Réussir son projet ERP

Découvrez les étapes clés à suivre pour réussir votre projet ERP

Un cahier des charges ERP clairement établi
Un périmètre fonctionnel en phase avec les processus d’entreprise
Une équipe dédiée à mon projet ERP
Une formation utilisateurs poussée
projet erp

Qu'est ce qu'un projet ERP ?

Un projet ERP (Enterprise Resource Planning) désigne le déploiement d’un logiciel de gestion intégré qui permet à une organisation de gérer efficacement ses ressources. Les interfaces ERP intègrent divers flux d’affaires essentiels, tels que la production, la logistique, la vente, l’achat, la finance, les ressources humaines, et bien d’autres, dans une seule interface unifiée et cohérente. L’objectif principal d’un projet ERP est d’améliorer l’efficacité opérationnelle en facilitant le flux d’informations entre toutes les modules d’affaires au sein de l’entreprise et en gérant les connexions vers les parties prenantes externes.

Le déploiement d’un ERP est un projet complexe et coûteux qui nécessite une planification minutieuse, une analyse des besoins de l’entreprise, une personnalisation du logiciel pour répondre à ces besoins, et une formation des employés. Les avantages potentiels incluent l’amélioration de l’efficience, une meilleure visibilité des opérations commerciales, l’optimisation des flux, la réduction des coûts, et une prise de décision éclairée grâce à l’accès en temps réel à des datas centralisées et actualisées.

 

1 – Préparation et planification du projet ERP

 

Avant de lancer un projet ERP (Enterprise Resource Planning), une planification minutieuse et une définition claire des objectifs métiers sont indispensables. Ce jalon préliminaire est cruciale pour le succès global du projet informatique, car elle permet de poser des bases solides en alignant les options de l’ERP avec les besoins et les aspirations stratégiques de l’entreprise. L’audit des opérations opérationnels, des flux d’information et des outils existants dans chaque service concerné joue un rôle déterminant. En effet, comprendre en profondeur comment les différentes parties de l’organisation fonctionnent individuellement et ensemble révèle des insights précieux sur les améliorations potentielles et les points de douleur qui doivent être adressés.

Cette étape d’audit n’est pas seulement une question de technologie; elle est aussi étroitement liée à la stratégie d’entreprise et aux objectifs à long terme. Il s’agit d’identifier les domaines où l’ERP peut apporter une valeur ajoutée significative, comme l’optimisation des opérations de production, l’amélioration de la gestion des relations clients, l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, ou encore la consolidation des datas financières pour une meilleure analyse et prise de décision. En analysant les opérations actuels, les entreprises peuvent déterminer les fonctionnalités spécifiques dont elles ont besoin, évitant ainsi la surpersonnalisation coûteuse et inutile qui peut entraver la flexibilité et l’efficacité du système.

 

Identifier les objectifs et les besoins spécifiques de l’entreprise

 

Avant tout, il est vital de comprendre en profondeur les besoins, les défis et les objectifs de l’organisation. Cette compréhension commence par un audit des flux opérationnels existants, incluant les flux d’information et les interfaces actuelles. Il est crucial d’identifier où et comment l’ERP peut apporter des améliorations significatives, que ce soit en termes d’efficacité, de réduction des coûts, d’amélioration de la prise de décision ou d’autres objectifs stratégiques spécifiques à l’entreprise. Cette étape nécessite une collaboration étroite avec les parties prenantes de chaque département pour s’assurer que leurs besoins et préoccupations sont pris en compte.

 

Sélection de l’équipe projet et définition des rôles

 

La réussite d’un projet ERP repose largement sur les personnes impliquées. Sélectionner une équipe projet composée de collaborateurs clés provenant de divers départements et type de métier garantit que le projet informatique bénéficie d’une expertise et d’une perspective complètes. Cette team doit inclure des leaders de projet, des experts techniques et professionnels de domaines comme la finance, des représentants des users finaux et, si nécessaire, des consultants externes. Définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun dès le départ est essentiel pour assurer une gestion de projet harmonieuse et une communication efficace à travers toutes les phases du projet.

 

Rédaction d’un cahier des charges détaillé

 

Le cahier des charges est le document clé qui guide le développement et l’installation. Il doit préciser de manière exhaustive les exigences du projet, y compris les spécifications techniques, les options requises, les opérations d’affaires à intégrer et les contraintes de budget et de temps. Ce document sert de contrat entre l’entreprise et les fournisseurs de solutions ERP, assurant que l’outil final répondra pleinement aux besoins de l’organisation. La création du document est un flux collaboratif qui bénéficie de l’input de toutes les parties prenantes, garantissant que les exigences de chaque département sont correctement adressées et intégrées dans la solution finale.

La préparation et la planification sont les premières phases cruciales dans la réussite d’un projet ERP. Elles définissent la trajectoire du projet, garantissent l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et posent les bases d’une installation réussie. Un projet ERP bien planifié et bien exécuté peut transformer les opérations d’une entreprise, améliorer significativement son efficacité opérationnelle et fournir un avantage concurrentiel durable dans son secteur.

avant projet erp
Avant de lancer son projet ERP, que faire ? 

Voici votre checklist avant de démarrer votre projet ERP. Tout d’abord, définissez vos objectifs liés à l’implémentation de votre futur progiciel de gestion. Un PGI a une durée de vie de 8 à 10 ans ; c’est donc un investissement long terme. Il faudra évaluer le ROI de votre logiciel ERP.

Il convient ensuite de composer un groupe qui sera dirigée par un(e) chef(fe) de projet. Il faut à la fois des compétences techniques et métiers. Enfin, la réalisation du cahier des charges ERP sera une étape indispensable. En effet, il sera le document de référence de votre projet ERP et précisera les spécifications. 

