Le déploiement d’un PGI (Progiciel de Gestion Intégré), ou ERP en anglais, au sein d’une entreprise implique de nombreux changements dans l’organisation des processus métier. En effet, avec un PGI l’ensemble des services partage une base de données commune. De plus, les flux d’information et le processus de gestion sont définis.
Mais concrètement, quels bénéfices attendre de la mise en place d’un PGI ?
Avantage PGI #1 : Une base de données unique pour une information centralisée
L’avantage d’un PGI est de centraliser les données de tous les services : comptabilité, achat, vente, gestion de production, stocks, … et ainsi de rendre accessible la donnée.
Chacun de vos collaborateurs aura ainsi accès à la même information. Il sera donc plus aisé de comprendre la situation d’un client ou d’un prospect et de lui apporter une réponse personnalisée.
L’unicité et la cohérence des données permet de décloisonner les services, de garantir la fiabilité des informations pour plus de synergies et d’avoir une meilleure traçabilité.
Finies les doublons de données et les données erronées ! Plus besoin de traiter différents fichiers Excel, mails ou encore feuille papier pour retrouver les informations clés. La gestion des contacts devient bien plus facile !
Avantage PGI #2 : Une visibilité 360 de votre entreprise
Que vous soyez une PME, une TPE ou une grande entreprise, vous avez besoin de piloter votre activité.
Votre progiciel ERP vous permettra non seulement de consolider les bases de données de votre entreprise mais aussi de celles d’applications tierces (site interne, usines, réseaux sociaux, …).
Vous pourrez ainsi avoir une vision globale de vos activités et ce en temps réel. Il s’agit là d’un véritable atout du PGI. En quelques clics, vous obtenez des tableaux de bord de vos activités pour prendre les bonnes décisions pour votre gestion d’entreprise.
Il sera alors plus facile de réagir et de mettre en place des plans d’actions correctifs le cas échéant.
Si vous avez en plus choisi un progiciel de gestion en mode SaaS, vous pourrez accéder à vos rapports en tout lieu et sur tout support.
Avantage PGI #3 : Une automatisation des processus de gestion
Lors d’un déploiement d’un PGI, les processus d’entreprise sont passés au peigne fin. On cherche à comprendre les flux d’information, les processus, mais aussi à les rationnaliser pour les rendre plus efficients. Le PGI joue un rôle structurant pour standardiser les processus.
Le logiciel de gestion va aussi permettre d’automatiser les tâches chronophages et répétitives. Le progiciel de gestion pourra par exemple réaliser automatiquement des rapports journaliers, enregistrer automatiquement des écritures comptables, lancer les mises à jour, …
Qui dit automatisation, dit aussi la réduction du risque d’erreur manuel.
Bien entendu, si les processus de gestion sont automatisés, vous gagnez aussi en productivité.
Avantage PGI #4 : Une solution de gestion évolutive
Afin de maîtriser les coûts, le PGI peut évoluer au rythme de la croissance de l’entreprise.
Vous pouvez facilement changer le nombre d’utilisateurs.
Il est aussi possible de ne retenir que les différents modules ERP nécessaires au lancement puis d’ajouter des modules de gestion complémentaires.
Généralement, les entreprises commencent par rationnaliser leur processus de gestion financière et de gestion commerciale (devis, facture, commande). Puis, plusieurs modules viennent s’ajouter en fonction des besoins de l’entreprise : achats, projet, gestion de la relation client, supply chain, gestion des stocks…
Y a-t -il des inconvénients à la mise en place d’un PGI ?
Si l’implémentation d’un progiciel de gestion intégré peut paraître séduisante, il faut garder à l’esprit que :
- Le déploiement d’un ERP est un investissement financier conséquent. Il s’agit là d’un véritable projet et il est important de calculer le ROI ERP.
- Le facteur humain doit aussi être pris en compte. La mise en place d’un PGI demande que vos collaborateurs changent leur façon de travailler pour devenir plus efficace. La conduite du changement et la formation ne doivent pas être négligées. L’ergonomie du logiciel ERP sera aussi un élément clé pour en faciliter l’adoption.
- Le système d’information existant va être remodelé. La migration des données ERP est une opération délicate qui requiert une certaine expérience. Il est aussi indispensable de bien comprendre les processus métiers pour déterminer la bonne couverture fonctionnelle et les paramétrages associés. C’est un point clé pour la maîtrise des coûts.
- Selon le secteur d’activité, des développements spécifiques pourront être nécessaires pour répondre parfaitement aux besoins de l’entreprise.
