Mon projet ERP

Découvrez les étapes clés à suivre pour réussir votre projet ERP

Un cahier des charges ERP clairement établi
Un périmètre fonctionnel en phase avec les processus d’entreprise
Une équipe dédiée à mon projet ERP 
Une formation utilisateurs poussée
projet erp

Phase 1 : l’avant-projet ERP

Avant de commencer votre projet ERP, il est essentiel de définir précisément ses objectifs et de regarder les processus opérationnels, les flux d’information et les outils déjà en place, pour chaque service concerné. Il s’agit là d’une phase d’audit pour identifier vos besoins et garantir l’atteinte des objectifs.

 

avant projet erp
Avant de lancer son projet ERP, que faire ? 

Voici votre checklist avant de démarrer votre projet ERP. Tout d’abord, définissez vos objectifs liés à l’implémentation de votre futur progiciel de gestion. Un PGI a une durée de vie de 8 à 10 ans ; c’est donc un investissement long terme. Il faudra évaluer le ROI de votre logiciel ERP.

Il convient ensuite de composer une équipe qui sera dirigée par un(e) chef(fe) de projet. Il faut à la fois des compétences techniques et métiers. Enfin, la réalisation du cahier des charges ERP sera une étape indispensable. En effet, il sera le document de référence de votre projet ERP et précisera les spécifications. 

Phase 2 : le choix de la solution ERP

choix logiciel erp

Une fois votre audit et votre cahier des charges ERP finalisés, il convient d’avancer plus dans le concret. Il faudra alors faire le choix d’un intégrateur ERP et d’un progiciel de gestion. Voici quelques conseils :

  • Consulter entre 5 et 7 prestataires.
  • Shortlister 3 entreprises pour avoir une démo de quelques progiciels de gestion pour choisir votre ERP sereinement.
  • Avoir des critères de choix pour votre intégrateur ERP type : références clients, assistance utilisateurs, disponibilités, capacité à réaliser des développements spécifiques…
  • Vous assurer que la méthodologie de déploiement de l’ERP est en phase avec vos objectifs.
Le marché des ERP
TAILLE D'ENTREPRISE
Le marché des ERP est vaste. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, les éditeurs ERP proposent des solutions de gestion pour gérer vos activités.
SECTEUR D’ACTIVITÉ
Certains secteurs d’activités (BTP, négoce, banque, assurance, transport etc.) ont des particularités : gestion de projet, traçabilité… Des ERP métiers ont ainsi vu le jour pour répondre à leurs besoins spécifiques.
LOGICIELS ERP
Microsoft, Divalto, Sage, SAP, Oracle, Cegid et NetSuite sont les plus grands éditeurs de logiciels ERP. Découvrez notre comparatif de leurs solutions ERP.

Phase 3 :  le déploiement ERP

Il va être nécessaire de suivre la mise en place de votre futur ERP afin de maîtriser ses coûts et de vous assurer du respect des délais.

Les grandes phases du déploiement ERP

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1. Comité de pilotage

1. Comité de pilotage

Le comité de pilotage est décisif pour l’implémentation de l’ERP. Il est composé des chefs d’entreprise, des directions métiers, du chef de projet ERP et de la MOA. Ce copil s’assure du respect des plannings, de la mobilisation des ressources, du budget ERP et des moyens nécessaires et valide les grandes étapes du déploiement ERP. 

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planification projet erp

2. Planification

2. Planification

La planification est un des facteurs clés de succès de votre projet ERP. Il est indispensable d’avoir un retroplanning précis et détaillé des livrables pour minimiser les risques. Vous aurez ainsi la visibilité globale sur toutes les phases d’implémentation de votre logiciel ERP.

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cadrage projet erp

3. Cadrage

3. Cadrage

Le cadrage permet de vérifier l’adéquation entre le PGI choisi, ses fonctionnalités et les besoins spécifiques relatifs aux processus de gestion. Cela permettra d’affiner les paramétrages et de valider la couverture fonctionnelle choisie. Bien entendu, des développements spécifiques peuvent être réalisés mais il ne faut pas tomber dans l’excès d’une « usine à gaz ». 

