Réussir son projet ERP

Découvrez les étapes clés à suivre pour réussir votre projet ERP

Un cahier des charges ERP clairement établi
Un périmètre fonctionnel en phase avec les processus d’entreprise
Une équipe dédiée à mon projet ERP
Une formation utilisateurs poussée
projet erp

Qu'est ce qu'un projet ERP ?

Un projet ERP (Enterprise Resource Planning) désigne le déploiement d’un logiciel de gestion intégré qui permet à une organisation de gérer efficacement ses ressources. Les interfaces ERP intègrent divers flux d’affaires essentiels, tels que la production, la logistique, la vente, l’achat, la finance, les ressources humaines, et bien d’autres, dans une seule interface unifiée et cohérente. L’objectif principal d’un projet ERP est d’améliorer l’efficacité opérationnelle en facilitant le flux d’informations entre toutes les modules d’affaires au sein de l’entreprise et en gérant les connexions vers les parties prenantes externes.

Le déploiement d’un ERP est un projet complexe et coûteux qui nécessite une planification minutieuse, une analyse des besoins de l’entreprise, une personnalisation du logiciel pour répondre à ces besoins, et une formation des employés. Les avantages potentiels incluent l’amélioration de l’efficience, une meilleure visibilité des opérations commerciales, l’optimisation des flux, la réduction des coûts, et une prise de décision éclairée grâce à l’accès en temps réel à des datas centralisées et actualisées.

 

1 – Préparation et planification du projet ERP

 

Avant de lancer un projet ERP (Enterprise Resource Planning), une planification minutieuse et une définition claire des objectifs métiers sont indispensables. Ce jalon préliminaire est cruciale pour le succès global du projet informatique, car elle permet de poser des bases solides en alignant les options de l’ERP avec les besoins et les aspirations stratégiques de l’entreprise. L’audit des opérations opérationnels, des flux d’information et des outils existants dans chaque service concerné joue un rôle déterminant. En effet, comprendre en profondeur comment les différentes parties de l’organisation fonctionnent individuellement et ensemble révèle des insights précieux sur les améliorations potentielles et les points de douleur qui doivent être adressés.

Cette étape d’audit n’est pas seulement une question de technologie; elle est aussi étroitement liée à la stratégie d’entreprise et aux objectifs à long terme. Il s’agit d’identifier les domaines où l’ERP peut apporter une valeur ajoutée significative, comme l’optimisation des opérations de production, l’amélioration de la gestion des relations clients, l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, ou encore la consolidation des datas financières pour une meilleure analyse et prise de décision. En analysant les opérations actuels, les entreprises peuvent déterminer les fonctionnalités spécifiques dont elles ont besoin, évitant ainsi la surpersonnalisation coûteuse et inutile qui peut entraver la flexibilité et l’efficacité du système.

 

Identifier les objectifs et les besoins spécifiques de l’entreprise

 

Avant tout, il est vital de comprendre en profondeur les besoins, les défis et les objectifs de l’organisation. Cette compréhension commence par un audit des flux opérationnels existants, incluant les flux d’information et les interfaces actuelles. Il est crucial d’identifier où et comment l’ERP peut apporter des améliorations significatives, que ce soit en termes d’efficacité, de réduction des coûts, d’amélioration de la prise de décision ou d’autres objectifs stratégiques spécifiques à l’entreprise. Cette étape nécessite une collaboration étroite avec les parties prenantes de chaque département pour s’assurer que leurs besoins et préoccupations sont pris en compte.

 

Sélection de l’équipe projet et définition des rôles

 

La réussite d’un projet ERP repose largement sur les personnes impliquées. Sélectionner une équipe projet composée de collaborateurs clés provenant de divers départements et type de métier garantit que le projet informatique bénéficie d’une expertise et d’une perspective complètes. Cette team doit inclure des leaders de projet, des experts techniques et professionnels de domaines comme la finance, des représentants des users finaux et, si nécessaire, des consultants externes. Définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun dès le départ est essentiel pour assurer une gestion de projet harmonieuse et une communication efficace à travers toutes les phases du projet.

 

Rédaction d’un cahier des charges détaillé

 

Le cahier des charges est le document clé qui guide le développement et l’installation. Il doit préciser de manière exhaustive les exigences du projet, y compris les spécifications techniques, les options requises, les opérations d’affaires à intégrer et les contraintes de budget et de temps. Ce document sert de contrat entre l’entreprise et les fournisseurs de solutions ERP, assurant que l’outil final répondra pleinement aux besoins de l’organisation. La création du document est un flux collaboratif qui bénéficie de l’input de toutes les parties prenantes, garantissant que les exigences de chaque département sont correctement adressées et intégrées dans la solution finale.

