Cahier des charges ERP

Tous nos conseils pour réussir votre cahier des charges ERP

Contenu et objectif du cahier des charges
Conseils pour la rédaction de votre cahier des charges ERP
Modèle de cahier des charges
cahier des charges erp

Le cahier des charges ERP, c’est quoi ?

Votre cahier des charges ERP est la base de votre projet pour déployer un progiciel de gestion intégré (PGI). Ce document contractuel va recenser l’ensemble des attentes et le niveau d’exigence attendus pour votre futur ERP.

Votre cahier des charges ERP devra répondre aux questions suivantes : 

  • Quelles sont les raisons qui ont déclenché ce projet ? 
  • Quels sont les bénéfices attendus suite au déploiement de votre ERP ? 
  • Quelles sont les parties prenantes au projet ERP ?

L’enjeu du cahier des charges ERP est de faire le lien entre les besoins métiers et les possibilités fonctionnelles offertes par le logiciel ERP retenu. Il déterminera la couverture fonctionnelle attendue.

Le cahier des charges ERP a aussi pour but de servir de référentiel en présentant votre entreprise, vos processus métiers et vos contraintes liées à votre activité.

Cahier des charges erp focus

Comment faire un cahier des charges ERP ?

Vous l’aurez compris, le cahier des charges ERP est indispensable pour mener à bien votre projet. Faire l’impasse sur ce document serait très risqué. Mais, concrètement comment rédiger un cahier des charges ERP ? 

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

La rédaction du cahier des charges ERP demande de l’expertise à la fois sur vos processus d’entreprise, sur vos systèmes d’informations et sur vos métiers. Il faut pouvoir analyser l’existant et se projeter dans une nouvelle organisation qui sera possible avec la mise en place de votre futur ERP. Il est indispensable de définir un maître d’ouvrage du projet. Il sera le garant et le représentant du besoin de votre entreprise. Deux cas de figure se présentent généralement. Une personne en interne joue ce rôle, ou bien un cabinet de conseil est mandaté pour accompagner l’entreprise. Cela dépendra bien entendu de vos ressources, de vos compétences en interne et de vos délais. L’intégrateur ERP joue généralement le rôle de maître d’œuvre. Il intervient donc après la réalisation du cahier des charges ERP.
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Quel contenu dans le cahier des charges ERP ?

Document structurant et feuille de route pour votre ERP, on retrouve généralement 5 étapes clés dans un cahier des charges :

1. La présentation de votre entreprise
Il est indispensable de présenter votre entreprise, votre secteur d’activité afin que l’intégrateur puisse comprendre vos enjeux et problématiques. Pensez bien évidemment à préciser votre périmètre géographique, structurel mais aussi des idées de volumes de clients, de commandes, de facturation. L’intégrateur devra comprendre clairement les besoins de l’entreprise.

2. La présentation des processus, fonctionnalités clés
Analysez scrupuleusement vos processus opérationnels existants. Priorisez-les. Décrivez et schématisez les flux existants. Quels sont les points bloquants aujourd’hui ? Qu’attendez-vous de plus avec votre future solution de gestion ? Supply chain, gestion commerciale, gestion des stocks, gestion comptable, gestion de production, … Passez tout en revue ! Déterminez les must-have et les nice-have. Il est indispensable de prendre en compte vos besoins métiers et les spécificités de votre activité, pour déterminer par la suite les modules de gestion nécessaires.

3. Les contraintes de votre activité
Bien entendu, l’implémentation d’un ERP pose des questions : sécurité des données, connexion avec vos systèmes d’information et logiciels de gestion existants (type CRM), gestion des droits d’accès, stockage des données, migration des bases données, … Mettez toutes vos contraintes pour que votre solution ERP corresponde pleinement à vos besoins et que les développements spécifiques soient identifiés.

4. L’organisation du projet
Votre cahier des charges ERP doit comprendre la dimension organisationnelle : délai, budget, interlocuteurs et parties prenantes de votre entreprise. Quel est le planning souhaité ? Quelles sont les modalités de choix de votre ERP et de votre intégrateur ? Quelles sont les échéances clés de votre projet ERP ?
Conseils cahier des charges erp

Nos conseils pour rédiger votre cahier des charges ERP

Voici 10 conseils clés pour vous assurer que votre cahier des charges sera bien rempli : 

  1. Décrivez de la façon la plus précise possible votre organisation et vos spécificités.
  2. Pensez à rappeler quel a été le déclencheur du projet et vos objectifs. 
  3. Détaillez les points bloquants dans vos processus de gestion actuels et les contraintes que vous rencontrez. 
  4. Inutile de faire une liste trop détaillée des fonctionnalités basiques et standards à toutes les entreprises, concentrez-vous sur vos processus métiers. 
  5. N’hésitez pas à fournir des cas concrets et des exemples.
  6. Explicitez clairement le périmètre et les interactions existantes dans votre système d’information actuel. 
  7. Identifiez et impliquez l’ensemble des parties prenantes pour un projet et une conduite du changement réussis. 
  8. Pensez une solution ERP évolutive et long terme en fonction des besoins et de la croissance de votre entreprise. 
  9. Demandez aux intégrateurs ERP des inputs en laissant quelques questions ouvertes.
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Foire aux questions

La mise en place d’un ERP dans une entreprise est un projet structurant présentant des investissements conséquents. Afin de garantir le ROI de votre projet ERP, il est indispensable d’éviter les écueils classiques lors d’un déploiement d’un ERP : 

  • Une mauvaise identification d’interlocuteurs clés, 
  • Des demandes floues et peu précises, 
  • Une mauvaise compréhension du besoin qui engendre de nouvelles phases de conception,
  • Un périmètre mal défini, 
  • Des résultats projets éloignés des besoins de la maîtrise d’ouvrage.

C’est là le rôle du cahier des charges ERP. Facteur clé de succès, il permet de recenser les besoins et services concernés, ainsi que les objectifs clés. Il sera la ligne directrice de votre projet ERP à chaque étape : choix de l’ERP, évaluation des propositions des intégrateurs ERP, développements techniques nécessaires, paramétrage, budget ERP, …

Sans ce document, il ne sera pas possible d’évaluer clairement les réponses des intégrateurs ERP, ni de comparer objectivement les différents progiciels de gestion intégrés.

Certes, la rédaction de ce document prend du temps, mais c’est avant tout une condition de succès à la gestion de votre projet ERP.

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