Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP en anglais) est devenu une solution de gestion indispensable pour optimiser le fonctionnement des entreprises. Mais nombre de projets de logiciels ERP déraillent en cours de déploiement.
C’est pourquoi nous recommandons à nos clients d’évaluer le retour sur investissement (ou ROI) de leur futur ERP avant et après l’avoir implémenté. Voici ce que vous devez savoir pour bien calculer votre ROI d’ERP. Il s’agit de l’un des critères de choix d’un ERP.
Qu’est-ce que le ROI d’un ERP ?
Le ROI (Return on Investment) d’un ERP SaaS se réfère au retour sur investissement que l’entreprise peut espérer réaliser suite à l’implémentation et à l’utilisation d’un système ERP. En d’autres termes, il mesure les bénéfices financiers ou autres que l’entreprise peut obtenir par rapport aux coûts initiaux et continus associés à l’acquisition, à la mise en œuvre et à la maintenance de l’ERP.
Pourquoi est-il important de calculer votre ROI de votre ERP ?
Le calcul du retour sur investissement d’un logiciel d’Enterprise Resource Planning recèle de nombreux bénéfices pour les entreprises.
1 – Avant d’adopter un ERP SaaS, le calcul de son futur ROI se veut indispensable pour convaincre les décideurs et les équipes de la valeur de ce projet. Une bonne évaluation de ce ROI permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de choisir le logiciel de gestion le plus adapté à leurs processus métiers.
2 – Outre cet aspect, le calcul du ROI permet de se prémunir des mauvaises surprises qui peuvent survenir au cours de l’implémentation d’un ERP. Il s’agit également d’une étape cruciale pour donner un élan à votre projet d’ERP.
Cette opération peut s’avérer utile pour ajuster votre paramétrage au début du projet afin d’obtenir un ROI intéressant. Elle met en évidence les avantages concurrentiels d’une solution ERP : disponibilité et fiabilité des données, gain de productivité et de flexibilité, optimisation des processus d’entreprise, etc.
D’après une étude réalisée par Panorama Consulting Solutions en 2015, le projet ERP des entreprises interrogées s’est soldé par un échec dans 21 % des cas. C’est ce qui s’est passé début 2018 chez Revlon, le géant des cosmétiques américain. Un mauvais déploiement de leur nouvel ERP SAP a engendré d’importantes défaillances opérationnelles notamment sur les processus métier.
Ces dysfonctionnements ont ensuite conduit à la perte des millions de dollars de ventes et à une chute de leurs actions. Pour se prémunir contre ces risques, il est donc important d’évaluer au préalable le ROI de votre projet ERP SaaS.
Comment calculer le ROI de votre ERP ?
Pour évaluer le ROI d’un ERP SaaS, il n’y a pas de calcul standard ou classique. En effet le ROI est le ratio entre les bénéfices de votre logiciel de gestion et son coût sur une durée précise. Pour le calculer, il faut donc prendre en compte les éléments suivants ::
- Les coûts liés à l’intégration des modules ERP ;
- Les bénéfices escomptés du progiciel de gestion intégré ;
- La durée d’analyse ;
- Le risque lié à l’implémentation de votre ERP dans votre système d’information
Mais n’oubliez pas qu’il vous faut adapter cette formule à votre entreprise. En effet, les éléments de ces coûts et bénéfices varient selon
- la taille de votre entreprise (TPE, PME-PMI, ETI…),
- votre secteur d’activité (agroalimentaire, e-commerce, BTP, retail…)
- votre choix de logiciel et des différents modules (gestion financière, gestion de la comptabilité, gestion de projets, gestion de production, gestion des achats, …), in fine la couverture fonctionnelle
- les développements spécifiques qui seront réalisés par votre intégrateur ERP
- Et la structure de votre projet d’ERP (ERP et CRM, nombre de filiales concernées…).
1) Fixez vos indicateurs de performance et votre période d’analyse
Pour que le ROI d’ERP soit juste, il est primordial de se donner des objectifs clairs et détaillés au moment du lancement du projet.
- Il vous faut identifier les indicateurs de performance que vous suivrez pour évaluer la performance de votre ERP.
- Il est aussi important que vous déterminiez sur quelle période vous évaluerez ce retour sur investissement et à quels moments sur cette période vous procéderez à une réévaluation.
2) Comptabilisez l’ensemble des coûts du projet
Cette étape consiste principalement à évaluer les coûts associés à la mise en place de votre système ERP. Il est donc important de calculer le coût total (ou TCO) de votre ERP.
Prenez en compte les coûts d’acquisition du logiciel, de la maintenance, de l’intégration, de la formation pour sa prise en main, sans oublier les coûts cachés. Nous recommandons à nos clients de faire bien attention à ne pas sous-estimer les coûts de leur projet ERP.
3) Évaluez les bénéfices de votre projet d’ERP
Dans la plupart des cas, les bénéfices d’un projet d’ERP sont plus difficiles à chiffrer. C’est une des raisons principales pour lesquelles certaines entreprises se limitent à un calcul hâtif du ROI de leur Progiciel de Gestion Intégré.
Malgré la difficulté, nous vous recommandons de prendre le temps de les évaluer afin d’avoir une vision claire de votre projet. Évaluez ces bénéfices liés par exemple à :
- L’augmentation de votre productivité et de votre agilité;
- L’amélioration de votre gestion des stocks ;
- Et l’optimisation de votre supply-chain de manière générale ;
- La diminution des coûts de gestion de vos informations d’entreprise ;
- La simplification et la fiabilisation de votre reporting.
Que faire après avoir calculé le ROI d’un ERP ?
Pour réussir le calcul de votre ROI d’ERP, nous recommandons de suivre les étapes suivantes.
- Évaluation approfondie : Analysez en détail les résultats du calcul du ROI pour comprendre les facteurs qui contribuent le plus aux bénéfices prévus ainsi que ceux qui pourraient présenter des risques ou des défis.
- Communication des résultats : Partagez les résultats du calcul du ROI avec les parties prenantes clés de l’entreprise, y compris la direction, les départements concernés et les équipes impliquées dans l’ERP.
- Ajustement des objectifs : Si le ROI est inférieur aux attentes ou s’il y a des opportunités d’amélioration, ajustez les objectifs de mise en œuvre de l’ERP en conséquence.
- Optimisation des processus : Utilisez les informations tirées du calcul du ROI pour optimiser les processus métier et les flux de travail.
- Formation continue : Assurez-vous que les utilisateurs de l’ERP reçoivent une formation continue pour maximiser son utilisation et ses avantages.
- Investissez dans le développement des compétences nécessaires pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de l’ERP.
- Suivi et évaluation : Mettez en place un système de suivi et d’évaluation régulier pour surveiller les progrès par rapport aux objectifs fixés et pour ajuster les stratégies en conséquence.
