Comment élaborer un cahier des charges ERP optimal ?

Tous nos conseils pour réussir votre cahier des charges ERP

Contenu et objectif du cahier des charges
Conseils pour la rédaction de votre cahier des charges ERP
Modèle de cahier des charges
cahier des charges erp

Le cahier des charges ERP, c’est quoi ?

Votre cahier des charges ERP est la base de votre projet pour déployer un progiciel de gestion intégré (PGI). Ce document contractuel va recenser l’ensemble des attentes et le niveau d’exigence attendus pour votre futur PGI.

Ce document devra répondre aux questions suivantes : 

  • Quelles sont les raisons qui ont déclenché ce projet ? 
  • Quels sont les bénéfices attendus suite au déploiement de votre ERP ? 
  • Quelles sont les parties prenantes au projet ERP ?

L’enjeu du cahier des charges ERP est de faire le lien entre les besoins métiers et les possibilités fonctionnelles offertes par le logiciel ERP retenu. Il déterminera la couverture fonctionnelle attendue des futurs utilisateurs.

Ce document a aussi pour but de servir de référentiel en présentant votre entreprise, vos processus métiers et vos contraintes liées à votre activité.

Cahier des charges erp focus

Comment faire un cahier des charges ERP ?

Vous l’aurez compris, ce document est indispensable pour mener à bien votre projet. Faire l’impasse sur ce document serait très risqué. Mais, concrètement comment élaborer un cahier des charges ERP ? 

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

La rédaction du cahier des charges ERP demande de l’expertise à la fois sur vos process d’entreprise, sur vos systèmes d’informations et sur vos métiers. Il faut pouvoir analyser l’existant et se projeter dans une nouvelle organisation qui sera possible avec la mise en place de votre futur logiciel ERP.

Il est indispensable de définir un maître d’ouvrage du projet. Il sera le garant et le représentant du besoin de votre entreprise. Deux cas de figure se présentent généralement. Une personne en interne joue ce rôle, ou bien un cabinet de conseil est mandaté pour accompagner l’entreprise.

Cela dépendra bien entendu de vos ressources, de vos compétences en interne et de vos délais. L’intégrateur ERP joue généralement le rôle de maître d’œuvre. Il intervient donc après la réalisation du cahier des charges ERP.
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Quel contenu dans le cahier des charges ERP ?

Document structurant et feuille de route pour votre logiciel ERP, on retrouve généralement 4 étapes clés dans un cahier des charges :

Etape 1 : La présentation de votre entreprise

Il est indispensable de présenter votre entreprise, votre secteur d’activité afin que le prestataire puisse comprendre vos enjeux et problématiques. Pensez bien évidemment à préciser votre périmètre géographique, structurel mais aussi des idées de volumes de clients, de commandes, de facturation. L’intégrateur devra comprendre clairement les besoins de l’entreprise.

Etape 2 : La présentation des process, fonctionnalités clés

Analysez scrupuleusement vos processus opérationnels existants. Priorisez-les. Décrivez et schématisez les flux existants. Quels sont les points bloquants aujourd’hui ? Qu’attendez-vous de plus avec votre future solution de gestion ? Supply chain, gestion commerciale, gestion des stocks, gestion comptable, gestion de production, … Passez tout en revue ! Déterminez les must-have et les nice-have. Il est indispensable de prendre en compte vos besoins métiers et les spécificités de votre activité, pour déterminer par la suite les modules ERP nécessaires et les développements spécifiques.

Etape 3 : Les contraintes de votre activité

Bien entendu, l’implémentation d’un outil ERP pose des questions : sécurité des données, connexion avec vos systèmes d’information et logiciels de gestion existants (type CRM), gestion des droits d’accès, stockage des données, migration des bases données, … Mettez toutes vos contraintes pour que votre solution ERP corresponde pleinement à vos besoins et que les développements soient identifiés.

Etape 4 : L’organisation du projet

Votre cahier des charges ERP doit comprendre la dimension organisationnelle : délai, budget, interlocuteurs et parties prenantes de votre entreprise. Quel est le planning souhaité ? Quelles sont les modalités de choix de votre ERP et de votre intégrateur ? Quelles sont les échéances clés de votre projet ERP ?
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Quels sont les risques de ne pas rédiger un cachier des charges pour un projet ERP ?

Ne pas rédiger un cahier des charges ERP comporte plusieurs risques pour votre entreprise :

  1. Mauvaise compréhension des besoins : Sans un cahier des charges clair, les fournisseurs ERP peuvent avoir du mal à comprendre précisément ce que votre entreprise recherche. Cela peut entraîner une proposition de solution inadéquate qui ne répond pas à vos besoins réels.
  2. Solutions inadaptées : En l’absence d’un cahier des charges détaillé, les fournisseurs peuvent proposer des fonctionnalités et des modules qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques de votre entreprise. Cela peut entraîner une implémentation inefficace et des processus métier mal adaptés.
  3. Coûts supplémentaires : Sans un cahier des charges précis, les fournisseurs ERP peuvent sous-estimer les efforts nécessaires pour répondre à vos besoins. Cela peut entraîner des dépenses supplémentaires imprévues liées aux modifications, aux ajustements et aux développements personnalisés.
  4. Retards dans le projet : L’absence de spécifications claires peut entraîner des délais dans la mise en place de l’ERP. Les fournisseurs peuvent avoir du mal à comprendre vos attentes, ce qui peut ralentir le processus de sélection, de personnalisation et de déploiement de la solution.
  5. Insatisfaction des utilisateurs : Sans un cahier des charges détaillé, il est possible que les fonctionnalités essentielles pour les utilisateurs ne soient pas prises en compte. Cela peut entraîner une utilisation difficile de l’ERP, une résistance au changement et une insatisfaction générale des utilisateurs finaux.
  6. Difficultés de communication : Un cahier des charges ERP joue un rôle essentiel dans la communication entre votre entreprise et les fournisseurs. Sans un document de référence clair, il peut y avoir des malentendus et des lacunes de communication, ce qui peut entraîner des erreurs et des problèmes tout au long du projet.
  7. Risques de litige contractuel : En l’absence d’un cahier des charges précis, les contrats et les accords avec les fournisseurs peuvent être vagues et sujets à interprétation. Cela peut augmenter les risques de litige contractuel en cas de différences d’attentes ou de performances insatisfaisantes de la part du fournisseur.
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Foire aux questions

