Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP en anglais) est devenu une solution de gestion indispensable pour optimiser le fonctionnement des entreprises. Mais nombre de projets de logiciels ERP déraillent en cours de déploiement.
C’est pourquoi nous recommandons à nos clients d’évaluer le retour sur investissement (ou ROI) de leur futur ERP avant et après l’avoir implémenté. Voici ce que vous devez savoir pour bien calculer votre ROI d’ERP.
Pourquoi est-il important de calculer votre ROI de votre ERP ?
Le calcul du retour sur investissement d’un logiciel d’Enterprise Resource Planning recèle de nombreux bénéfices pour les entreprises.
1 – Avant d’adopter un ERP, le calcul de son futur ROI se veut indispensable pour convaincre les décideurs et les équipes de la valeur de ce projet. Une bonne évaluation de ce ROI permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de choisir le logiciel de gestion le plus adapté à leurs processus métiers.
2 – Outre cet aspect, le calcul du ROI permet de se prémunir des mauvaises surprises qui peuvent survenir au cours de l’implémentation d’un ERP. Il s’agit également d’une étape cruciale pour donner un élan à votre projet d’ERP.
Cette opération peut s’avérer utile pour ajuster votre paramétrage au début du projet afin d’obtenir un ROI intéressant. Elle met en évidence les avantages concurrentiels d’une solution ERP : disponibilité et fiabilité des données, gain de productivité et de flexibilité, optimisation des processus d’entreprise, etc.
D’après une étude réalisée par Panorama Consulting Solutions en 2015, le projet ERP des entreprises interrogées s’est soldé par un échec dans 21 % des cas. C’est ce qui s’est passé début 2018 chez Revlon, le géant des cosmétiques américain. Un mauvais déploiement de leur nouvel ERP SAP a engendré d’importantes défaillances opérationnelles notamment sur les processus métier.
Ces dysfonctionnements ont ensuite conduit à la perte des millions de dollars de ventes et à une chute de leurs actions. Pour se prémunir contre ces risques, il est donc important d’évaluer au préalable le ROI de votre projet ERP
Quand et comment calculer le ROI de votre ERP ?
C’est pour toutes ces raisons que nous recommandons à nos clients d’évaluer le retour sur investissement de leur ERP, particulièrement s’ils ne l’ont pas encore déployé. Ce n’est qu’en le faisant qu’ils pourront ajuster le cadre de leur projet d’ERP s’il s’avère trop coûteux ou trop peu bénéfique. En tant qu’intégrateur Microsoft, nous ne pouvons que vous conseiller de prendre le temps d’anticiper l’impact de votre nouveau logiciel. C’est tout aussi important que de dresser votre cahier des charges ERP.
Quand faire le point sur votre ROI ERP ?
Le calcul du ROI d’ERP doit être fait le plus tôt possible. Il est recommandé de réaliser cette tâche avant le lancement du projet ERP. Vous pourrez ainsi vérifier qu’il s’agit bien d’un investissement rentable pour votre entreprise. Cela vous permettra d’effectuer certains réajustements si nécessaire, comme choisir un autre logiciel ERP ou prévoir des réglages supplémentaires dans la solution initiale.
Nous vous conseillons donc de procéder à un premier calcul de ROI avant la mise en place du logiciel choisi et de continuer à le suivre au cours du déploiement.
Par contre, commencer à l’évaluer seulement en cours ou en fin de déploiement serait une mauvaise idée. En effet, il pourrait être trop tard et très coûteux de changer de configuration, de modules ou même d’ERP.
Comment calculer votre ROI ERP ?
Pour évaluer le ROI d’un ERP, il n’y a pas de calcul standard ou classique. En effet le ROI est le ratio entre les bénéfices de votre logiciel de gestion et ses coûts sur une durée précise. Pour le calculer, il faut donc prendre en compte les éléments suivants :
- Les coûts liés à l’intégration d’un ERP ;
- Les bénéfices escomptés du progiciel de gestion intégré ;
- La durée d’analyse ;
- Le risque lié à l’implémentation de votre ERP dans votre système d’information
Mais n’oubliez pas qu’il vous faut adapter cette formule à votre entreprise. En effet, les éléments de ces coûts et bénéfices varient selon
- la taille de votre entreprise (TPE, PME-PMI, ETI…),
- votre secteur d’activité (agroalimentaire, e-commerce, BTP, retail…)
- votre choix de logiciel et des différents modules (gestion financière, gestion de la comptabilité, gestion de projets, gestion de production, gestion des achats, …), in fine la couverture fonctionnelle
- les développements spécifiques qui seront réalisés par votre intégrateur ERP
- Et la structure de votre projet d’ERP (ERP et CRM, nombre de filiales concernées…).
Les 3 étapes à suivre pour calculer votre ROI d’ERP
Pour réussir le calcul de votre ROI d’ERP, nous recommandons de suivre les étapes suivantes.
1) Fixez vos indicateurs de performance et votre période d’analyse
Pour que le ROI d’ERP soit juste, il est primordial de se donner des objectifs clairs et détaillés au moment du lancement du projet.
- Il vous faut identifier les indicateurs de performance que vous suivrez pour évaluer la performance de votre ERP. Comme par exemple : le temps entre la commande et l’envoi d’un produit ou encore le temps nécessaire pour la production de vos rapports financiers.
- Il est aussi important que vous déterminiez sur quelle période vous évaluerez ce retour sur investissement et à quels moments sur cette période vous procéderez à une réévaluation.
2) Comptabilisez l’ensemble des coûts du projet
Cette étape consiste principalement à évaluer les coûts associés à la mise en place de votre système ERP. Il est donc important de calculer le Total Cost of Ownership (ou TCO) de votre ERP.
Prenez en compte les coûts d’acquisition du logiciel, de la maintenance, de l’intégration, de la formation pour sa prise en main, sans oublier les coûts cachés. Nous recommandons à nos clients de faire bien attention à ne pas sous-estimer les coûts de leur projet ERP.
3) Évaluez les bénéfices de votre projet d’ERP
Dans la plupart des cas, les bénéfices d’un projet d’ERP sont plus difficiles à chiffrer. C’est une des raisons principales pour lesquelles certaines entreprises se limitent à un calcul hâtif du ROI de leur Progiciel de Gestion Intégrée.
Malgré la difficulté, nous vous recommandons de prendre le temps de les évaluer afin d’avoir une vision claire de votre projet. Évaluez ces bénéfices liés par exemple à :
- L’augmentation de votre productivité et de votre agilité;
- L’amélioration de votre gestion des stocks ;
- Et l’optimisation de votre supply-chain de manière générale ;
- La diminution des coûts de gestion de vos informations d’entreprise ;
- La simplification et la fiabilisation de votre reporting.
Maintenant que vous savez l’essentiel sur le calcul du ROI d’un ERP, n’hésitez pas à réaliser cette tâche avant le lancement de votre projet ! C’est une étape cruciale qui détermine la réussite de la mise en place de votre système de gestion d’entreprise.
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