Notre gestion de projet ERP

Un ERP, ou logiciel d’Enterprise Resource Planning, est un outil informatique destiné à aider les entreprises à gérer efficacement leurs ressources, processus, et données. Aussi appelé un PGI, son objectif principal est de simplifier et d’optimiser les opérations commerciales. Voici comment un PGI contribue à cet objectif essentiel :

1. Centralisation des données : Il rassemble toutes les données et informations de l’entreprise en un seul endroit. Cela signifie que l’ensemble de l’organisation a accès à des données précises et à jour, améliorant ainsi la visibilité et la prise de décision.
2. Optimisation des processus métier : Les PGI offrent des fonctionnalités pour améliorer les processus métier spécifiques. Par exemple, dans la chaîne d’approvisionnement, les entreprises peuvent suivre les commandes, gérer les stocks, et optimiser la logistique.
3. Automatisation de ces processus : Ils automatisent aussi de nombreux processus commerciaux, réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreurs. Cela augmente l’efficacité opérationnelle et réduit les coûts.
4. Reporting et analyse : Les systèmes ERP fournissent des outils de reporting et d’analyse puissants pour évaluer la performance de l’entreprise, identifier les tendances, et prendre des décisions basées sur des données.
5. Amélioration de la collaboration : Ils facilitent la collaboration en permettant aux différentes équipes de travailler avec les mêmes informations. Cela favorise une meilleure coordination interne.
6. Soutien à la stratégie : Ils aident les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques en alignant les activités avec leur vision globale. Ils aident également à respecter les réglementations et les normes.
7. Scalabilité : Ces progiciels sont conçus pour évoluer avec l’entreprise. À mesure que l’entreprise se développe, le système peut être adapté pour répondre à ses besoins changeants.
8. Sécurité des données : Ils mettent l’accent sur la sécurité des données, garantissant que les informations sensibles de l’entreprise sont protégées.
9. Flexibilité de déploiement : Ils peuvent être déployés sur site, en cloud ou selon un modèle hybride, offrant aux entreprises la flexibilité de choisir ce qui convient le mieux à leur environnement informatique.

L’implémentation d’un PGI est un projet complexe qui nécessite une bonne gestion du changement, des formations appropriées, et une solide équipe projet incluant un chef de projet et potentiellement un intégrateur PGI. Le succès de cette implémentation repose sur une définition claire des objectifs, des choix judicieux tout au long du processus, et une étape par étape bien planifiée. L’objectif ultime est d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise tout en maintenant ou en améliorant la qualité de son service client.

Une entreprise qui a un projet ERP souhaite se lancer dans une mise en place d’ERP, aussi appelé un logiciel d’Enterprise Resource Planning ou un Progiciel de Gestion Intégré, au sein de sa structure. Avec ce type de projet, une société peut également lancer une migration ERP de son logiciel actuel vers un progiciel plus performant. Dans les deux cas, cela implique que la société a besoin de simplifier sa planification des ressources et ses processus de gestion. Elle pourra ainsi gagner en efficacité opérationnelle et faciliter la prise de décision dans ses équipes. 

Ainsi un projet PGI touche la quasi-totalité des équipes métier d’une entreprise et leur gestion : gestion comptable et financière, gestion de production, gestion des stocks et des achats, gestion de la supply-chain, gestion commerciale, gestion de la relation-client, gestion des ressources humaines. Le progiciel connecte leurs données d’activité et leurs processus opérationnels au sein d’une même solution logicielle.

Comment lancer un projet PGI ? Commencez par faire le point sur les besoins métiers que le PGI devra satisfaire et sur le cadre de votre projet (budget, timeline, SI existant etc.). Vous pourrez ensuite consulter des comparatifs ERP et des fiches produits détaillées pour choisir un progiciel adapté. Ce sera aussi le bon moment de décider si vous souhaitez travailler avec un intégrateur ou gérer votre projet seuls.

Pour l’aborder avec succès, il est essentiel de suivre une approche structurée, en prenant en compte les conseils d’experts. Voici les étapes clés pour garantir une mise en œuvre réussie :

1. Définissez vos besoins et objectifs : La première étape consiste à identifier clairement les besoins de votre entreprise et à définir les objectifs du projet. Il est essentiel de comprendre ce que vous voulez accomplir, que ce soit l’amélioration de l’efficacité des processus, la réduction des coûts, l’optimisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou toute autre priorité.
2. Sélectionnez le bon ERP : Choisissez un système qui répond spécifiquement à vos besoins. Vous pouvez faire appel à des experts internes ou à un intégrateur externe pour vous aider à évaluer les différentes solutions disponibles sur le marché des ERP. Veillez à ce que celle choisie soit adaptée à la taille de votre entreprise (TPE, PME, ETI) et à votre secteur d’activité.
3. Constituez une équipe projet : Mettez en place une équipe dédiée composée d’un(e) chef de projet, de membres de l’équipe informatique, des responsables métier et d’utilisateurs finaux. Cette équipe sera chargée de la mise en œuvre et de la gestion du projet.
4. Établissez un budget et gérez les coûts : Assurez-vous de définir un budget réaliste. Surveillez de près les coûts, y compris les frais de logiciels, de matériel, de formation et de consultation, pour éviter tout dépassement budgétaire.
5. Planifiez le projet : Créez un plan détaillé comprenant des étapes, des échéanciers, des rôles et des responsabilités. La planification est essentielle pour garantir qu’il reste sur la bonne voie et qu’il finisse par être une réussite.
6. Formez et gérez le changement : Assurez-vous que les collaborateurs reçoivent une formation adéquate pour maîtriser le progiciel choisi. La gestion du changement est cruciale pour minimiser la résistance au changement et assurer une transition en douceur.
7. Lancez la production et le déploiement : Lorsque le système est prêt, passez à la phase de production. Veillez à ce que toutes les données soient bien centralisées/migrées et à ce que tous ses modules fonctionnent correctement.
8. Communiquez autour de l’outil et suivez ses performances : Communiquez de manière transparente avec les parties prenantes tout au long du projet. Suivez régulièrement les performances du système et apportez des ajustements à sa configuration si besoin.