2 - le choix de la solution ERP

choix logiciel erp

Analyse comparative des solutions ERP disponibles

 

L’analyse comparative des ERP disponibles est une étape cruciale pour faire le choix ERP. Elle consiste à évaluer différentes solutions sur le marché en fonction de critères tels que les modules, la flexibilité, la compatibilité avec les systèmes existants, et le coût total de possession. Comparer ces aspects permet d’identifier les options les plus adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, facilitant ainsi les phases de sélection en éclairant les décideurs sur les avantages et inconvénients de chaque solution et éditeur.

 

ERP on-premise vs ERP cloud

 

La décision entre un ERP on-premise et un ERP cloud repose sur plusieurs facteurs. Les ERP on-premise sont installés localement sur les serveurs de l’entreprise, offrant un contrôle total mais à un coût initial plus élevé. Les ERP cloud sont hébergés sur les serveurs du fournisseur, réduisant les besoins en infrastructure IT de l’entreprise mais nécessitant une connexion internet stable.

 

Sélectionner le bon intégrateur ERP

 

Tout comme faire le choix du bon éditeur, choisir le bon intégrateur ERP est essentiel pour une installation réussie. L’intégrateur doit non seulement avoir une expertise technique approfondie de la solution choisie, mais aussi comprendre les processus d’affaires de l’entreprise et ses défis uniques. L’évaluation des références, de l’expérience dans le secteur d’activité de l’entreprise, et la qualité du support post-déploiement sont des critères importants.

 

Le marché des ERP
TAILLE D'ENTREPRISE
Le marché des ERP est vaste. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, les éditeurs ERP proposent des solutions de gestion pour gérer vos activités.
SECTEUR D’ACTIVITÉ
Certains secteurs d’activités (BTP, négoce, banque, assurance, transport etc.) ont des particularités : gestion de projet, traçabilité… Des ERP métiers ont ainsi vu le jour pour répondre à leurs besoins spécifiques.
LOGICIELS ERP
Microsoft, Divalto, Sage, SAP, Oracle, Cegid et NetSuite sont les plus grands éditeurs de logiciels ERP. Découvrez notre comparatif de leurs solutions ERP.

3 - le déploiement ERP

Il va être nécessaire de suivre l’instauration de votre futur ERP afin de maîtriser ses coûts et de vous assurer du respect des délais.

Les grandes phases du déploiement ERP

comite pilotage erp

1. Comité de pilotage

1. Comité de pilotage

Le comité de pilotage est décisif pour l’implémentation de l’ERP. Il est composé des chefs d’entreprise, des directions métier, du chef de projet ERP et de la MOA. Ce copil s’assure du respect des plannings, de la mobilisation des ressources, du budget ERP et des moyens nécessaires et valide les grands jalons du déploiement ERP.

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planification projet erp

2. Planification

2. Planification

La planification est un des facteurs clés de succès de votre projet ERP. Il est indispensable d’avoir un retroplanning précis et détaillé des livrables pour minimiser les risques. Vous aurez ainsi la visibilité globale sur toutes les phases d’implémentation de votre logiciel ERP.

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cadrage projet erp

3. Cadrage

3. Cadrage

Le cadrage permet de vérifier l’adéquation entre le PGI choisi, ses features et les besoins spécifiques relatifs aux processus de gestion. Cela permettra d’affiner les paramétrages et de valider la couverture fonctionnelle choisie. Bien entendu, des développements spécifiques peuvent être réalisés mais il ne faut pas tomber dans l’excès d’une « usine à gaz ». 

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Integrateur Sage X3

4. L'adhésion des salariés

4. L'adhésion des salariés

Garantir l’adhésion des salariés est essentiel pour une transition réussie vers le nouvel ERP. Cela implique des formations, une communication transparente sur les bénéfices et les changements à venir, et l’implication des users finaux dans le processus de développement. Encourager la participation active des employés augmente l’acceptation et l’efficacité de la nouvelle solution.

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4 - l’après-projet ERP

Le déploiement d’un ERP peut prendre de 6 à 18 mois. Mais une fois l’ERP mis en place, le projet ne s’arrête pas là si vous voulez optimiser son retour sur investissement.

Mise en place d'indicateurs de performance clés (KPIs)

Établir des KPIs spécifiques permet de mesurer l’efficacité de l’ERP et de s’assurer qu’il contribue positivement aux objectifs de l’entreprise. Ces indicateurs doivent refléter les aspects critiques de performance que l’ERP vise à améliorer, tels que les gains de productivité, la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction client.

Vérifier l'adéquation entre besoin et fonctionnalités déployées

Après le déploiement, il est crucial d’évaluer si l’ERP répond réellement aux besoins identifiés lors de la phase de planification. Cela implique de comparer les options déployées avec les exigences initiales et d’identifier les éventuelles lacunes ou opportunités d’amélioration pour aligner au mieux l’outil avec les processus d’affaires de l’entreprise. Nos conseils pour la mise en place d’un ERP

Planification des mises à jour et des évolutions de l'ERP

La technologie et les besoins des entreprises évoluant constamment, il est important de planifier régulièrement des actualisation et des évolutions de l’ERP. Cela garantit que l’ERP reste conforme aux dernières normes de sécurité, intègre de nouvelles fonctionnalités pertinentes et continue de soutenir efficacement les objectifs et les processus d’affaires de l’entreprise.
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Les coûts d'un projet ERP

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Fiche Pratique - Les erreurs à éviter dans la mise en place d'un ERP

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