L’une des principales tâches du département finance d’une entreprise consiste à assurer l’exactitude des informations financières de cette dernière. Pour ce faire, il peut s’appuyer sur le module Finance d’un ERP. Cet outil facilite considérablement le contrôle de gestion en fiabilisant et en consolidant les flux de données financières issues d’autres services. Découvrez de quoi l’ERP Finance est capable et en quoi il facilite considérablement la gestion financière et comptable d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un module ERP Finance ?
L’Enterprise Resource Planning (ERP) est une solution logicielle composée de différents modules ERP dédiés à des services métiers spécifiques. Le module ERP Finance en fait partie. Ce module présente de nombreux avantages pour la gestion financière et comptable d’une entreprise.
L’ERP Finance : définition
L’ERP Finance, aussi appelé ERP Financier ou PGI Finance, est un des modules du réseau de modules qui composent un logiciel ERP. Dédié à la gestion financière et comptable, il aide à optimiser cette fonction. Grâce à son architecture modulaire, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) prend en charge l’ensemble des processus métier d’une entreprise dans un système unique. Il offre une vision complète sur l’activité de cette dernière.
De plus, chaque solution ERP s’appuie une base de données unifiée. De ce fait, les données de son module Finance sont partagées aux autres fonctions de la structure (achats, ventes, gestion de la relation client, etc.). Toute action au sein de l’un des modules du logiciel ayant une incidence financière ou devant être enregistrée dans le système comptable déclenchera un transfert automatique de données vers le module ERP Financier.
Ce module a donc pour objectif premier d’optimiser la gestion financière et de connecter les données financières avec l’ensemble des données d’activité d’une entreprise. Il s’adresse particulièrement aux directeurs administratifs et financiers (DAF). Ces derniers doivent en effet intégrer des données issues de multiples outils de gestion et de divers services. Une telle hétérogénéité rend leur tâche difficile. L’outil ERP financier vient la faciliter en permettant une gestion intégrée et en temps réel de l’ensemble des flux de données financières d’une entreprise.
Aux côtés du module ERP comptabilité, l’utilisation de ce module concerne également les chefs comptables ainsi que l’équipe finance et de comptabilité d’une organisation. En automatisant un certain nombre de processus à faible valeur ajoutée comme la centralisation de données comptables, il permet de gagner du temps et de minimiser les risques d’erreur.
Quels sont les bienfaits d’un ERP Financier ?
Le module PGI Finance présente une variété de bénéfices pour une entreprise et ses données comptables et financières.
- Centralisation des données : La centralisation des données financières figure parmi ses principaux avantages. En effet, toutes les informations et les documents financiers sont regroupés dans un emplacement unique.
- Fiabilisation des données : Par ailleurs, l’ERP Financier fiabilise les données en facilitant leur nettoyage, ce qui permet de garantir leur fiabilité. Dans le même temps, ce module réduit les risques de conformité en limitant les erreurs humaines.
- Meilleure visibilité financière : D’autre part, le module orienté finance d’un progiciel ERP améliore la visibilité financière. En effet, il offre une vision à 360° sur la performance et la santé financière de la société.
- Diffusion d’information simplifiée : Le module d’un PGI dédié à la gestion financière et comptable fluidifie également le partage de données. Supprimant ainsi les silos d’informations, il renforce la transparence financière au sein d’une entreprise. De plus, il favorise la collaboration en facilitant la diffusion des informations financières entre les équipes.
- Aide à la décision et à la planification : Ce module facilite aussi la prise de décisions financières. Grâce aux données fiables et aux tableaux de bord inclus dans le module, le directeur financier pourra prendre des décisions fondées. On retrouve également parmi ses bienfaits l’amélioration de la planification financière et de la budgétisation. Il comporte des outils d’analyse et de reporting facilitant la prévision des coûts et des recettes d’une entreprise ainsi que l’élaboration de budgets précis.
- Gestion financière optimisée : Enfin, l’ERP Finance permet des gains de productivité dans la gestion financière dans son ensemble. Cela s’explique notamment par l’automatisation de certaines tâches et la simplification du reporting financier. De plus, il améliore la gestion des flux de trésorerie et de la comptabilité fournisseurs.
Quelles sont les fonctionnalités du module ERP Finance ?