Pour réussir des projets de ce type, il est essentiel de vous entourer de professionnels expérimentés, que ce soit un chef de projet en interne et/ou un intégrateur externe. Ils vous aideront à éviter les pièges courants d’une implémentation et à choisir la meilleure solution pour votre entreprise. La cartographie claire de vos besoins, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre secteur d’activité, est également cruciale pour une mise en œuvre réussie.

C’est une discipline essentielle pour la réalisation réussie de projets, qu’ils soient liés à l’informatique, à la construction, au marketing ou à d’autres domaines. Il existe quatre phases clés qui contribuent à une gestion efficace.

1. La phase de définition : Cette étape initiale est cruciale pour établir un cadre clair pour le projet. Elle implique la définition des objectifs, la planification des ressources, la détermination de son périmètre et la création d’un plan détaillé. La phase de définition établit les bases nécessaires à la planification, l’exécution et la clôture et permet d’obtenir l’adhésion des parties prenantes.
2. La phase de planification : Une fois que ses objectifs et son périmètre sont définis, la phase de planification consiste à élaborer un plan de projet détaillé. Cela inclut la création de diagrammes de Gantt, l’allocation des ressources, l’estimation des coûts et la définition des livrables. La planification est essentielle pour maintenir le travail collectif sur la bonne voie et gérer les risques.
3. La phase d’exécution : Pendant cette phase, les plans élaborés précédemment sont mis en œuvre. Les équipes travaillent sur les tâches assignées, les ressources sont allouées et les processus de travail sont suivis. Une gestion efficace de cette phase implique une communication ouverte et continue, la résolution rapide des problèmes et le suivi des progrès.
4. La phase de clôture : La phase de clôture comprend la livraison des livrables, l’évaluation des performances par rapport aux objectifs initiaux et l’obtention de l’approbation des parties prenantes. Cette clôture du projet également de tirer des leçons des réussites et des échecs pour améliorer la gestion de projets futurs.

Chacune de ces phases est essentielle pour une gestion efficace, quel que soit le domaine. La définition précise des objectifs, la planification minutieuse, l’exécution attentive et la clôture réfléchie constituent les clés du succès de toute opération. Une gestion compétente garantit que les projets sont livrés à temps, dans les limites du budget et conformément aux spécifications. Elle implique également la collaboration efficace des collaborateurs et la prise de décisions judicieuses pour atteindre les objectifs fixés.

Ce sont deux acteurs clés dans l’industrie des technologies de l’information, mais ils ont des rôles et des responsabilités distincts. Prenons l’exemple du marché des ERP, aussi appelés des PGI.

L’éditeur de PGI :

Un éditeur de PGI est une entreprise qui conçoit, développe et commercialise des PGI. Ils créent des solutions logicielles en fonction des besoins du marché et des utilisateurs. Par exemple, Microsoft, SAP, Sage, Cegid, Divalto, IBM, Qlik ou encore Oracle sont des éditeurs de logiciels.

• Ces éditeurs proposent des produits prêts à l’emploi, que les clients peuvent acheter sous forme de licences. Ces licences peuvent être basées sur des coûts initiaux et des frais de maintenance ou sur des modèles d’abonnement.
• Ils fournissent des correctifs, des mises à jour de sécurité et de nouvelles fonctionnalités pour leurs produits logiciels. Ils peuvent également prendre en charge la mise à jour, de la maintenance et du support de ces derniers.
• Ils peuvent offrir une gamme de produits, notamment des systèmes d’exploitation, des logiciels de bureautique, des applications spécialisées et des solutions ERP.

Les intégrateurs de PGI :

Les intégrateurs de PGI, comme nous, sont des entreprises ou des professionnels qui se spécialisent dans la mise en place de solutions logicielles pour des clients. Ils jouent un rôle essentiel dans la personnalisation, la configuration et l’intégration de logiciels au sein de l’infrastructure existante d’une organisation.

• Leur objectif principal est de s’assurer que ces progiciels répondent aux besoins spécifiques du client. Ils travaillent en étroite collaboration avec le client pour comprendre ses processus métier et ses besoins.
• Ils peuvent également fournir des services de conseil pour aider les clients à prendre des décisions éclairées sur le choix des solutions logicielles adaptées.
• Ils sont responsables de la mise en œuvre du logiciel, de sa configuration, de sa formation des utilisateurs et de son support après-vente.

En résumé, la principale différence réside dans le rôle. Les éditeurs créent et vendent des solutions logicielles, tandis que les intégrateurs se concentrent sur la personnalisation, la mise en œuvre et l’optimisation de ces produits pour répondre aux besoins spécifiques des clients. Les deux acteurs sont complémentaires, et leur collaboration est souvent essentielle pour garantir le succès de la mise en place de solutions logicielles dans les entreprises.

Nous intégrons des PGI depuis maintenant plus de 20 ans à travers toute la France métropolitaine. Nos équipes ERP-PGI sont variées et très expérimentées en matière de mise en place de PGI en entreprise. Ils connaissent les subtilités de ces projets tout en ayant une compréhension précise des besoins de vos différentes équipes métiers. Vous pourrez compter sur elles pour vous accompagner à chaque étape et vous aider à faire de votre adoption de PGI une réussite. Ce qui est non négligeable quand on sait que nombre de mises en place de progiciels échouent du fait de problèmes de budget, de cadrage ou de compréhension des besoins métiers réels.