L’une des principales tâches du département finance d’une entreprise consiste à assurer l’exactitude des informations financières de cette dernière. Pour ce faire, il peut s’appuyer sur le module financier d’un ERP. Cet outil facilite considérablement le contrôle de gestion en fiabilisant et en consolidant les flux de données financières issues d’autres services. Découvrez de quoi l’ERP Finance est capable et en quoi il facilite considérablement la gestion financière et comptable d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un module ERP Finance ?
L’Enterprise Resource Planning (ERP) est une solution logicielle composée de différents modules ERP dédiés à des services métiers spécifiques. Le module ERP Finance en fait partie. Il présente de nombreux avantages pour optimiser l’activité d’une entreprise.
Le module ERP Finance : définition
L’ERP Finance, aussi appelé ERP Financier ou PGI Finance, est un des modules du réseau qui compose un logiciel ERP. Dédié à la gestion financière et comptable, il aide à optimiser ce département. Grâce à son architecture modulaire, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) prend en charge l’ensemble des processus métier d’une entreprise dans une plateforme unique. Il offre une vision complète sur l’activité de cette dernière.
De plus, chaque solution PGI s’appuie une base de données unifiée. De ce fait, les datas de son outil financier sont partagées aux autres fonctions de la structure (supply chain, ventes, CRM, etc.). Toute action au sein de l’un des modules du logiciel ayant une incidence financière ou devant être enregistrée dans le système comptable déclenchera un transfert automatique de données vers l’outil PGI Financier.
Il a donc pour objectif premier d’optimiser la gestion financière et de connecter les données financières avec l’ensemble des données d’activité d’une entreprise. Il s’adresse particulièrement aux directeurs administratifs et financiers (DAF). Ces derniers doivent en effet intégrer des datas issues de multiples logiciels de gestion et de divers services. Une telle hétérogénéité rend leur tâche difficile. Cet outil financier vient la faciliter en permettant une gestion intégrée et en temps réel de l’ensemble des flux de datas financières d’une entreprise.
Aux côtés de l’outil ERP comptabilité, l’utilisation de cette brique concerne également les chefs comptables ainsi que l’équipe financière et comptable d’une organisation. En automatisant un certain nombre de processus à faible valeur ajoutée comme la centralisation de datas comptables, il permet de gagner du temps et de minimiser les risques d’erreur. Il se retrouve dans tous les PGI sur le marché actuel, qu’il s’agisse d’un PGI métier (comme un ERP Transport ou un ERP Service) ou d’un PGI généraliste.
Quels sont les bienfaits d’un outil ERP Financier ?
Le module PGI Finance présente une variété de bénéfices pour une entreprise et ses données comptables et financières.
- Centralisation des données : La centralisation des datas financières figure parmi ses principaux avantages. En effet, toutes les informations et les documents financiers sont regroupés dans un emplacement unique.
- Fiabilisation des données : Par ailleurs, le PGI Financier fiabilise les datas en facilitant leur nettoyage, ce qui permet de garantir leur fiabilité. Dans le même temps, il facilite la mise en conformité en limitant les erreurs humaines.
- Meilleure visibilité financière : D’autre part, il améliore cette visibilité. En effet, il offre une vision à 360° sur la performance et la santé financière de la société.
- Diffusion d’information simplifiée : Il fluidifie également le partage de datas. Supprimant ainsi les silos, il renforce la transparence financière au sein d’une entreprise. De plus, il favorise la collaboration en facilitant la diffusion des informations financières entre les fonctions.
- Aide à la décision et à la planification : Il facilite aussi la prise de décisions financières. Grâce aux datas fiables et aux tableaux de bord qu’il inclut, le directeur financier pourra prendre des décisions fondées. On retrouve également parmi ses bienfaits l’amélioration de la planification financière et de la budgétisation. Il comporte des outils d’analyse et de reporting facilitant la prévision des coûts et des recettes d’une entreprise ainsi que l’élaboration de budgets précis.