Le module PGI Finance embarque une pléthore de fonctionnalités utiles pour la gestion financière et comptable d’une entreprise :
1 – Comptabilité générale, analytique et auxiliaire : Les fonctionnalités se rapportant à la comptabilité générale procurent une image complète de la situation financière d’une entreprise. Pour leur part, les fonctionnalités relatives à la comptabilité analytique permettent au département finance d’évaluer la rentabilité des produits et des activités de la structure. Quant aux fonctionnalités de comptabilité auxiliaire, elles incluent la comptabilité client (Accounts Receivable) et la comptabilité fournisseurs (Accounts Payable).
2 – Gestion de la trésorerie : La brique financière de l’ERP identifie les financements requis et les échéances à respecter. Il aide aussi à maîtriser les liquidités et le risque financier.
3 – Gestion des paiements et des achats : Les fonctionnalités de gestion des paiements d’un ERP Finance automatisent entre autres la comptabilisation des décaissements et des encaissements, la gestion des bordereaux de remise de chèque et la prise en charge des virements SEPA. De leur côté, les fonctionnalités de gestion des achats couvrent les processus y afférents.
4 – Gestion des risques : Le module ERP Finance permet d’analyser et d’anticiper les risques pouvant affecter la stabilité financière d’une entreprise.
5 – Gestion de la facturation : La gestion de la facturation est automatisée par l’ERP Financier.
6 – Gestion des immobilisations : Cette fonctionnalité optimise le suivi et la gestion des biens corporels dans le temps.
7 – Gestion budgétaire : L’ERP Financier permet de disposer de l’ensemble des données nécessaires pour estimer précisément différents postes de budget.
8 – Gestion de la fiscalité : Le module Finance d’un ERP rassemble tous les paramètres fiscaux permettant à une entreprise de calculer ses taxes et sa TVA plus facilement.
9 – Automatisation des écritures : Grâce ses fonctionnalités d’automatisation, ce module réduit fortement la saisie manuelle des écritures comptables. C’est d’autant plus bénéfique que cette saisie est chronophage et fréquemment source d’erreurs.
10 – Reporting financier : Le module ERP Finance génère des reportings financiers pertinents qui optimisent la prise de décision.
Comment choisir votre ERP Financier ?
Le choix d’un ERP Financier ne doit pas se faire au hasard. Il devra en premier lieu dépendre de vos besoins. Commencez donc par faire le point sur les besoins de votre fonction financière et sur vos processus métier en place. Pour cela, analysez votre fonctionnement actuel et déterminez le fonctionnement souhaité à l’avenir.
Par la suite, auditez votre Système d’Information actuel. Plusieurs questions doivent être posées pour mener à bien cette tâche :
- Quels sont les outils utilisés pour assurer la fonction financière dans votre entreprise ?
- Quel est le périmètre fonctionnel de votre projet ERP ?
- Sera-t-il nécessaire de faire des développements spécifiques selon le degré d’automatisation souhaité ?
- De quel système d’exploitation disposez-vous ?
- Quelles sont vos bases de données ?
L’étape suivante consiste à créer un cahier des charges ERP qui détaillera vos besoins et vos défis spécifiques ainsi que les fonctionnalités désirées. Une fois ce document rédigé, pensez à comparer plusieurs solutions ERP recommandées et adaptées à votre taille d’entreprise. Par exemple, pour les PME et les MGE, les logiciels suivants sont conseillés :
- Sage X3. Ce logiciel ERP vous permettra de prendre le contrôle de votre entreprise dans son ensemble, depuis les approvisionnements jusqu’aux ventes sans oublier la finance. Grâce à son module ERP Financier, vous serez en mesure de maîtriser précisément vos résultats ;
- Microsoft Business Central. Il s’agit d’une solution ERP complète qui comporte un module dédié à la finance. Ce dernier vous fournira notamment des tableaux de bord financiers conviviaux et un plan comptable fiable ;
- Divalto Infinity. Cet ERP regroupe tous les outils permettant d’optimiser la gestion d’entreprise, dont un module ERP Financier. Entièrement paramétrable, ce dernier s’adapte parfaitement aux besoins de votre activité.
L’interface de Microsoft Business Central
Choisissez la solution dotée d’un module ERP Finance qui correspond le plus à votre budget, vos besoins et vos perspectives de croissance à venir. Si vous avez besoin de plus de soutien pour l’intégration de votre ERP, appuyez-vous sur un intégrateur qui vous accompagnera du choix de la solution, jusqu’à l’implémentation de l’ERP et la formation utilisateurs.
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