La préparation et la planification sont les premières phases cruciales dans la réussite d’un projet ERP. Elles définissent la trajectoire du projet, garantissent l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et posent les bases d’une installation réussie. Un projet ERP bien planifié et bien exécuté peut transformer les opérations d’une entreprise, améliorer significativement son efficacité opérationnelle et fournir un avantage concurrentiel durable dans son secteur.

avant projet erp
Avant de lancer son projet ERP, que faire ? 

Voici votre checklist avant de démarrer votre projet ERP. Tout d’abord, définissez vos objectifs liés à l’implémentation de votre futur progiciel de gestion. Un PGI a une durée de vie de 8 à 10 ans ; c’est donc un investissement long terme. Il faudra évaluer le ROI de votre logiciel ERP.

Il convient ensuite de composer un groupe qui sera dirigée par un(e) chef(fe) de projet. Il faut à la fois des compétences techniques et métiers. Enfin, la réalisation du cahier des charges ERP sera une étape indispensable. En effet, il sera le document de référence de votre projet ERP et précisera les spécifications. 

2 - le choix de la solution ERP

choix logiciel erp

Analyse comparative des solutions ERP disponibles

 

L’analyse comparative des ERP disponibles est une étape cruciale pour faire le choix ERP. Elle consiste à évaluer différentes solutions sur le marché en fonction de critères tels que les modules, la flexibilité, la compatibilité avec les systèmes existants, et le coût total de possession. Comparer ces aspects permet d’identifier les options les plus adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, facilitant ainsi les phases de sélection en éclairant les décideurs sur les avantages et inconvénients de chaque solution et éditeur.

 

ERP on-premise vs ERP cloud

 

La décision entre un ERP on-premise et un ERP cloud repose sur plusieurs facteurs. Les ERP on-premise sont installés localement sur les serveurs de l’entreprise, offrant un contrôle total mais à un coût initial plus élevé. Les ERP cloud sont hébergés sur les serveurs du fournisseur, réduisant les besoins en infrastructure IT de l’entreprise mais nécessitant une connexion internet stable.

 

Sélectionner le bon intégrateur ERP

 

Tout comme faire le choix du bon éditeur, choisir le bon intégrateur ERP est essentiel pour une installation réussie. L’intégrateur doit non seulement avoir une expertise technique approfondie de la solution choisie, mais aussi comprendre les processus d’affaires de l’entreprise et ses défis uniques. L’évaluation des références, de l’expérience dans le secteur d’activité de l’entreprise, et la qualité du support post-déploiement sont des critères importants.

 

Le marché des ERP
TAILLE D'ENTREPRISE
Le marché des ERP est vaste. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, les éditeurs ERP proposent des solutions de gestion pour gérer vos activités.
SECTEUR D’ACTIVITÉ
Certains secteurs d’activités (BTP, négoce, banque, assurance, transport etc.) ont des particularités : gestion de projet, traçabilité… Des ERP métiers ont ainsi vu le jour pour répondre à leurs besoins spécifiques.
LOGICIELS ERP
Microsoft, Divalto, Sage, SAP, Oracle, Cegid et NetSuite sont les plus grands éditeurs de logiciels ERP. Découvrez notre comparatif de leurs solutions ERP.

3 - le déploiement ERP

Il va être nécessaire de suivre l’instauration de votre futur ERP afin de maîtriser ses coûts et de vous assurer du respect des délais.

Les grandes phases du déploiement ERP

comite pilotage erp

1. Comité de pilotage

1. Comité de pilotage

Le comité de pilotage est décisif pour l’implémentation de l’ERP. Il est composé des chefs d’entreprise, des directions métier, du chef de projet ERP et de la MOA. Ce copil s’assure du respect des plannings, de la mobilisation des ressources, du budget ERP et des moyens nécessaires et valide les grands jalons du déploiement ERP.

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planification projet erp

2. Planification

2. Planification

La planification est un des facteurs clés de succès de votre projet ERP. Il est indispensable d’avoir un retroplanning précis et détaillé des livrables pour minimiser les risques. Vous aurez ainsi la visibilité globale sur toutes les phases d’implémentation de votre logiciel ERP.

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cadrage projet erp

3. Cadrage

3. Cadrage

Le cadrage permet de vérifier l’adéquation entre le PGI choisi, ses features et les besoins spécifiques relatifs aux processus de gestion. Cela permettra d’affiner les paramétrages et de valider la couverture fonctionnelle choisie. Bien entendu, des développements spécifiques peuvent être réalisés mais il ne faut pas tomber dans l’excès d’une « usine à gaz ». 