- Gestion financière optimisée : Enfin, l’ERP Finance permet des gains de productivité dans la gestion financière dans son ensemble. Cela s’explique notamment par l’automatisation de certaines tâches et la simplification du reporting financier. De plus, il améliore la régulation des flux de trésorerie et de la comptabilité fournisseurs.
Quelles sont les fonctionnalités du module ERP Finance ?
Le module PGI Finance embarque une pléthore de fonctionnalités de gestion utiles au quotidien :
1 – Comptabilité générale, analytique et auxiliaire : Les fonctionnalités se rapportant à la comptabilité générale procurent une image complète de la situation financière d’une entreprise. Pour leur part, celles relatives à la comptabilité analytique permettent à la fonction finance d’évaluer la rentabilité des produits et des activités de la structure. Quant à celles de comptabilité auxiliaire, elles incluent la comptabilité client (Accounts Receivable) et la comptabilité fournisseurs (Accounts Payable).
2 – Gestion de la trésorerie : Cette brique d’un PGI identifie les financements requis et les échéances à respecter. Il aide aussi à maîtriser les liquidités et le risque financier.
3 – Gestion des paiements et des achats : Les capabilités de gestion des paiements d’un PGI Finance automatisent entre autres la comptabilisation des décaissements et des encaissements, la gestion des bordereaux de remise de chèque et la prise en charge des virements SEPA. De leur côté, les fonctionnalités de gestion des achats couvrent les processus y afférents.
4 – Gestion des risques : Il permet d’analyser et d’anticiper les risques pouvant affecter la stabilité financière d’une entreprise.
5 – Gestion de la facturation : Celle-ci peut être automatisée par le PGI Financier.
6 – Gestion des immobilisations : Cette fonctionnalité optimise le suivi et la gestion des biens corporels dans le temps.
7 – Gestion budgétaire : Le PGI Financier permet de disposer de l’ensemble des datas nécessaires pour estimer précisément différents postes de budget.
8 – Gestion de la fiscalité : Il rassemble tous les paramètres fiscaux permettant à une entreprise de calculer ses taxes et sa TVA plus facilement.
9 – Automatisation des écritures : Grâce ses capacités d’automatisation, il réduit fortement la saisie manuelle des écritures comptables. C’est d’autant plus bénéfique que cette saisie est chronophage et fréquemment source d’erreurs.
10 – Reporting financier : Il génère des reportings financiers pertinents qui optimisent la prise de décision.
Comment choisir votre module ERP Financier ?
Le choix d’un ERP Financier ne doit pas se faire au hasard. Il devra en premier lieu dépendre de vos besoins. Commencez donc par faire le point sur les besoins de votre fonction financière et sur vos processus métier en place. Pour cela, analysez votre fonctionnement actuel et déterminez le fonctionnement souhaité à l’avenir.
Par la suite, auditez votre Système d’Information actuel. Plusieurs questions doivent être posées pour mener à bien cette tâche :
- Quels sont les outils utilisés pour assurer la fonction financière dans votre entreprise ?
- Quel est le périmètre fonctionnel de votre projet ERP ?
- Sera-t-il nécessaire de faire des développements spécifiques selon le degré d’automatisation souhaité ?
- De quel système d’exploitation disposez-vous ?
- Quelles sont vos bases de données ?
L’étape suivante consiste à créer un cahier des charges ERP qui détaillera vos besoins et vos défis spécifiques ainsi que les capabilités désirées. Une fois ce document rédigé, pensez à comparer plusieurs solutions ERP recommandées et adaptées à votre taille d’entreprise. Par exemple, pour les PME et les MGE, les logiciels suivants sont conseillés :
- Sage X3. Ce progiciel vous permettra de prendre le contrôle de votre entreprise dans son ensemble, depuis les approvisionnements jusqu’aux ventes sans oublier la finance. Grâce à lui, vous serez en mesure de maîtriser précisément vos résultats ;
- Microsoft Business Central. Il s’agit d’une solution complète qui comporte une brique financière et qui est disponible en mode cloud. Ce dernier vous fournira notamment des tableaux de bord financiers conviviaux et un plan comptable fiable ;
- Divalto Infinity. Ce progiciel regroupe tous les outils permettant d’optimiser la gestion d’entreprise, dont un outil PGI Financier. Entièrement paramétrable, ce dernier s’adapte parfaitement aux besoins de votre activité.
