Le concept de POC (Proof of Concept) est essentiel lorsqu’il s’agit d’adopter un système ERP. Démontrer l’utilité et la pertinence du progiciel de gestion est une première étape indispensable pour s’assurer que celui-ci répondra aux besoins spécifiques d’une entreprise. Car un ERP est souvent appelé à être utilisé durant les dix ou quinze années à venir ! Dès lors, quels sont les principaux éléments à considérer lors de la réalisation de son POC d’ERP pour maximiser l’utilité de la solution ?
Pourquoi recourir à un POC ERP ?
Souvent employé pour contrôler la faisabilité d’un logiciel ERP, le POC, ou Proof of Concept, est une démarche de grande ampleur. Pour l’entreprise, il s’agit en effet de sélectionner un ERP candidat et de s’assurer concrètement que celui-ci est à même de répondre à son besoin.
Car si la démonstration du logiciel, souvent proposée par les éditeurs, est un premier pas important pour cerner les capacités de son futur ERP, elle n’est parfois pas suffisante. Le POC ERP, quant à lui, ira plus loin dans le détail des fonctionnalités et contrôlera leur pertinence dans le cas de l’entreprise.
Un Proof of Concept implique le plus souvent de se placer en mode projet : le progiciel de gestion devra en effet être activement paramétré pour répondre à l’usage supposé de l’entreprise. On le testera sur une problématique métier importante afin d’obtenir des réponses concrètes et de valider définitivement son choix.
Dans le cas de l’ERP, le POC est à la fois un soutien pour choisir son progiciel et une aide précieuse pour anticiper l’étape de déploiement de la solution. Grâce à lui, on pourra notamment :
- Identifier à l’avance les risques et écueils du progiciel
- Préparer les utilisateurs, qui se projetteront dès cette phase
- Évaluer la capacité de l’intégrateur à adapter l’ERP aux besoins de l’entreprise
Bien qu’utile, le Proof Of Concept n’est pas employé par toutes les entreprises. Il sera cependant fortement recommandé dans le cas d’une organisation aux processus métiers bien spécifiques, ou opérant dans un secteur de niche.
L’importance de comprendre les besoins de l'entreprise en matière d’ERP
Plus que les besoins courants en matière de gestion, le POC ERP doit permettre d’identifier les besoins spécifiques. Ceux-ci pourront toucher aussi bien à la gestion des ressources qu’à celle des projets ou à l’aspect financier. On s’attachera à tester l’ERP sur un processus critique afin de valider entièrement son adéquation avec les attentes de l’entreprise.
Celle-ci joue un rôle clé dans la mise en œuvre du POC : c’est à elle que revient l’analyse de ses processus métier et le choix d’un cas d’étude. Il sera donc important de :
- Connaître et comprendre ses processus critiques
- En identifier les différentes phases
- Exprimer son besoin à l’intégrateur
Une communication précise et détaillée avec l’intégrateur ERP sera cruciale tout au long de la définition du POC pour s’assurer que celui-ci aborde bien les besoins spécifiques de l’entreprise.
Identifier les ERP candidats au POC
Le processus de sélection d’un système ERP commence par une évaluation complète des principaux fournisseurs (selon le profil de l’entreprise, il peut s’agir de l’un les géants de l’ERP ou d’un éditeur sectoriel). On comparera les fonctionnalités, les modules spécifiques, le coût total de possession et la flexibilité des différentes solutions pour choisir son ERP.
Le choix du fournisseur ne doit pas être basé uniquement sur les fonctionnalités. La compatibilité avec les besoins uniques de l’entreprise et la capacité à réaliser un Proof of Concept efficace sont elles aussi importantes. Un fournisseur capable de personnaliser l’ERP en fonction des exigences spécifiques et de démontrer son efficacité à travers un POC bien exécuté a davantage de chances d’offrir une solution durable.
Cette phase de sélection est importante à plus d’un titre. Le coût du POC, à prendre impérativement en compte dans le budget global de l’ERP, doit avoir une contrepartie concrète ! Un processus de sélection rigoureux permettra donc à l’entreprise d’investir dans un système qui améliorera son efficacité opérationnelle, sa productivité et sa compétitivité sur le marché à long terme.
