Tous nos conseils pour réussir votre cahier des charges ERP
Par définition, un cahier des charges ERP (ou CDC) est la base de votre projet pour déployer un progiciel de gestion intégré (PGI). Ce document contractuel va recenser l’ensemble éléments : les attentes et le niveau d’exigence attendus pour votre futur PGI.
Ce document devra répondre aux questions suivantes :
L’enjeu du cahier des charges ERP est de faire le lien entre les besoins métiers et les possibilités fonctionnelles offertes par le logiciel ERP dont vous aurez fait le choix. Il déterminera la couverture fonctionnelle attendue des futurs utilisateurs.
Ce document a aussi pour but de servir de référentiel en présentant votre entreprise, vos processus métiers et vos contraintes liées à vos services ainsi que votre activité.
L’écriture d’un cahier des charges pour un projet de solutions de planification des ressources est cruciale pour plusieurs raisons fondamentales qui assurent le succès et l’efficacité de l’implémentation. Voici les principaux motifs qui soulignent l’effet de son importance :
Découvrez dans cette partie tous nos conseils afin de réussir la constitution de votre cahier des charges ERP (ou CDC) :
La phase de préparation est cruciale pour la réussite de la réalisation d’un cahier des charges ERP (ou CDC). Elle implique une série d’étapes préliminaires essentielles à la compréhension complète des besoins et à l’alignement des attentes de toutes les parties prenantes. Voici les étapes de cette phase de préparation :
Avant de commencer la réalisation du cahier des charges, un audit de l’existant s’impose. Cette étape permet d’évaluer les systèmes, les processus et les technologies actuellement en place au sein de l’organisation. L’objectif est de comprendre les forces et les faiblesses de l’environnement actuel, d’identifier les éventuels goulets d’étranglement et de déterminer les besoins d’amélioration.
L’identification et l’implication des parties prenantes sont cruciales dès le début du projet. Cela inclut les dirigeants d’entreprise, les chefs de département, les utilisateurs finaux, et parfois les clients ou les fournisseurs. Leur participation active permet de recueillir une variété de perspectives et d’assurer que le cahier des charges reflète une compréhension globale des besoins de l’entreprise.
La collecte et l’analyse des besoins fonctionnels et techniques constituent le cœur de la préparation. Cette étape implique de déterminer précisément quelles fonctionnalités le système ERP doit offrir pour répondre aux objectifs métier de l’entreprise, ainsi que les spécifications techniques nécessaires à son intégration et son fonctionnement optimal.
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<p>Lors de la création d’un cahier des charges pour un système PGI, plusieurs pièges courants doivent être évités pour assurer l’adéquation de la solution choisie avec les besoins de l’organisation. Voici une liste des erreurs fréquemment commises :</p> <ol> <li>Définition imprécise des exigences</li> <li>Négligence des nécessités de personnalisation et d’intégration</li> <li>Exclusion des utilisateurs finaux</li> <li>Absence de perspective à long terme</li> <li>Omission des considérations de sécurité et de conformité</li> <li>Sous-estimation du budget et des échéances</li> <li>Manque de critères pour l’évaluation des fournisseur</li> </ol>
<p>La durée idéale pour la création d’un cahier des charges dépend de plusieurs facteurs, tels que la complexité de l’entreprise, le nombre de processus à couvrir, l’implication des parties prenantes, et la disponibilité des ressources pour le projet. En général, cette phase peut varier de quelques semaines à plusieurs mois.</p>
<p>Il est tout à fait possible de modifier le cahier des charges d’un projet après son démarrage, bien que cette démarche nécessite une gestion rigoureuse pour limiter les répercussions sur le budget, le calendrier et la portée du projet. Les raisons justifiant de telles modifications peuvent inclure des découvertes réalisées au cours du projet, des changements dans les besoins métier, ou des ajustements stratégiques.</p>
<p>La gestion efficace et le suivi du cahier des charges ERP après sa réalisation sont essentiels pour le succès du projet. Voici les points clés à considérer :</p> <ul> <li>Mise à jour régulière</li> <li>Suivi des modifications et versionnage</li> <li>Communication avec les fournisseur</li> </ul>
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