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Integrateur Sage X3

4. L'adhésion des salariés

4. L'adhésion des salariés

Garantir l’adhésion des salariés est essentiel pour une transition réussie vers le nouvel ERP. Cela implique des formations, une communication transparente sur les bénéfices et les changements à venir, et l’implication des users finaux dans le processus de développement. Encourager la participation active des employés augmente l’acceptation et l’efficacité de la nouvelle solution.

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4 - l’après-projet ERP

Le déploiement d’un ERP peut prendre de 6 à 18 mois. Mais une fois l’ERP mis en place, le projet ne s’arrête pas là si vous voulez optimiser son retour sur investissement.

Mise en place d'indicateurs de performance clés (KPIs)

Établir des KPIs spécifiques permet de mesurer l’efficacité de l’ERP et de s’assurer qu’il contribue positivement aux objectifs de l’entreprise. Ces indicateurs doivent refléter les aspects critiques de performance que l’ERP vise à améliorer, tels que les gains de productivité, la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction client.

Vérifier l'adéquation entre besoin et fonctionnalités déployées

Après le déploiement, il est crucial d’évaluer si l’ERP répond réellement aux besoins identifiés lors de la phase de planification. Cela implique de comparer les options déployées avec les exigences initiales et d’identifier les éventuelles lacunes ou opportunités d’amélioration pour aligner au mieux l’outil avec les processus d’affaires de l’entreprise. Nos conseils pour la mise en place d’un ERP

Planification des mises à jour et des évolutions de l'ERP

La technologie et les besoins des entreprises évoluant constamment, il est important de planifier régulièrement des actualisation et des évolutions de l’ERP. Cela garantit que l’ERP reste conforme aux dernières normes de sécurité, intègre de nouvelles fonctionnalités pertinentes et continue de soutenir efficacement les objectifs et les processus d’affaires de l’entreprise.
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Foire aux questions

Lors de l’instauration d’un projet ERP (Enterprise Resource Planning), il est essentiel d’éviter certaines erreurs courantes qui pourraient compromettre la réussite et l’organisation du projet. Voici quelques erreurs à éviter :

  • Manque de planification adéquate : Ne pas élaborer un plan détaillé et complet pour le déploiement de l’ERP est une erreur fréquente. Une planification minutieuse est essentielle pour définir les objectifs, les étapes, les délais, les ressources nécessaires et les responsabilités.
    Mauvaise gestion du changement : Négliger la gestion du changement est une erreur majeure. L’implémentation d’un ERP entraîne des changements organisationnels importants. Il est crucial de communiquer efficacement avec les parties prenantes, de les impliquer dans le processus et de prévoir une formation adéquate pour faciliter la transition.
  • Insuffisance de préparation des datas : Ne pas préparer les informations avant la migration est une erreur qui peut entraîner des incohérences, des erreurs et des problèmes de qualité. Il est important de nettoyer, de normaliser et de valider les datas avant de les migrer vers le nouvel ERP.
    Personnalisation excessive : Tenter de personnaliser l’ERP de manière excessive pour répondre à tous les besoins spécifiques de l’entreprise peut être une erreur coûteuse et chronophage. Il est préférable de s’appuyer sur les meilleures pratiques de l’ERP et d’adapter les processus de l’entreprise en conséquence.
  • Sous-estimation des ressources nécessaires : Sous-estimer les ressources requises pour le projet, que ce soit en termes de personnel, de budget ERP ou de temps, peut entraîner des retards, des dépassements de coûts et une qualité de mise en œuvre médiocre.
    Ignorer l’implication des collaborateurs : Les users finaux jouent un rôle crucial dans la réussite de l’ERP. Ignorer leurs besoins, leurs commentaires et leur implication dans le processus de mise en œuvre peut entraîner une résistance au changement et une adoption insuffisante du nouvel ERP.
  • Manque de suivi et d’évaluation : Ne pas effectuer de suivi régulier et d’évaluation des progrès du projet ERP est une erreur. Il est important de mesurer les résultats, d’identifier les problèmes et les opportunités d’amélioration, et de prendre des mesures correctives en conséquence.
    Absence de support de la haute direction : Le soutien et l’engagement de la haute direction sont essentiels pour la réussite du projet ERP. Si la direction ne manifeste pas un réel soutien et n’alloue pas les ressources nécessaires, il peut être difficile de mobiliser les autres parties prenantes et de surmonter les obstacles.

