Réussissez votre projet ERP
Vous préparez un projet ERP mais vous ne savez ni par où commencer, ni comment bien le gérer ? Vous pouvez compter sur notre expérience d’intégrateur ERP et sur nos consultants ERP. Suivez le guide ! Nous répondons à toutes vos questions.
LES ÉTAPES D’UN PROJET ERP
Nos ressources dédiées
AVANT : la préparation d’un projet ERP
Un projet d’ERP, aussi appelé un projet PGI, dure entre 6 et 12 mois en moyenne pour une entreprise. C’est pourquoi il est important de partir sur de bonnes bases avec les 5 actions suivantes.
Avant toute chose, il faut que vous constituiez une équipe responsable de la préparation et de la mise en place de votre projet ERP. C’est grâce à elle que vous serez en mesure de tenir le budget et les délais fixés en début de projet. Nous vous recommandons que votre équipe compte une cheffe ou un chef de projet ERP et 2 à 4 autres collaborateurs issus d’une variété de départements.
Avant de choisir l’ERP le plus adapté à votre entreprise, il est crucial que vous procédiez à une analyse de votre activité et de vos besoins métiers. Ce travail vous permettra de fixer les objectifs de votre projet ERP ; c’est grâce à ces derniers que vous pourrez évaluer la réussite de votre projet après sa fin. Il peut s’agir d’objectifs de gains de temps pour les collaborateurs, de hausse du chiffre d’affaires, de réduction des ruptures de stock etc.
Ce cahier des charges sera le meilleur allié de votre équipe projet et de votre prestataire tout au long du projet. À la fois technique et fonctionnel, il a vocation à présenter les résultats de la phase d’audit et d’analyse des besoins. Autrement dit, il détaille le fonctionnement de votre organisation, vos problématiques spécifiques, les fonctionnalités que vous souhaitez et les objectifs que le logiciel devra atteindre.
Vous pouvez retrouver notre modèle de cahier des charges ci-dessus. Notez aussi qu’un intégrateur ERP pourra accompagner votre chef de projet ERP dans la rédaction de votre cahier des charges.
Nous vous conseillons ensuite de prendre connaissance des coûts moyens d’un projet ERP. Vous serez ainsi en mesure de vous fixer un budget idéal à tenir. Ce budget est une information cruciale qui vous aidera à choisir votre solution ERP et votre intégrateur. En effet, ces derniers baseront leur proposition d’accompagnement à la fois sur vos besoins et sur le budget annoncé. Pour en savoir plus sur les coûts d’un projet ERP, n’hésitez pas à télécharger l’infographie ci-dessus.
Il est aussi très utile d’estimer le ROI de l’intégration, du changement ou de la migration d’un progiciel ERP avant de vous lancer. Faites le compte de l’ensemble des coûts que votre projet ERP implique (attention aux coûts cachés) et comparez-les aux bénéfices attendus. Ainsi, vous aurez une ligne directrice tout au long de votre projet. Cette estimation de votre retour sur investissement vous aidera à déterminer si votre projet PGI sera réellement bénéfique pour votre entreprise.
Et voici venu le moment tant attendu de choisir votre futur logiciel ! Commencez par faire une étude de marché en fonction de votre cahier des charges ERP et de votre budget.
Ce sera aussi le moment de décider si vous souhaitez vous appuyer sur un intégrateur ERP. La majorité des entreprises porteuses d’un projet d’ERP choisissent de le faire car l’intégration d’ERP est un chantier transversal, complexe et coûteux. Un intégrateur vous déchargera de la gestion du projet et vous accompagnera à chaque étape pour en faire une réussite.
Si vous choisissez de vous appuyer sur un intégrateur PGI, consultez-en entre 5 et 7 afin d’en sélectionner 3. Faites le point avec ce trio sur les progiciels qu’ils proposent et vous conseillent, leur méthode de déploiement, leurs références, leurs disponibilités, leur spécialisation, leur assistance utilisateurs… Fixez vos critères de sélection et vous serez en mesure de choisir votre logiciel et votre prestataire !
Besoin de conseils ? Téléchargez notre comparatif gratuit des meilleurs ERP ci-dessus. Vous découvrirez les caractéristiques et atouts de Sage X3, Microsoft Business Central, SAP Business One, Cegid XRP Flex, NetSuite, Divalto Infinity et de l’ERP Odoo.
PENDANT : le déploiement d’un ERP
Maintenant que vous avez choisi votre solution ERP et complété votre cahier des charges, vous êtes fin prêt(e)s à vous lancer ! Que vous ayez choisi de travailler simplement avec un chef de projet ERP ou d’être accompagné par un intégrateur ERP et ses consultants ERP, voici comment le déploiement de votre logiciel va se dérouler.
APRÈS : la finalisation d’un projet ERP
1. Formez vos utilisateurs finaux
Une fois que le nouvel ERP est place, il est temps de former ses futurs utilisateurs bien sûr ! Ne négligez surtout pas cette phase en pensant que ces utilisateurs se formeront par eux-mêmes. Compte-tenu de leurs emplois du temps déjà chargés, cela compliquerait considérablement l’adoption du nouvel outil ERP. Si vous êtes accompagnés par un intégrateur ERP, ce dernier se chargera de cette formation.
2. Faites le bilan de votre projet
Une fois que ces utilisateurs auront utilisé l’ERP au quotidien pendant quelques mois, il sera possible de faire un premier bilan. Son but sera de déterminer si les fonctionnalités de l’ERP répondent aux objectifs initiaux, si certaines d’entre elles sont mal utilisées et si certains objectifs ont été oubliés au cours du projet. Ainsi, ce bilan clarifiera s’il faut mettre en place de nouvelles formations, simplifier l’utilisation de certaines fonctionnalités ou encore mettre en avant certaines fonctionnalités délaissées.
3. Mettez en place de l’accompagnement au changement
Changer d’outil de travail n’est pas simple pour des collaborateurs, surtout s’ils utilisaient leur ancien logiciel depuis plusieurs années. Or, il est vital que vous remportiez l’adhésion des utilisateurs du nouvel ERP, si vous voulez que son intégration soit une réussite. Alors nous vous recommandons de déployer des actions d’accompagnement au changement (formations à la demande, récompenses, etc.) pour faciliter l’adoption du logiciel.
4. Anticipez sa maintenance et ses mises-à-jour
Il reste une dernière chose à faire pour finaliser votre projet ERP. Pour que votre logiciel reste en bon état de marche, il est important que sa maintenance et ses mises à jour soient bien assurées. Déterminez qui en sera responsable et comment ces dernières seront effectuées. Si vous avez adopté un ERP Cloud, sachez que ces mises-à-jour seront gérées par son éditeur de A à Z.
Le marché des ERP
Envie d’en savoir plus sur l’offre actuelle du marché des ERP ? Découvrez les meilleures solutions du marché ci-dessous.
Vous avez une question ? Un projet ERP ? Envie d’une démo ?
Contactez-nous ci-contre ! Un de nos experts ERP reviendra vers vous sous 24 heures ouvrées.
« * » indique les champs nécessaires