L’interface de Microsoft Business Central
Choisissez la solution dotée d’une brique ERP Finance qui correspond le plus à votre budget, vos besoins et vos perspectives de croissance à venir. Si vous avez besoin de plus de soutien pour l’intégration de votre progiciel, appuyez-vous sur un intégrateur qui vous accompagnera du choix de la solution, jusqu’au déploiement de l’ERP et la formation utilisateurs.
Vos questions récurrentes
1. C’est quoi un ERP dans une entreprise ?
L’ERP ou PGI est un type de progiciel utilisé par les entreprises pour gérer efficacement leurs activités et leurs ressources. C’est comme un super assistant virtuel qui aide à tout organiser et à garder un œil sur tout ce qui se passe au sein de l’entreprise.
Dans une entreprise, un PGI rassemble toutes les informations et processus importants en un seul endroit. Par exemple, il peut gérer les ventes, production, stocks, projets, factures, paiement, et bien plus encore. Tout est intégré dans une même plateforme, ce qui facilite la communication entre les services et permet d’avoir une vue d’ensemble de ce qui se passe.
Imaginez que vous gérez une PME et que vous avez besoin de suivre les commandes clients, gérer les stocks, traiter les factures, gérer votre trésorerie, faire vos comptes et régler chaque paiement de fournisseurs. Avec ce progiciel, tout cela peut être fait à partir d’une plateforme, ce qui rend le processus plus fluide et moins sujet aux erreurs. Vous pouvez également analyser les datas pour prendre des décisions éclairées, par exemple en voyant quel produit se vend le mieux ou quel projet est le plus rentable.
L’un des avantages majeurs du PGI est qu’il peut être mis en place dans le Cloud, ce qui signifie que toutes les informations sont accessibles depuis n’importe où avec une connexion internet. Un PGI Cloud facilite le travail en équipe et permet au client d’obtenir des renseignements en temps réel sur leurs commandes ou leurs comptes.
En résumé, un PGI dans une entreprise est un progiciel de gestion qui rassemble toutes les fonctions importantes en un seul endroit, facilitant l’intégration des processus et l’analyse des datas. Cela permet aux entreprises, grandes ou petites, d’être plus efficaces, de mieux communiquer avec leurs clients et de prendre des décisions plus éclairées pour le succès de leur entreprise.
2. Quel est le principal objectif d’un ERP ?
Imaginez que vous gérez une PME. Vous avez des ventes à suivre, des achats à gérer, des stocks à contrôler, des projets en cours, des factures à émettre et des paiements à effectuer. Avec un logiciel ERP (ou PGI en français), tout cela est intégré dans une seule plateforme. Cela signifie que vous pouvez accéder à toutes les renseignements et les datas en un clin d’œil, ce qui facilite la prise de décision.
Le PGI permet également d’améliorer la communication entre les différents services de l’entreprise. Par exemple, si un client passe une commande, l’information est automatiquement transmise au service des ventes, au service des achats et au service logistique. Tout le monde travaille sur la même page, évitant ainsi les erreurs et les malentendus.
Un autre de ses avantages essentiels est sa capacité d’analyse. Vous pouvez consulter des rapports et des tableaux de bord qui vous donnent une vue d’ensemble de l’activité de votre entreprise. Cela vous permet de repérer les tendances, d’identifier les points forts et les points faibles, et de prendre des décisions éclairées pour améliorer la rentabilité.
Enfin, de nombreux PGI sont désormais basés dans le Cloud. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos datas depuis n’importe quel appareil avec une connexion internet. Cela facilite le travail en déplacement et améliore la communication avec votre clientèle et vos partenaires.
Envie d’en savoir plus sur ses fonctionnalités ou de nous poser des questions sur la mise en place de votre projet ? Demandez une démo de nos solutions ci-dessous. Nous sommes un intégrateur d’ERP PGI depuis plus de 20 ans. Nous pouvons vous aider à intégrer votre logiciel ou à migrer vers un nouveau.