  • Évaluation des besoins : Commencez par évaluer vos besoins de migration. Identifiez les datas que vous souhaitez migrer, leur volume, leur qualité et leur format. Définissez également les objectifs et les résultats attendus de la migration.
  • Planification : Élaborez un plan détaillé de migration, en définissant les étapes, les délais, les ressources nécessaires et les responsabilités. Assurez-vous d’inclure une stratégie de sauvegarde au cas où quelque chose ne se déroulerait pas comme prévu.
  • Nettoyage des datas : Avant la migration, effectuez une analyse approfondie de la qualité des informations existantes. Identifiez et corrigez les erreurs, les doublons et les incohérences.
  • Mapping : Établissez une correspondance entre les datas de l’ancien S.I. et les champs correspondants dans le nouvel outil ERP. Assurez-vous qu’elles sont correctement alignées et que toutes les informations nécessaires sont prises en compte.
  • Test et validation : Avant de migrer, effectuez des tests sur un ensemble d’informations restreintes pour vous assurer que le processus de migration fonctionne correctement. Validez les résultats en comparant celles migrées avec les datas sources.
  • Migration progressive : Il est généralement recommandé de procéder à une migration progressive, par lots ou par modules ERP, plutôt que de migrer tout en une seule fois. Cela permet de minimiser les risques et d’assurer une transition en douceur.
  • Formation et accompagnement : Assurez-vous que les utilisateurs du nouveau logiciel ERP sont formés et bien préparés à l’utilisation des datas migrées. Fournissez une assistance et un support adéquats pour faciliter la transition et résoudre les problèmes éventuels.
  • Vérification post-migration : Après la migration, effectuez des vérifications approfondies pour vous assurer que tout a été correctement transféré et que le nouveau PGI fonctionne comme prévu. Corrigez les éventuelles erreurs ou incohérences restantes.
  • Sauvegarde des datas d’origine : Cela garantit la sécurité et l’intégrité des données.
  • Suivi et optimisation : Après la migration, surveillez attentivement les performances du nouveau logiciel ERP et identifiez les opportunités d’optimisation. Assurez-vous de prendre en compte les commentaires et d’apporter les ajustements nécessaires

La migration ERP demande une planification minutieuse, une exécution rigoureuse et une communication efficace avec toutes les parties prenantes. En suivant ces étapes et en adaptant votre approche en fonction de votre situation spécifique, vous augmenterez vos chances de réussir la migration.

Les projets ERP (Enterprise Resource Planning) apportent de nombreux avantages aux entreprises, tels que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, une meilleure visibilité sur les opérations et une prise de décision plus éclairée. Cependant, ces projets comportent également un certain nombre de risques qui peuvent compromettre leur succès. Voici les principaux risques associés à un projet ERP :

  1. Dépassement de coûts et de délais : Les projets ERP sont notoirement complexes et peuvent facilement dépasser les budgets et les échéanciers initialement prévus, en raison de retards dans la mise en œuvre, de besoins de personnalisation inattendus ou d’une planification insuffisante.
  2. Résistance au changement : L’implémentation d’un ERP entraîne souvent des changements significatifs dans les processus d’affaires et les habitudes de travail. Sans une gestion efficace du changement et une formation adéquate, les employés peuvent résister à l’adoption du nouveau système, ce qui peut nuire à l’efficacité globale du projet.
  3. Problèmes d’intégration : Intégrer un nouvel ERP avec des systèmes existants peut être technique et complexe. Des problèmes d’intégration peuvent survenir, entraînant des dysfonctionnements et des inefficacités dans les opérations.
  4. Personnalisation excessive : Bien que la personnalisation puisse être nécessaire pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise, une personnalisation excessive peut rendre le système plus complexe, difficile à mettre à jour et coûteux à maintenir.
  5. Sélection du logiciel ou du partenaire inapproprié : Choisir le mauvais ERP ou un partenaire d’intégration qui ne comprend pas bien les besoins de l’entreprise peut entraîner des problèmes de mise en œuvre et un manque d’alignement avec les objectifs d’affaires.
  6. Problèmes de qualité des données : La qualité des données migrées vers le nouvel ERP est cruciale pour son fonctionnement. Des données inexactes, obsolètes ou mal formatées peuvent entraîner des erreurs opérationnelles et des prises de décision erronées.
  7. Manque de soutien de la direction : Le soutien et l’engagement de la direction sont essentiels pour surmonter les obstacles et assurer l’adoption de l’outil à tous les niveaux de l’organisation. Un manque de soutien peut entraver la progression du projet.
  8. Problèmes de sécurité et de conformité : Les ERP contiennent des données sensibles et critiques. Il est donc vital de s’assurer que le système est sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur pour protéger les informations de l’entreprise contre les violations de données.

Pour mitiger ces risques, une planification rigoureuse, une gestion efficace du projet, une communication claire, une formation adéquate des utilisateurs et un engagement solide de la part de la direction sont indispensables. Bien gérés, ces risques ne doivent pas empêcher les entreprises de réaliser les bénéfices substantiels qu’un ERP peut apporter.

 

Les étapes d'un déploiement d'ERP

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