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Phase 4 : l’après-projet ERP

Le déploiement d’un ERP peut prendre de 6 à 18 mois. Mais une fois l’ERP mis en place, le projet ne s’arrête pas là si vous voulez optimiser son retour sur investissement.

Assurer la conduite du changement

Pour que votre projet ERP soit un succès, il faut que vos collaborateurs adoptent le progiciel. Impliquez les parties prenantes dès le début du projet. Investissez dans la formation utilisateurs et réalisez une véritable conduite du changement. La rationalisation et l’automatisation des processus de gestion va permettre d’augmenter la productivité. Mais pour cela vos collaborateurs doivent jouer le jeu.

Faire un post mortem du projet ERP

Vos utilisateurs travaillent au quotidien sur leur outil ERP. Il est intéressant de réaliser un premier bilan. Les fonctionnalités déployées sont-elles en phase avec leurs besoins ? Avez-vous rempli vos objectifs ? Des ajustements ou un plan d’action correctif sont-ils nécessaires ?

Penser aux évolutions

Un ERP peut accompagner la croissance de votre entreprise et demeurer la colonne vertébrale de votre système d’information pendant des années. Pour ce faire, il faudra vous assurer que votre progiciel de gestion intégré est en permanence aligné avec les besoins de l’entreprise et vos objectifs. Vous pourrez ainsi ajouter différents modules et de nouvelles fonctionnalités : gestion commerciale, supply chain, gestion comptable, gestion de la relation client, gestion des stocks… Il faut aussi que votre solution de gestion intègre les nouvelles technologies : Business Intelligence, cloud…
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Comment réussir mon projet ERP ?

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Pourquoi, quand et comment changer d’ERP ?

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Foire aux questions

Lors de la mise en œuvre d’un projet ERP (Enterprise Resource Planning), il est essentiel d’éviter certaines erreurs courantes qui pourraient compromettre la réussite et l’organisation du projet. Voici quelques erreurs à éviter :

  1. Manque de planification adéquate : Ne pas élaborer un plan détaillé et complet pour la mise en œuvre de l’ERP est une erreur fréquente. Une planification minutieuse est essentielle pour définir les objectifs, les étapes, les délais, les ressources nécessaires et les responsabilités.
  2. Mauvaise gestion du changement : Négliger la gestion du changement est une erreur majeure. L’implémentation d’un ERP entraîne des changements organisationnels importants. Il est crucial de communiquer efficacement avec les parties prenantes, de les impliquer dans le processus et de prévoir une formation adéquate pour faciliter la transition.
  3. Insuffisance de préparation des données : Ne pas préparer les données avant la migration est une erreur qui peut entraîner des incohérences, des erreurs et des problèmes de qualité. Il est important de nettoyer, de normaliser et de valider les données avant de les migrer vers le nouvel ERP.
  4. Personnalisation excessive : Tenter de personnaliser l’ERP de manière excessive pour répondre à tous les besoins spécifiques de l’entreprise peut être une erreur coûteuse et chronophage. Il est préférable de s’appuyer sur les meilleures pratiques de l’ERP et d’adapter les processus de l’entreprise en conséquence.
  5. Sous-estimation des ressources nécessaires : Sous-estimer les ressources requises pour le projet, que ce soit en termes de personnel, de budget ERP ou de temps, peut entraîner des retards, des dépassements de coûts et une qualité de mise en œuvre médiocre.
  6. Ignorer l’implication des collaborateurs : Les utilisateurs finaux jouent un rôle crucial dans la réussite de l’ERP. Ignorer leurs besoins, leurs commentaires et leur implication dans le processus de mise en œuvre peut entraîner une résistance au changement et une adoption insuffisante du nouvel ERP.
  7. Manque de suivi et d’évaluation : Ne pas effectuer de suivi régulier et d’évaluation des progrès du projet ERP est une erreur. Il est important de mesurer les résultats, d’identifier les problèmes et les opportunités d’amélioration, et de prendre des mesures correctives en conséquence.
  8. Absence de support de la haute direction : Le soutien et l’engagement de la haute direction sont essentiels pour la réussite du projet ERP. Si la direction ne manifeste pas un réel soutien et n’alloue pas les ressources nécessaires, il peut être difficile de mobiliser les autres parties prenantes et de surmonter les obstacles.

