Rédiger un cahier des charges ERP : étapes clés et conseils

Tous nos conseils pour réussir votre cahier des charges ERP

Contenu et objectif du cahier des charges
Conseils pour la rédaction de votre cahier des charges ERP
Modèle de cahier des charges
cahier des charges erp

Le cahier des charges ERP, c’est quoi ?

Par définition, un cahier des charges ERP (ou CDC) est la base de votre projet pour déployer un progiciel de gestion intégré (PGI). Ce document contractuel va recenser l’ensemble éléments : les attentes et le niveau d’exigence attendus pour votre futur PGI.

Ce document devra répondre aux questions suivantes : 

  • Quelles sont les raisons qui ont déclenché ce projet ? 
  • Quels sont les bénéfices attendus suite au déploiement de votre projet ERP ? 
  • Quelles sont les parties prenantes / collaborateurs / prestataires au projet

L’enjeu du cahier des charges ERP est de faire le lien entre les besoins métiers et les possibilités fonctionnelles offertes par le logiciel ERP dont vous aurez fait le choix. Il déterminera la couverture fonctionnelle attendue des futurs utilisateurs.

Ce document a aussi pour but de servir de référentiel en présentant votre entreprise, vos processus métiers et vos contraintes liées à vos services ainsi que votre activité.

Pourquoi la rédaction d’un cahier des charges ERP est cruciale ?

L’écriture d’un cahier des charges pour un projet de solutions de planification des ressources est cruciale pour plusieurs raisons fondamentales qui assurent le succès et l’efficacité de l’implémentation. Voici les principaux motifs qui soulignent l’effet de son importance :

  1. Clarifier les besoins
  2. Choisir le bon fournisseur
  3. Structurer le projet
  4. Faciliter la communication
  5. Maîtriser les coûts
  6. Garantir la qualité
  7. Simplifier la formation
Cahier des charges erp focus

Conseils de rédaction et bonnes pratiques autour du cahier des charges ERP

Découvrez dans cette partie tous nos conseils afin de réussir la constitution de votre cahier des charges ERP (ou CDC) :

 

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

La constitution du cahier des charges ERP demande de l’expertise à la fois sur différents éléments : vos process, sur vos systèmes d’informations et sur vos métiers. Il faut pouvoir analyser l’existant et se projeter dans une nouvelle organisation qui sera possible avec la mise en place de votre futur logiciel. Il est indispensable de définir un maître d’ouvrage du projet. Il sera le garant et le représentant du besoin de votre société. Deux cas de figure se présentent généralement. Une personne en interne joue ce rôle, ou bien un cabinet de conseil est mandaté pour accompagner la société.
cahier des charges erp responsable
contenu cahier des charges erp

Quel contenu dans le cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges est d’un document structurant et feuille de route pour votre logiciel, on y retrouve généralement 4 étapes dans un cahier des charges :

Etape 1 : La présentation de votre entreprise

Il est indispensable de présenter votre structure, ses services, ses flux, votre secteur d’activité afin que le prestataire puisse comprendre vos enjeux et problématiques. Pensez bien évidemment à préciser votre périmètre géographique, structurel mais aussi des idées de volumes de clients, de commandes, de facturation. L’intégrateur ERP devra comprendre clairement les besoins de la société.

Etape 2 : La présentation des process, module et fonctionnalités clés

Analysez scrupuleusement vos processus de travail opérationnels existants. A cet effet, priorisez-les. Décrivez et schématisez les flux existants. Quels sont les points bloquants aujourd’hui ? Qu’attendez-vous de plus avec votre future solution ? Déterminez les must-have et les nice-have. Il est indispensable de prendre en compte vos besoins métiers et les spécificités de votre activité, pour déterminer par la suite les modules ERP nécessaires et les développements spécifiques.

Etape 3 : Les contraintes de votre activité

Bien entendu, l’implémentation / la mise en œuvre d’un outil pose des questions  auquel il faut répondre dans le cahier des charges : sécurité des données, connexion avec vos systèmes d’information et logiciels existants (type CRM), management des droits d’accès, stockage des données, migration des bases données, types de prestataire requis … Mettez toutes vos contraintes pour que votre solution corresponde pleinement à vos besoins et que les développements soient identifiés.