La planification et la mise en œuvre du POC ERP
La phase de planification et de mise en œuvre du POC ERP est cruciale pour son succès. Tout d’abord, il est essentiel d’élaborer un plan détaillé qui décompose le processus en étapes claires. Ce plan doit préciser :
- Les objectifs spécifiques du POC
- Les fonctionnalités de l’ERP à évaluer
- Les étapes techniques pour la configuration et les tests
Il sera nécessaire de fixer des délais réalistes pour chaque étape dans le cahier des charges ERP, en tenant compte du temps nécessaire à l’exploration approfondie des fonctionnalités de l’ERP. En parallèle, une bonne allocation des ressources – personnes, équipements et logiciels – est impérative pour assurer une exécution fluide et efficiente du POC.
Il sera tout aussi important de définir les critères d’évaluation et les indicateurs de performance du POC. Ceux-ci peuvent inclure des aspects tels que la facilité de prise en main de l’interface utilisateur, la rapidité d’exécution des tâches, la précision des résultats, et la compatibilité avec les systèmes existants. Des indicateurs de performance quantifiables, comme le temps de réponse du système et le taux d’erreur, peuvent être utilisés pour mesurer l’efficacité de l’ERP dans des conditions réelles.
Il est recommandé d’impliquer une équipe interdisciplinaire dans la mise en œuvre du POC. Celle-ci sera garante de l’évaluation complète de l’ERP. Son rôle sera de couvrir les aspects tels que les besoins des utilisateurs finaux, les exigences techniques et les contraintes opérationnelles. Disposer d’une grande diversité de perspectives au sein de son POC ERP permet d’obtenir des retours d’expérience variés et éclairés. On s’assurera ainsi que l’ERP choisi soit évalué dans sa globalité, et apporte un soutien bien réel à tous les métiers impliqués.
Réalisation du POC et évaluation des résultats
La phase de réalisation du proof of concept (POC) et l’évaluation des résultats sont des étapes cruciales dans le processus de sélection d’un système ERP. Dès la mise en œuvre du POC, l’équipe chargée de la gestion du projet ERP aura pour mission de suivre le plan d’actions établi. Une mission qui implique de configurer l’ERP selon les paramètres spécifiés et de mettre en place les fonctionnalités clés identifiées lors de la phase de planification.
À cette mise en œuvre devra être associée une évaluation approfondie des performances, laquelle passe par :
- la mesure du temps de réponse du système
- la vitesse d’exécution des tâches
- la capacité de l’ERP à gérer un volume de données représentatif de l’entreprise
L’ergonomie de l’interface utilisateur est un autre aspect essentiel. L’ERP doit offrir une expérience utilisateur intuitive, facilitant ainsi l’adoption par les utilisateurs finaux. On évaluera enfin l’adaptabilité de l’ERP aux besoins identifiés, et notamment sa capacité à évoluer avec les besoins de l’entreprise et à s’intégrer dans le SI existant.
Une fois le POC réalisé, il sera crucial de collecter les retours d’expérience des utilisateurs et des parties prenantes. Le ressenti quant à la convivialité de l’ERP et la satisfaction des utilisateurs viendront compléter les données quantitatives recueillies pendant le POC. En combinant ces évaluations, l’entreprise pourra prendre une décision éclairée sur l’adoption de l’ERP et avancer en toute confiance.
Après le POC ERP : assurer un déploiement de qualité
Si le POC ERP est concluant, l’entreprise pourra procéder à une mise en œuvre complète de l’ERP. On définira alors des échéances, une allocation des ressources et la coordination des différentes équipes impliquées. Pour bien accompagner le déploiement de l’ERP, on ne négligera pas de se pencher sur la formation des utilisateurs. Des employés familiarisés avec les nouvelles fonctionnalités et processus seront plus à même d’adopter rapidement le système. Parallèlement, la migration des données existantes vers le nouvel ERP devra être planifiée avec soin pour éviter toute perte ou altération d’informations cruciales.
La phase post-POC est un moment-clé, durant lequel l’entreprise prend des décisions cruciales. Les performances du POC serviront donc de base pour la mise en œuvre complète et garantiront une transition fluide vers le nouvel ERP, maximisant ainsi les chances de succès de l’intégration.
Lorsqu’il s’agit de choisir son ERP, l’entreprise a donc tout intérêt à adopter une approche proactive. Le choix d’un POC ERP nécessite certes du temps et des ressources, mais cette solution maximise par ailleurs les avantages du système ERP choisi. Élimination des risques majeurs, intégration progressive de l’ERP dans l’organisation et adoption rapide par les utilisateurs sont les meilleures garanties d’un retour sur investissement significatif.
En somme, un POC bien exécuté n’est pas seulement une étape préliminaire, mais un investissement stratégique. Il représente la clé pour déverrouiller le plein potentiel d’un ERP, transformant la gestion d’entreprise et offrant un avantage concurrentiel durable.