Le cahier des charges joue un rôle crucial dans le cadre d’un projet ERP. Voici quelques-uns des principaux enjeux liés à son utilisation :

  1. Clarification des besoins : Le cahier des charges permet de clarifier et de définir précisément les besoins de l’entreprise en matière de système ERP. Il identifie les fonctionnalités requises, les contraintes spécifiques et les objectifs à atteindre. Cela aide à éviter les malentendus et les interprétations erronées des exigences.
  2. Communication avec les fournisseurs : Le cahier des charges est utilisé pour communiquer clairement vos attentes aux fournisseurs ERP potentiels. Il leur fournit une compréhension détaillée des spécifications et des fonctionnalités attendues. Cela facilite la sélection du fournisseur le plus approprié pour répondre aux besoins de votre entreprise.
  3. Évaluation des propositions : Le cahier des charges permet d’évaluer les propositions des fournisseurs ERP de manière objective et équitable. Il fournit un cadre de référence pour comparer les offres et évaluer leur adéquation avec les exigences définies. Cela facilite le processus de prise de décision et permet de sélectionner la solution la plus adaptée.
  4. Contrôle des coûts et des délais : Le cahier des charges aide à contrôler les coûts et les délais du projet ERP. Il permet d’établir une base claire pour les négociations contractuelles et de définir les attentes en matière de calendrier et de budget. Cela aide à prévenir les dépassements budgétaires et les retards dans la mise en œuvre.
  5. Alignement avec les objectifs métier : Le cahier des charges permet de s’assurer que le projet ERP est aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il aide à définir les processus métier qui soutiendront la croissance et l’efficacité de l’organisation. Cela permet d’optimiser l’utilisation de l’ERP pour atteindre les résultats escomptés.
  6. Base pour la gestion de projet : Le cahier des charges sert de référence pour la gestion du projet ERP. Il fournit un cadre pour la planification, l’exécution et le suivi du projet. Il définit les livrables attendus, les jalons, les responsabilités et les échéances. Cela facilite la gestion et le contrôle de l’avancement du projet.

En résumé, ce document est essentiel pour établir une compréhension commune, définir les besoins de l’entreprise et guider l’ensemble du processus d’implémentation du projet ERP. Il favorise une communication claire, une évaluation objective, un contrôle des coûts et des délais, et une réalisation efficace des objectifs métier.

Voici 10 conseils pour réaliser un cahier des charges pour votre futur logiciel ERP :

  1.  : Fournissez des informations précises et détaillées dans chaque section du cahier des charges. Cela facilitera la compréhension des prestataires et réduira les risques d’interprétation incorrecte des besoinss.
  2. Prioriser les fonctionnalités : Classez les par ordre de priorité. Cela aidera les fournisseurs à se concentrer sur les éléments les plus importants pour votre entreprise et à proposer les éditeurs ERP adaptés.
  3. Inclure des scénarios d’utilisation : Décrivez des scénarios d’utilisation spécifiques pour illustrer comment le logiciel ERP devrait fonctionner dans des situations réelles. Par exemple, décrivez un processus d’achat, de fabrication ou de gestion de stocks. Cela aidera les prestataires à comprendre vos exigences métier.
  4. Spécifier les intégrations : Indiquez clairement les systèmes existants avec lesquels l’ERP devra s’intégrer, tels que la comptabilité, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les outils de CRM, etc. Décrivez les flux de données attendus et les interfaces requises.
  5. Définir les besoins de reporting : Indiquez les types de rapports et d’analyses que vous souhaitez obtenir à partir de l’outil ERP. Cela peut inclure des rapports financiers, des tableaux de bord opérationnels, des analyses de performance, etc.
  6. Mentionner les contraintes techniques : Si votre entreprise a des contraintes techniques spécifiques, telles que des impératifs en matière de sécurité, de sauvegarde des données ou d’hébergement, assurez-vous de les spécifier clairement.
  7. Préciser les délais et le budget : Indiquez les délais auxquels vous vous attendez pour la mise en place de l’ERP. Définissez également un budget approximatif pour le projet. Cela aidera les fournisseurs à évaluer la faisabilité et à proposer des solutions en conséquence.
  8. Demander des informations sur le fournisseur : Incluez une section pour demander aux fournisseurs des informations sur leur expérience, leurs références clients, leur support technique, etc. Cela vous aidera à évaluer la crédibilité des fournisseurs et à prendre une décision éclairée.
  9. Décrire la méthode d’évaluation : Expliquez comment vous prévoyez d’évaluer les réponses des fournisseurs, qu’il s’agisse de démonstrations, de tests, d’entretiens ou d’autres étapes. Donnez une vue d’ensemble du calendrier.

N’oubliez pas de réviser et de valider ce document avec les parties prenantes internes avant de le diffuser aux fournisseurs.

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