Phase 4 : la planification du projet

Votre cahier des charges ERP  doit comprendre la dimension organisationnelle : délai, budget, interlocuteurs et prestataires de votre structure. Quel est le planning souhaité ? Quelles sont les modalités de choix de votre logiciel ERP et de votre intégrateur ? Quelles sont les échéances de votre projet ERP?

Les stratégies pour une hiérarchisation efficace des besoins dans la rédaction d'un cahier des charges ERP

Votre cahier des charges ERP  doit comprendre la dimension organisationnelle : délai, budget, interlocuteurs et prestataires de votre structure. Quel est le planning souhaité ? Quelles sont les modalités de choix de votre logiciel ERP et de votre intégrateur ? Quelles sont les échéances de votre projet ?
1. Identification claire des objectifs d’affaires

Dans le Cahier des Charges (ou CDC), définissez les buts stratégiques de la structure et alignez les besoins sur ces buts. Cela aide à distinguer les fonctionnalités indispensables de celles qui sont simplement désirables.

2. Classification selon l’urgence et l’impact

Classez les besoins en catégories telles que « critique », « important », et « souhaitable » en évaluant leur urgence et leur impact sur les buts d’affaires. Cette méthode facilite la prise de décision en ce qui concerne les priorités.

3. Consultation des parties prenantes

Impliquez toutes les parties prenantes (direction, utilisateurs finaux, IT, etc.) pour obtenir un consensus sur la hiérarchisation des besoins. Cela garantit que le cahier des charges reflète une vision globale et équilibrée.

4. Analyse coût-bénéfice

Évaluez les besoins en termes de coût-bénéfice, privilégiant ceux qui offrent le meilleur retour sur investissement. Cette approche économique aide à prioriser les fonctionnalités qui apporteront la plus grande valeur ajoutée.

5. Flexibilité et évolutivité

Prenez en compte la flexibilité et l’évolutivité des solutions ERP dans l’évaluation des besoins. Priorisez les fonctionnalités qui permettent au logiciel ERP de s’adapter aux changements futurs et à la croissance de l’entreprise.

6. Application de la méthode MoSCoW

Utilisez la méthode MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Would like to have) pour classer les besoins. Cette technique aide à clarifier les priorités en distinguant les exigences non négociables des améliorations optionnelles.
stratégie ERP cahier des charges
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Nos conseils pour favoriser l'adhésion interne au projet ERP

  L’adhésion interne à un projet est cruciale pour son succès. Voici des conseils pratiques pour encourager l’engagement et l’acceptation du projet au sein de votre organisation :

– Communication transparente et continue : Expliquez les bénéfices et maintenez une communication ouverte. – Impliquer les utilisateurs : Participez à la sélection et à la planification du projet. – Formation et support : Proposez des formations adaptées et assurez un support technique réactif. – Engagement de la direction : Montrez l’engagement de la direction et mettez en œuvre un système de reconnaissance. – Gestion du changement : Élaborez une stratégie de management du changement et adressez les résistances.    
productivite erp

Comment se préparer avant de rédiger son cahier des charges ?

La phase de préparation est cruciale pour la réussite de la réalisation d’un cahier des charges ERP (ou CDC). Elle implique une série d’étapes préliminaires essentielles à la compréhension complète des besoins et à l’alignement des attentes de toutes les parties prenantes. Voici les étapes de cette phase de préparation :

L’audit de l’existant : une étape incontournable

Avant de commencer la réalisation du cahier des charges, un audit de l’existant s’impose. Cette étape permet d’évaluer les systèmes, les processus et les technologies actuellement en place au sein de l’organisation. L’objectif est de comprendre les forces et les faiblesses de l’environnement actuel, d’identifier les éventuels goulets d’étranglement et de déterminer les besoins d’amélioration.

Identification et implication des parties prenantes 

L’identification et l’implication des parties prenantes sont cruciales dès le début du projet. Cela inclut les dirigeants d’entreprise, les chefs de département, les utilisateurs finaux, et parfois les clients ou les fournisseurs. Leur participation active permet de recueillir une variété de perspectives et d’assurer que le cahier des charges reflète une compréhension globale des besoins de l’entreprise.

Collecte et analyse des besoins fonctionnels et techniques

La collecte et l’analyse des besoins fonctionnels et techniques constituent le cœur de la préparation. Cette étape implique de déterminer précisément quelles fonctionnalités le système ERP doit offrir pour répondre aux objectifs métier de l’entreprise, ainsi que les spécifications techniques nécessaires à son intégration et son fonctionnement optimal.

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