8-10
ans, c’est la durée de vie d’un ERP
Le saviez-vous ? Un logiciel d’ERP a une durée de vie entre 8 et 10 ans et son déploiement peut prendre plusieurs mois à plusieurs annés.
C’est pourquoi c’est un type de projet qui ne s’improvise pas et ne peut pas se faire dans la précipitation. Pour réussir la mise en place d’un ERP, découvrez les 6 erreurs classiques à éviter à tout prix.
Erreur 1 : Ne pas formaliser les besoins et les objectifs spécifiques derrière votre projet d’ERP
Ce qui met le plus en danger la réussite d’un projet d’ERP, c’est finalement le fait de ne pas clarifier ses objectifs. Si vous n’avez pas une vision précise des besoins auxquels il va répondre, vous ne pourrez pas personnaliser votre solution ERP pour votre entreprise. Ainsi, le gain de productivité permis par un ERP sera moindre, parce qu’il ne répondra pas à toutes vos problématiques.
C’est pourquoi nous vous recommandons de formaliser vos besoins ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre dans un cahier des charges ERP détaillé. Il doit couvrir tous les aspects de la mise en place d’un ERP : besoins, objectifs, moyens humains, ressources financières, rentabilité…
Il faut aussi tenir compte de votre secteur d’activité et de vos processus d’entreprise. Une entreprise industrielle n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise dans les services ou une grande entreprise qu’une petite et moyenne entreprise. Explorez les différents ERP métier existants, pensés pour répondre aux besoins spécifiques d’un domaine d’activité comme l’ERP Transport ou l’ERP Textile par exemple.
Le périmètre fonctionnel doit s’adapter à vos besoins soit au travers des différents modules ERP (gestion comptable, gestion de production, gestion des stocks, gestion commerciale, …), soit au travers de développements spécifiques.
Le cahier des charges vous aidera à évaluer les caractéristiques techniques des logiciels ERP que vous comparerez ensuite. Autrement dit, pour réussir l’implémentation d’un ERP, soignez votre phase de préparation.
Erreur 2 : Ne pas estimer l’ensemble des coûts et le ROI de votre projet d’ERP
Au-delà de la couverture fonctionnelle du progiciel ERP qui doit répondre à vos processus métiers, l’adoption d’un ERP engendre des coûts. Pour convaincre la direction de la valeur de votre projet et en faire une réussite, il est fondamental d’évaluer en début de projet le budget ERP :
Tous les éléments de coûts nécessaires à sa mise en œuvre.
Commençons par le coût total de l’ERP : il s’agit ici de calculer le Total Cost of Ownership (TCO) ou Coût Total de Possession. Pour calculer le TCO, vous devez prendre en compte :
- Les coûts directs : le coût d’achat ou d’abonnement de l’ERP, les frais des serveurs et autres infrastructures informatiques, etc.
- Les coûts indirects du projet : les frais de formation et d’accompagnement des utilisateurs, de maintenance, de consommation supplémentaire d’énergie (s’il y a lieu), de réaménagement…
Et son Retour sur Investissement.
Passons maintenant au Retour Sur Investissement (ou ROI en anglais). Le TCO est le point de départ de calcul du ROI. Pour déterminer le ROI de votre ERP, il vous faut en effet comparer son coût total, le TCO, aux bénéfices escomptés. Si le ROI ERP est faible, il vous faudra réduire le coût de votre projet.
Le TCO et le ROI sont des données essentiellement propres à chaque entreprise. Elles sont fonction des besoins et de la taille de l’entreprise. C’est pour cette raison que nous vous recommandons de les estimer avec précision pour la mise en place de votre ERP.
Erreur 3 : Ne pas suffisamment planifier le projet et anticiper ses risques
Bien entendu, il n’y a jamais de risque zéro dans la mise en place du logiciel ERP au sein d’une entreprise. Mais ce n’est qu’en prenant le temps de le planifier que l’on peut les réduire.
La planification de votre projet vous permettra de définir des plans de gestion et d’anticipation des risques. Si ces risques venaient à survenir, votre projet connaîtra un léger ralentissement, mais pas un arrêt ou une suspension définitive.
C’est ce qui est arrivé à Revlon, une grande enseigne américaine de cosmétiques. Un problème au cours du déploiement de leur ERP a entrainé des défaillances en chaîne qui ont saboté leur production et leur ont fait perdre des millions de dollars de ventes.
Erreur 4 : Attendre trop longtemps avant d’impliquer la direction et les utilisateurs
La mise en œuvre d’un projet ERP ne se prépare pas en vase clos. C’est un logiciel qui va être utilisé par plusieurs équipes de l’entreprise (logistique, achats, production, RH…) et impacter sa productivité dans son ensemble.
C’est pourquoi il est important que les parties prenantes suivantes soient impliquées dès le début du projet : la direction, l’équipe de gestion de projet et les utilisateurs finaux. Leurs regards sont qualifiés et complémentaires. Ils ont des besoins et des priorités différents, mais qui s’équilibrent.
Ne faire intervenir l’une de ces parties prenantes qu’à la fin du projet peut gravement nuire à son équilibre et donc à sa réussite finale. Par exemple, ne pas assez consulter les utilisateurs finaux risquera de déboucher sur un ERP en inadéquation avec les besoins opérationnels des équipes. Tandis qu’un projet avec peu d’implication de la direction au départ risque d’être en décalage avec les priorités et les ressources financières de l’entreprise.
Erreur 5 : Choisir un logiciel ERP qui ne correspond pas à votre entreprise
Prenez votre temps pour choisir un progiciel d’ERP adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Grâce à leur popularisation, les éditeurs de logiciels proposent maintenant des ERP de tous types
- Pour une taille d’entreprise particulière : des ERP TPE, comme Exact par exemple
- Pour un secteur spécifique : les ERP Industrie, tel que Sage 100 Entreprise Industrie
- Et même des ERP généralistes, comme Microsoft Dynamics 365 Business Central
Étudiez dans le détail les types d’ERP existants sur le marché et les options qui s’offrent à vous. Vous vous remercierez alors d’avoir aussi pris le temps de formaliser vos besoins et les objectifs spécifiques de votre projet d’ERP.
Équipés d’un benchmark et de votre cahier des charges, vous pourrez sélectionner un ERP de façon éclairée. Et avec tous ces arguments, il vous sera plus facile d’obtenir l’accord de la direction avant d’entamer le processus de déploiement d’ERP.
Erreur 6 : Négliger la phase de test de l’ERP et la formation des utilisateurs
La phase de test d’un ERP au cours de son déploiement est cruciale. C’est lors de cette phase que vous aurez le temps de corriger les probables dysfonctionnements et les retours faits par les utilisateurs. Elle permet entre autres de vérifier la concordance entre le cahier des charges techniques et les fonctionnalités configurées de votre ERP. Voilà pourquoi vous auriez beaucoup à perdre à vouloir la raccourcir.
De même, la phase de formation des utilisateurs finaux est souvent négligée par les entreprises. Privilégier une formation courte et intensive, plutôt que des formations régulières à moyen terme, c’est souvent faire le choix de la rapidité mais pas de l’efficacité.
Il faut impliquer l’utilisateur final le plus possible dans le processus de mise en place d’un ERP afin qu’il comprenne son utilité et le fonctionnement de l’ERP. La formation des utilisateurs ainsi que la phase de test de l’ERP ne sont donc pas à négliger. Ils doivent être pris en compte et leur coût doit être estimé et évalué au niveau du TCO.