En évitant ces erreurs courantes, vous augmentez vos chances de réussir votre projet ERP et de tirer pleinement parti des avantages qu’il peut offrir à votre entreprise.

La migration des données ERP (Enterprise Resource Planning) peut être un processus complexe, mais voici quelques étapes et bonnes pratiques pour assurer une migration réussie :

  1. Évaluation des besoins : Commencez par évaluer vos besoins de migration. Identifiez les données que vous souhaitez migrer, leur volume, leur qualité et leur format. Définissez également les objectifs et les résultats attendus de la migration.
  2. Planification : Élaborez un plan détaillé de migration, en définissant les étapes, les délais, les ressources nécessaires et les responsabilités. Assurez-vous d’inclure une stratégie de sauvegarde au cas où quelque chose ne se déroulerait pas comme prévu.
  3. Nettoyage des données : Avant la migration, effectuez une analyse approfondie de la qualité des données existantes. Identifiez et corrigez les erreurs, les doublons et les incohérences.
  4. Mapping : Établissez une correspondance entre les données de l’ancien système informatique et les champs correspondants dans le nouvel outil ERP. Assurez-vous qu’elles sont correctement alignées et que toutes les informations nécessaires sont prises en compte.
  5. Test et validation : Avant de migrer, effectuez des tests sur un ensemble de données restreint pour vous assurer que le processus de migration fonctionne correctement. Validez les résultats en comparant celles migrées avec les données sources.
  6. Migration progressive : Il est généralement recommandé de procéder à une migration progressive, par lots ou par modules ERP, plutôt que de migrer tout en une seule fois. Cela permet de minimiser les risques et d’assurer une transition en douceur.
  7. Formation et accompagnement : Assurez-vous que les utilisateurs du nouveau logiciel ERP sont formés et bien préparés à l’utilisation des données migrées. Fournissez une assistance et un support adéquats pour faciliter la transition et résoudre les problèmes éventuels.
  8. Vérification post-migration : Après la migration, effectuez des vérifications approfondies pour vous assurer que tout a été correctement transféré et que le nouveau PGI fonctionne comme prévu. Corrigez les éventuelles erreurs ou incohérences restantes.
  9. Sauvegarde des données d’origine : Cela garantit la sécurité et l’intégrité des données.
  10. Suivi et optimisation : Après la migration, surveillez attentivement les performances du nouveau logiciel ERP et identifiez les opportunités d’optimisation. Assurez-vous de prendre en compte les commentaires et d’apporter les ajustements nécessaires.

La migration des données ERP demande une planification minutieuse, une exécution rigoureuse et une communication efficace avec toutes les parties prenantes. En suivant ces étapes et en adaptant votre approche en fonction de votre situation spécifique, vous augmenterez vos chances de réussir la migration.

La mise en place d’un ERP (Enterprise Resource Planning) nécessite la constitution d’une équipe projet solide pour assurer le succès de l’implémentation. Voici les principaux rôles et responsabilités au sein de l’équipe projet ERP :

