises de distribution et de commerce améliore la traçabilité des produits grâce à des données fournies en temps réel. Vous aurez par conséquent l’assurance de vous mettre en conformité avec la réglementation en vigueur. Vous pourrez aussi suivre la performance de vos produits, sans compter que vous serez en mesure de déceler rapidement les éventuels problèmes et d’y remédier au plus vite. 
  4. Réduisez vos coûts opérationnels : Ce bénéfice s’explique notamment par l’automatisation des tâches répétitives ainsi que par la rationalisation des différents processus opérationnels.
  1. Respectez les normes GS1 : De plus, ce type de logiciel permet de gérer vos produits aux normes GS1. Ces dernières favorisent la mise en place d’un commerce transparent. Elles optimisent également la rapidité et l’efficacité de la chaîne de distribution et en réduisent le coût.
  2. Simplifiez vos échanges de données : La simplification des échanges de données avec vos clients et vos fournisseurs (EDI ou Electronic Data Interchange) est un autre de ses avantages. En faisant communiquer votre système informatique avec celui de vos différents partenaires commerciaux, cet outil améliorera notablement vos performances. 
  3. Accélérez la gestion des relances clients et des règlements : En automatisant les tâches y afférentes, cet outil permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de diminuer les risques d’erreur.
  4. Augmentez votre satisfaction client : Il permet de la renforcer en répondant à leurs exigences logistiques. Grâce à cette solution, vous serez en mesure de livrer les commandes de vos clients dans les délais impartis et éviterez ainsi d’occasionner leur mécontentement.

De façon générale, un ERP négoce aide à gagner en réactivité commerciale et en compétitivité grâce à l’optimisation de vos stocks, de la gestion de vos canaux de vente, de la gestion des règlements et des relances clients, etc.

Quel ERP négoce choisir ? Notre top 6

Le secteur du négoce englobe une variété d’activités, à l’instar du négoce de gros, du négoce industriel, des coopératives agricoles, etc. Il comporte aussi une multitude de filières comme le bois, l’ameublement, les matériaux de construction, etc. Toutes les entreprises qui y évoluent n’affichent de ce fait pas les mêmes besoins ni les mêmes attentes vis-à-vis d’un PGI. 

Ainsi, il ne suffit pas de vous équiper de n’importe quel PGI négoce pour améliorer les performances de votre entreprise. Il convient avant tout de miser sur un outil fiable et puissant. Afin de bénéficier d’un maximum d’efficacité, il est également crucial d’adopter un logiciel qui comporte les modules et les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de votre structure.

Les solutions disponibles sur le marché des ERP négoce étant nombreuses, il se peut que vous ayez du mal à y voir clair et à déterminer la meilleure option pour votre entreprise. Consulter notre top 6 devrait vous aider à aiguiller votre choix.

1. Sage X3

Sage X3 est une solution ERP éditée par l’entreprise britannique Sage. Ce logiciel est destiné aux PME qui nourrissent des ambitions internationales ainsi qu’aux filiales de grands groupes. Il peut être installé sur site ou hébergé dans le Cloud. Il permet aux entreprises de négoce de gérer l’ensemble de leur activité grâce à des fonctionnalités de : 

  • Gestion financière : Sage X3 couvre la comptabilité financière, permet de surveiller les immobilisations et fournit des rapports financiers directement exploitables. Grâce à cet ERP, les entreprises peuvent contrôler leurs résultats avec précision ; 
  • Gestion de la production : Cet ERP Sage accélère le lancement des produits sur le marché en gérant les processus de production dans leur ensemble. Il prend notamment en charge la planification des nomenclatures, le pilotage d’atelier, le contrôle qualité et la gestion de projets ; 
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Il optimise la supply chain en améliorant la gestion des fournisseurs, la gestion des stocks, la gestion des ventes ou encore le service client.

Pourvu d’une interface intuitive, cet ERP négoce est très simple à prendre en main. Il est également facile à déployer. Par ailleurs, Sage X3 peut être personnalisé par une entreprise en fonction de son activité et des processus qui lui sont propres. En outre, il s’agit d’un PGI multilingue, multi-législation, multidevise et multisite. Ce logiciel s’adapte de ce fait aux spécificités et aux obligations légales de différents pays.

