Comment réussir
son projet ERP ?

Consultez notre cahier des charges ERP

Avant de se lancer un projet ERP, que faire ?

Voici votre checklist avant de démarrer votre projet ERP. Tout d’abord, définissez vos objectifs liés à l’implémentation de votre futur progiciel de gestion. Un PGI a une durée de vie de 8 à 10 ans ; c’est donc un investissement long terme. Il faudra évaluer le ROI de votre logiciel ERP.

Il convient ensuite de composer un groupe qui sera dirigée par un(e) chef(fe) de projet. Il faut à la fois des compétences techniques et métiers. Enfin, la réalisation du cahier des charges ERP sera une étape indispensable. En effet, il sera le document de référence de votre projet ERP et précisera les spécifications.

Découvrez comment ERP PGI peut vous aider à déployer votre ERP.

Guide - les étapes de déploiement d'un projet ERP

Qu'est qu'un projet ERP ?

Un projet ERP (Enterprise Resource Planning) consiste à déployer un logiciel de gestion intégré permettant de centraliser et d’optimiser la gestion des ressources d’une organisation. Il regroupe divers processus clés comme la production, la logistique, les ventes, les achats, la finance et les ressources humaines dans une interface unique. L’objectif est d’améliorer l’efficacité opérationnelle en facilitant la circulation des informations et en connectant les parties prenantes internes et externes.

Ce déploiement, complexe et coûteux, nécessite une planification rigoureuse, l’analyse des besoins, la personnalisation du logiciel et la formation des employés. Les avantages incluent une meilleure efficacité, visibilité des opérations, optimisation des flux, réduction des coûts et prise de décision améliorée grâce à des données centralisées en temps réel.

Guide - comment choisir son intégrateur ERP ?

Etape 1 – Préparation et planification du projet ERP

Avant de lancer un projet ERP, une planification rigoureuse et des objectifs clairs sont essentiels. Un audit approfondi des opérations et flux existants identifie les besoins stratégiques. Cette analyse précise où l’ERP peut apporter de la valeur (processus, gestion client, chaîne d’approvisionnement) et aide à définir les fonctionnalités nécessaires, évitant les personnalisations coûteuses.

Identifier les objectifs et les besoins spécifiques de l’entreprise

Sélection de l’équipe projet et définition des rôles

Rédaction d’un cahier des charges détaillé

Avant tout, il est vital de comprendre en profondeur les besoins, les défis et les objectifs de l’organisation. Cette compréhension commence par un audit des flux opérationnels existants, incluant les flux d’information et les interfaces actuelles.

Il est crucial d’identifier où et comment l’ERP peut apporter des améliorations significatives, que ce soit en termes d’efficacité, de réduction des coûts, d’amélioration de la prise de décision ou d’autres objectifs stratégiques spécifiques à l’entreprise.

Cette étape nécessite une collaboration étroite avec les parties prenantes de chaque département pour s’assurer que leurs besoins et préoccupations sont pris en compte.

Guide - Quel est le coût d'un projet ERP ?

Etape 2 - le choix de la solution ERP

Analyse comparative des solutions ERP disponibles

L’analyse comparative des ERP disponibles est une étape cruciale pour faire le choix ERP. Elle consiste à évaluer différentes solutions et éditeurs ERP sur le marché en fonction de critères tels que les modules, la flexibilité, la compatibilité avec les systèmes existants, et le coût total de possession. Comparer ces aspects permet d’identifier les options les plus adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, facilitant ainsi les phases de sélection en éclairant les décideurs sur les avantages et inconvénients de chaque solution et éditeur. Vous trouverez ainsi le meilleur ERP pour votre organisation.

ERP on-premise vs ERP cloud

La décision entre un ERP on-premise et un ERP cloud repose sur plusieurs facteurs. Les ERP on-premise sont installés localement sur les serveurs de l’entreprise, offrant un contrôle total mais à un coût initial plus élevé. Les ERP cloud / ERP SaaS sont hébergés sur les serveurs du fournisseur, réduisant les besoins en infrastructure IT de l’entreprise mais nécessitant une connexion internet stable.

Sélectionner le bon intégrateur ERP

Tout comme faire le choix du bon éditeur ERP, choisir le bon intégrateur ERP est essentiel pour une installation réussie. L’intégrateur doit non seulement avoir une expertise technique approfondie de la solution choisie, mais aussi comprendre les processus d’affaires de l’entreprise et ses défis uniques. L’évaluation des références, de l’expérience dans le secteur d’activité de l’entreprise, et la qualité du support post-déploiement sont des critères importants.

Comparez les meilleurs solutions du marché ERP

Etape 3 - le déploiement ERP

1. Comité de pilotage

Le comité de pilotage est décisif pour l’implémentation de l’ERP. Il est composé des chefs d’entreprise, des directions métier, du chef de projet ERP et de la MOA. Ce copil s’assure du respect des plannings, de la mobilisation des ressources, du budget ERP et des moyens nécessaires et valide les grands jalons du déploiement ERP.

2. Planification

La planification est un des facteurs clés de succès de votre projet ERP. Il est indispensable d’avoir un retroplanning précis et détaillé des livrables pour minimiser les risques. Vous aurez ainsi la visibilité globale sur toutes les phases d’implémentation de votre logiciel ERP.

3- Cadrage

Le cadrage permet de vérifier l’adéquation entre le PGI choisi, ses features et les besoins spécifiques relatifs aux processus de gestion. Cela permettra d’affiner les paramétrages et de valider la couverture fonctionnelle choisie. Bien entendu, des développements spécifiques peuvent être réalisés mais il ne faut pas tomber dans l’excès d’une « usine à gaz ».

4- Adhésion des salariés

Garantir l’adhésion des salariés est essentiel pour une transition réussie vers le nouvel ERP. Cela implique des formations, une communication transparente sur les bénéfices et les changements à venir, et l’implication des users finaux dans le processus de développement. Encourager la participation active des employés augmente l’acceptation et l’efficacité de la nouvelle solution.

Guide - les étapes d'un projet de déploiement d'un logiciel ERP

Etape 4 - l’après-projet ERP

Mise en place d'indicateurs de performance clés (KPIs)

Établir des KPIs spécifiques permet de mesurer l’efficacité de l’ERP et de s’assurer qu’il contribue positivement aux objectifs de l’entreprise. Ces indicateurs doivent refléter les aspects critiques de performance que l’ERP vise à améliorer, tels que les gains de productivité, la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction client.

Vérifier l'adéquation entre besoin et fonctionnalités déployées

Après le déploiement, il est crucial d’évaluer si l’ERP répond réellement aux besoins identifiés lors de la phase de planification. Cela implique de comparer les options déployées avec les exigences initiales et d’identifier les éventuelles lacunes ou opportunités d’amélioration pour aligner au mieux l’outil avec les processus d’affaires de l’entreprise.

Planification des mises à jour et des évolutions de l'ERP

La technologie et les besoins des entreprises évoluant constamment, il est important de planifier régulièrement des actualisation et des évolutions de l’ERP. Cela garantit que l’ERP reste conforme aux dernières normes de sécurité, intègre de nouvelles fonctionnalités pertinentes et continue de soutenir efficacement les objectifs et les processus d’affaires de l’entreprise.