  1. Chef de projet : Le chef de projet est responsable de la supervision générale du projet ERP. Il coordonne toutes les activités, établit le planning, alloue les ressources, gère les risques et s’assure que le projet est exécuté conformément aux objectifs et aux délais fixés.
  2. Équipe fonctionnelle : Cette équipe est composée de représentants des différents départements ou domaines fonctionnels de l’entreprise (par exemple, finances, ressources humaines, production, logistique). Leur rôle est d’analyser les besoins métier, de définir les processus opérationnels et de s’assurer que le système ERP répond aux exigences spécifiques de chaque fonction.
  3. Équipe technique : L’équipe technique est responsable de la configuration, du développement et de l’intégration du système ERP. Elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe fonctionnelle pour traduire les besoins métier en solutions techniques, personnaliser le système ERP et assurer son intégration avec les systèmes existants.
  4. Responsable des données : Cette personne est chargée de la gestion des données tout au long du projet ERP. Elle assure la qualité des données, la préparation et la migration des données depuis les systèmes sources vers le nouvel ERP, ainsi que la définition des règles de gouvernance des données.
  5. Responsable de la formation : Il s’agit d’une personne chargée de planifier et de mettre en œuvre les programmes de formation pour les utilisateurs finaux du système ERP.
  6. Responsable de la gestion du changement : Cette personne est chargée de gérer les aspects liés au changement organisationnel et à l’adoption du nouvel ERP. Elle communique avec les parties prenantes, facilite la transition, identifie et atténue les résistances au changement, et s’assure que le personnel accepte et adopte le nouvel ERP.
  7. Support technique et assistance : Cette équipe fournit une assistance technique et fonctionnelle aux utilisateurs finaux avant, pendant et après la mise en place de l’ERP. Elle répond aux questions, résout les problèmes et assure la continuité des opérations pendant la transition vers le nouveau système.

Il est important que les membres de l’équipe projet aient une expérience et une expertise pertinentes dans les domaines fonctionnels et techniques liés à l’ERP. La collaboration, la communication efficace et la coordination entre les membres de l’équipe sont essentielles pour assurer le succès de la mise en place de l’ERP.

Il convient de noter que la taille et la composition spécifiques de l’équipe projet peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité du projet et des exigences particulières.

Le cahier des charges joue un rôle essentiel dans un projet ERP (Enterprise Resource Planning) en tant que document de référence décrivant les besoins, les objectifs et les spécifications de l’ERP à mettre en place. Voici les principaux rôles de ce document dans un projet ERP :

  1. Définition des besoins :  recueillir et de documenter de manière détaillée les besoins de l’entreprise en matière d’ERP. Il décrit les fonctionnalités attendues, les processus métier à prendre en compte, les contraintes spécifiques et les exigences particulières.
  2. Communication claire : faciliter la communication entre les parties prenantes internes et externes impliquées dans le projet ERP. Le cahier des charges sert de référence commune pour s’assurer que toutes les parties comprennent les attentes de l’ERP.
  3. Base pour la sélection des fournisseurs : document de base lors du processus de sélection des fournisseurs ou des prestataires ERP. Il fournit des informations détaillées sur les besoins de l’entreprise, ce qui permet de choisir l’ERP le plus adapté.
  4. Orientation du développement et de la personnalisation : guide pour le développement et la personnalisation de l’ERP en définissant les fonctionnalités et les exigences spécifiques à mettre en œuvre. Il sert de feuille de route pour les développeurs et les consultants, assurant ainsi une mise en œuvre cohérente et alignée sur les besoins de l’entreprise.
  5. Contrôle des coûts et des délais : aide à établir une estimation des coûts et des délais du projet ERP. Il définit les exigences fonctionnelles et techniques, ce qui permet d’évaluer plus précisément les efforts nécessaires et de mieux planifier les ressources et les étapes du projet.
  6. Base pour les tests et la validation : définit les critères et les scénarios de test à utiliser lors de la phase de validation du logiciel ERP. Il permet de vérifier si les fonctionnalités et les exigences spécifiées ont été correctement implémentées et répondent aux besoins de l’entreprise.
  7. Référence lors de la maintenance et des évolutions ultérieures : sert de document de référence lors de la maintenance continue de  l’ERP et des évolutions ultérieures. Il permet de comprendre l’architecture du système informatique, les fonctionnalités existantes et les éventuelles modifications ou améliorations à apporter.

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