2. Divalto Infinity

Divalto Infinity est un ERP qui a été mis au point par l’éditeur français Divalto pour les PME et les ETI. Il est disponible aussi bien en mode on-premise qu’en mode cloud. C’est un PGI complet qui répond parfaitement aux besoins des entreprises du négoce avec des fonctionnalités couvrant : 

  • La gestion commerciale : Il permet aux entreprises de gérer l’intégralité du cycle de vie de leurs produits et de leurs services grâce à des fonctionnalités telles que la gestion de la base clients, la gestion des pièces commerciales, la gestion des stocks, la gestion des réapprovisionnements, etc. ; 
  • La GPAO : Il permet de concevoir des données techniques, de simuler des ordres de fabrication ainsi que de planifier et de suivre la production en temps réel ; 
  • La gestion à l’affaire. Les utilisateurs de l’ERP Divalto peuvent matérialiser leurs projets au sein de diagrammes, ce qui leur permet d’avoir une visibilité optimale sur leur avancement ; 
  • La gestion comptable et financière : Divalto Infinity automatise la saisie des écritures comptables. Ce PGI permet aussi aux entreprises d’anticiper leur situation bancaire en établissant des prévisions de règlement à partir de leurs opérations d’achat-vente ; 
  • Le WMS (Warehouse Management System) : Il cartographie les entrepôts et améliore leur organisation ;  
  • Le SMQ (système de management de la qualité) : Grâce à lui, les entreprises peuvent évaluer et suivre leurs fournisseurs, les non-conformités ainsi que les actions correctives mises en place.

Avec l’ERP négoce Divalto Infinity, les entreprises de distribution et de commerce ont à portée de main tout ce dont elles ont besoin pour assurer leur gestion au quotidien. Grâce à son SDK (Software Development Kit), ce logiciel est entièrement personnalisable. De surcroît, il est évolutif.

3. Cegid XRP Flex

Cegid XRP Flex est un ERP Cloud proposé par l’éditeur français Cegid aux PME et aux ETI. Ce logiciel s’adresse particulièrement aux entreprises dans le secteur de l’industrie, dans le négoce et dans le tertiaire. Il inclut des fonctionnalités relatives à : 

  • La gestion financière : Cegid XRP Flex permet d’intégrer sans difficulté tous les flux comptables et de suivre précisément les budgets, la facturation, les règlements ainsi que les taxes. Il automatise aussi le reporting et actualise en permanence les tableaux de bord ; 
  • La gestion commerciale. Grâce à cet ERP négoce, les distributeurs et les commerçants peuvent suivre leurs activités marketing et commerciales en temps réel. Cet outil automatise aussi leurs principaux processus (gestion des fournisseurs, gestion des achats, gestion des stocks et des réapprovisionnements, gestion des devis et des commandes, gestion des livraisons, gestion du service client) ; 
  • La gestion d’affaires : Cet ERP Cegid fournit un planning clair et précis des projets et aide à suivre l’avancement des affaires ainsi que des ressources mobilisées et des coûts engagés. Par ailleurs, ce PGI accélère la facturation et automatise les collaborations ; 
  • La gestion de la relation client : Il facilite le suivi des opportunités d’affaires et optimise le parcours client. Cette solution automatise aussi le processus de vente dans son intégralité. De même, elle automatise la gestion des demandes adressées au service client ; 
  • La gestion de production : Il permet de planifier et d’ajuster la production, d’anticiper les délais ainsi que de suivre précisément les stocks et les coûts ; 
  • La gestion des interventions : Il donne aux entreprises la possibilité d’organiser, de planifier et de suivre en temps réel les interventions de leurs équipes en faisant remonter directement les informations de ces dernières à leur système d’information.

Sa rapidité de déploiement est un avantage majeur de Cegid XRP Flex. Sa grande flexibilité et sa capacité de personnalisation élevée figurent également parmi ses atouts. Doté en outre de nombreuses API, cet ERP peut fédérer une pléthore d’applications métiers.

4. Exact pour Commerce et Négoce

Exact pour Commerce et Négoce est un outil de gestion 100 % cloud dédié aux TPE et aux PME. Il a été développé par l’éditeur américain Exact. Ce logiciel interconnecte l’ensemble des fonctions de l’activité des entreprises de distribution et de commerce. Il automatise aussi leurs différents processus, pour ne citer que la gestion commerciale, la gestion de la relation client, la gestion des commandes, la gestion des stocks, la comptabilité et la facturation. 

Exact pour Commerce et Négoce embarque des fonctionnalités avancées telles que : 

  • Les KPI et les tableaux de bord actualisés en temps réel. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs une vue d’ensemble sur leur activité. Elle leur permet aussi de définir et de personnaliser les KPI de leur choix ; 
  • La connexion de la boutique en ligne. Les entreprises ont la possibilité d’intégrer leur site e-commerce avec d’autres applications comme Prestashop, Mailchimp, etc. ; 
  • Le suivi des stocks. Cette fonctionnalité permet de définir des niveaux de stocks et d’alertes ainsi que des points de commande. Elle rend aussi possible l’envoi d’un produit directement du fabricant au client final.

Ce  PGI négoce a l’avantage d’être multi-support. Il est possible de s’y connecter à tout moment à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone). Il est également reconnu pour son ergonomie. En outre, cette solution se démarque par ses tarifs compétitifs.

5. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP à destination des PME, développé par le groupe américain Microsoft. Il s’agit d’une solution de gestion d’entreprise complète qui peut être déployée aussi bien sur site que dans le Cloud. Microsoft Business Central comporte un large éventail de fonctionnalités regroupées dans des modules de :

  • Gestion financière : Business Central génère des états financiers et permet de gérer les coûts, les immobilisations, les comptes bancaires, etc. ; 
  • Gestion des ventes : Il connecte les ventes et la comptabilité à la gestion de la relation client, permettant ainsi de raccourcir le délai entre l’établissement d’un devis et l’encaissement ; 
  • Gestion des achats : Microsoft Business Central facilite la gestion des achats en enregistrant et en restituant les données qui y sont liées (fournisseurs, listes de prix, catalogues de produits, dettes, etc.) ; 
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Il permet de prévoir les réapprovisionnements grâce à son intelligence intégrée, aux prévisions de ventes et aux anticipations de rupture de stock. Ce logiciel crée aussi automatiquement les commandes fournisseurs ; 
  • Gestion d’entrepôts : Il connecte l’inventaire avec les activités d’entrepôts internes, permettant ainsi d’optimiser l’utilisation de l’espace de stockage ; 
  • Gestion de projets : Business Central permet de planifier les projets, de gérer les ressources et les budgets ainsi que de suivre l’avancement des tâches ;
  • Gestion de production : Il rationalise et gère l’intégralité du processus de production (planification, ordonnancement, inventaire, etc.) ; 
  • Gestion des services : Il permet d’assurer un suivi efficace de chaque communication avec les clients.

Ses différentes fonctionnalités font de Microsoft Business Central un excellent ERP négoce. Ce logiciel est fortement personnalisable. Aussi évolutif, il est capable d’accompagner la croissance des entreprises qui l’adoptent. En outre, il s’intègre parfaitement avec l’écosystème Microsoft, mais aussi avec d’autres outils.

6. Silog ERP

Silog ERP est un PGI qui appartient au groupe Forterro France. Ce logiciel s’adresse aux PME du secteur de l’industrie et de celui du négoce. Il couvre toutes leurs fonctions clés (gestion des ventes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion de la production, maintenance, etc.) grâce à plus de 40 modules. Cet ERP négoce se caractérise par sa richesse fonctionnelle. On retrouve notamment parmi ses principales fonctionnalités : 

  • La planification : Silog ERP permet de planifier les ressources, optimise le pilotage d’atelier et automatise le suivi de production ; 
  • La GPAO (gestion de la production assistée par ordinateur). Cette fonctionnalité prend entre autres en charge la conception, l’ordonnancement, le contrôle des activités de production et la traçabilité ; 
  • La gestion financière : Il permet d’effectuer la comptabilité générale ainsi que la comptabilité analytique. Ce logiciel génère aussi des tableaux de bord et des rapports financiers qui facilitent la prise de décision.

Il faut aussi savoir que Silog ERP intègre des outils de reporting et des fonctionnalités EDI qui simplifient la communication des PME avec leur environnement informatique et les aident à piloter leur activité de façon stratégique. Par ailleurs, ce PGI est réputé pour sa forte capacité de personnalisation, tant pour l’interface que pour sa couverture fonctionnelle. Il est donc parfaitement en mesure de s’adapter en permanence aux évolutions des besoins d’une entreprise.

Comment choisir votre ERP Négoce ?

Choisir ERP metier ou generaliste

Il est nécessaire que vous preniez en compte plusieurs critères pour ne pas vous tromper dans le choix de votre ERP négoce. Choisissez un logiciel qui correspond aux besoins fonctionnels de ses futurs utilisateurs. De cette manière, il optimisera réellement leur efficacité, augmentera leur productivité et améliorera la performance globale au sein de votre entreprise. Vous ne devez donc pas hésiter à consulter vos collaborateurs pour déterminer leurs besoins. 

Optez pour un PGI dont le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession) rentre dans votre budget. Il faut savoir que pour vous équiper d’un tel logiciel, vous devez compter non seulement le coût d’acquisition, mais aussi les dépenses liées à la mise en place, à la formation et à la maintenance. 

Tournez-vous vers un ERP négoce qui est adapté à la taille de votre entreprise. Cela vous évitera de vous retrouver avec un PGI qui comporte des fonctionnalités superflues ou, au contraire, qui n’en propose pas assez. Misez également sur un outil évolutif pour qu’il puisse suivre votre croissance. 

Privilégiez un ERP négoce ergonomique et personnalisable. Vos collaborateurs seront ainsi capables de prendre rapidement en main la solution tandis que vous pourrez la moduler pour qu’elle corresponde parfaitement à vos workflows spécifiques. 

Pour plus de flexibilité, équipez-vous d’un PGI qui est mobile et disponible en mode SaaS. D’une part, vos équipes pourront accéder à l’outil où qu’elles se trouvent avec n’importe quel appareil. D’autre part, vous ne serez pas contraint de prévoir un lourd investissement de départ. 

Enfin, jetez votre dévolu sur un ERP négoce qui s’intègrera facilement avec votre Système d’Information. Cela vous permettra de vous assurer qu’il fonctionnera correctement avec les outils déjà en place.

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