L’ERP (Enterprise Resource Planing) est devenu un pilier de la gestion d’entreprise. Accompagnant la transformation numérique des professionnels, le progiciel de gestion a modifié en profondeur la manière de collecter, d’analyser et d’utiliser les données, notamment financières. Au même titre que bien d’autres départements de l’entreprise, le contrôle de gestion a beaucoup à gagner à recourir à l’ERP. Quelle est l’influence de l’outil sur les méthodes de travail en général et les prises de décision de la fonction contrôle de gestion ?
L’ERP, la solution de gestion qui s’impose aux entreprises
Depuis son essor, à partir des années 2000, l’ERP, ou progiciel de gestion, a modifié en profondeur le fonctionnement interne des entreprises. Au carrefour des ressources, des processus et des données, l’ERP fournit des éléments tangibles pour prendre de meilleures décisions et gagner en efficacité opérationnelle.
L’adoption croissante des logiciels ERP répond à un besoin accru de visibilité et de fiabilité des données. Les échanges d’information dans l’entreprise sont aujourd’hui quasi-instantanés : pour toute structure souhaitant garantir sa performance, il est essentiel d’appuyer ses décisions sur des données exactes. En tant qu’outil central de l’entreprise, l’ERP est garant de cette exactitude.
Les données financières sont tout particulièrement sensibles à ce besoin. Grâce à une donnée complète et de qualité, c’est toute la planification des budgets qui gagne en précision. De l’anticipation des besoins au suivi des dépenses, l’ERP fournit au service contrôle de gestion des indicateurs de performance réalistes, lui permettant de prendre de meilleures décisions.
L’impact des ERP sur la fonction du contrôle de gestion
Le rôle de l’ERP ne se limite pas à la centralisation des données. Son module ERP dédié au contrôle de gestion modifient fondamentalement l’approche du contrôle de gestion. Les principales sources de changement sont les suivantes.
1. Gestion optimisée des ressources
L’une des principales contributions des systèmes ERP pour le contrôle de gestion est la gestion plus efficace des ressources de l’entreprise. Intégrant les données financières avec d’autres données opérationnelles, l’ERP contribue à :
- La précision des données : les données financières sont cohérentes et à jour, permettant d’élaborer des budgets précis.
- Une analyse approfondie : l’ERP permet d’explorer les coûts et les performances par département, par projet, par produit… Le contrôle de gestion peut ainsi identifier les domaines à forts besoins et ceux où des réductions budgétaires sont envisageables.
- Une plus grande flexibilité budgétaire : les budgets créés via l’ERP sont adaptables selon le besoin. Les ressources peuvent être réallouées en cas de changements imprévus.
- Un suivi en temps réel : le contrôle de gestion peut ainsi ajuster les budgets plus rapidement en cas de déviation par rapport aux prévisions.
- Un alignement stratégique : l’ERP permet de s’assurer de la cohérence entre décisions opérationnelles et vision globale de l’entreprise.
Ainsi, l’ERP permet à l’entreprise de développer des atouts majeurs tels que:
- Visibilité immédiate : afin de détecter rapidement les problèmes ou les opportunités.
- Réactivité : pour agir rapidement en cas de dépassement de budget ou de déviation par rapport aux objectifs
- Optimisation des coûts : pour identifier les gaspillages et les inefficacités
- Prise de décision éclairée : les décisions sont basées sur des informations actuelles plutôt que sur des données obsolètes.
2. Automatisation des processus
Avec l’automatisation de tâches manuelles répétitives (collecte de données, rapports périodiques, gestion des factures fournisseurs…), c’est toute une partie à faible valeur ajoutée du travail des contrôleurs de gestion qui est allégée. Ceux-ci adoptent un rôle plus stratégique, fait d’interprétation des données, de conseil et d’anticipation des besoins.
A cela s’ajoutent une précision et une fiabilité accrues des données. Les études et les analyses automatisées réduisent considérablement les risques d’erreur. En conséquence, les décisions prises sur la base de ces données deviennent plus pertinentes, avec des répercussions positives sur toute l’entreprise.
3. Amélioration de la visibilité et de la transparence
Avec l’ERP, le contrôle de gestion bénéficie enfin d’une vision exhaustive des ressources disponibles. Les tableaux de bord en temps réel accélèrent la prise de décision. Les performances, actuelles et à venir, sont mieux comprises et facilitent la planification.
Collaboratif, l’ERP favorise également le partage : les données financières et leur impact peuvent être partagés à toutes les parties prenantes, dans un format clair et adapté à leur métier. Le contrôle de gestion, et avec lui les instances décisionnelles, gagnent ainsi en transparence.
Les défis et opportunités de l’ERP pour le contrôle de gestion
Bien que profondément bénéfique aux processus d’entreprise, l’ERP peut également soulever des défis pour les équipes. La mise en place d’un ERP implique en effet de profondes évolutions internes, sur le plan organisationnel comme culturel.
Outre la résistance au changement – les collaborateurs du contrôle de gestion étant parfois attachés à d’anciens systèmes ou méthodes de travail – , l’ERP implique des coûts initiaux (acquisition du logiciel, infrastructure, formation, consultation) importants. Pour le contrôle de gestion, le déploiement d’un ERP s’accompagnera donc d’une planification budgétaire précise, avec évaluation des coûts à long terme. On veillera à ce que les avantages attendus de l’ERP compensent ces dépenses initiales.
Les opportunités, quant à elles, sont nombreuses pour le contrôle de gestion. On citera essentiellement :
- L’analyse prédictive et la modélisation des données: en utilisant les fonctions avancées de certains ERP, le contrôle de gestion peut élaborer des modèles afin d’anticiper les tendances futures, les fluctuations des coûts et les performances financières. La prise de décision et la gestion des risques n’en seront que plus proactives.
- Un alignement stratégique renforcé : la mise à disposition, par l’ERP, d’informations en temps réel permet au contrôle de gestion de contrôler que les objectifs opérationnels soient en adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise. On s’assurera ainsi une utilisation optimale des ressources.
Afin de maximiser les bénéfices de l’ERP sur le contrôle de gestion, il est bien sûr essentiel d’adopter un progiciel adapté à l’entreprise et à son activité. Un ERP adéquat et bien paramétré, ce sont des décisions budgétaires plus en phase avec les besoins, et une plus grande pérennité de l’organisation.
