Comment réussir
son projet ERP ?
- Les étapes à respecter
- Les conseils de nos chefs de projet ERP
- Les facteurs clés de succès
Avant de se lancer un projet ERP, que faire ?
Voici votre checklist avant de démarrer votre projet ERP. Tout d’abord, définissez vos objectifs liés à l’implémentation de votre futur progiciel de gestion. Un PGI a une durée de vie de 8 à 10 ans ; c’est donc un investissement long terme. Il faudra évaluer le ROI de votre logiciel ERP.
Il convient ensuite de composer un groupe qui sera dirigée par un(e) chef(fe) de projet. Il faut à la fois des compétences techniques et métiers. Enfin, la réalisation du cahier des charges ERP sera une étape indispensable. En effet, il sera le document de référence de votre projet ERP et précisera les spécifications.
Découvrez comment ERP PGI peut vous aider à déployer votre ERP.
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Qu'est qu'un projet ERP ?
Un projet ERP (Enterprise Resource Planning) consiste à déployer un logiciel de gestion intégré permettant de centraliser et d’optimiser la gestion des ressources d’une organisation. Il regroupe divers processus clés comme la production, la logistique, les ventes, les achats, la finance et les ressources humaines dans une interface unique. L’objectif est d’améliorer l’efficacité opérationnelle en facilitant la circulation des informations et en connectant les parties prenantes internes et externes.
Ce déploiement, complexe et coûteux, nécessite une planification rigoureuse, l’analyse des besoins, la personnalisation du logiciel et la formation des employés. Les avantages incluent une meilleure efficacité, visibilité des opérations, optimisation des flux, réduction des coûts et prise de décision améliorée grâce à des données centralisées en temps réel.
Etape 1 – Préparation et planification du projet ERP
Avant de lancer un projet ERP, une planification rigoureuse et des objectifs clairs sont essentiels. Un audit approfondi des opérations et flux existants identifie les besoins stratégiques. Cette analyse précise où l’ERP peut apporter de la valeur (processus, gestion client, chaîne d’approvisionnement) et aide à définir les fonctionnalités nécessaires, évitant les personnalisations coûteuses.
Identifier les objectifs et les besoins spécifiques de l’entreprise
Sélection de l’équipe projet et définition des rôles
Rédaction d’un cahier des charges détaillé
Avant tout, il est vital de comprendre en profondeur les besoins, les défis et les objectifs de l’organisation. Cette compréhension commence par un audit des flux opérationnels existants, incluant les flux d’information et les interfaces actuelles.
Il est crucial d’identifier où et comment l’ERP peut apporter des améliorations significatives, que ce soit en termes d’efficacité, de réduction des coûts, d’amélioration de la prise de décision ou d’autres objectifs stratégiques spécifiques à l’entreprise.
Cette étape nécessite une collaboration étroite avec les parties prenantes de chaque département pour s’assurer que leurs besoins et préoccupations sont pris en compte.
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Etape 2 - le choix de la solution ERP
Analyse comparative des solutions ERP disponibles
L’analyse comparative des ERP disponibles est une étape cruciale pour faire le choix ERP. Elle consiste à évaluer différentes solutions et éditeurs ERP sur le marché en fonction de critères tels que les modules, la flexibilité, la compatibilité avec les systèmes existants, et le coût total de possession. Comparer ces aspects permet d’identifier les options les plus adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, facilitant ainsi les phases de sélection en éclairant les décideurs sur les avantages et inconvénients de chaque solution et éditeur. Vous trouverez ainsi le meilleur ERP pour votre organisation.
ERP on-premise vs ERP cloud
La décision entre un ERP on-premise et un ERP cloud repose sur plusieurs facteurs. Les ERP on-premise sont installés localement sur les serveurs de l’entreprise, offrant un contrôle total mais à un coût initial plus élevé. Les ERP cloud / ERP SaaS sont hébergés sur les serveurs du fournisseur, réduisant les besoins en infrastructure IT de l’entreprise mais nécessitant une connexion internet stable.
Sélectionner le bon intégrateur ERP
Tout comme faire le choix du bon éditeur ERP, choisir le bon intégrateur ERP est essentiel pour une installation réussie. L’intégrateur doit non seulement avoir une expertise technique approfondie de la solution choisie, mais aussi comprendre les processus d’affaires de l’entreprise et ses défis uniques. L’évaluation des références, de l’expérience dans le secteur d’activité de l’entreprise, et la qualité du support post-déploiement sont des critères importants.
Etape 3 - le déploiement ERP
1. Comité de pilotage
Le comité de pilotage est décisif pour l’implémentation de l’ERP. Il est composé des chefs d’entreprise, des directions métier, du chef de projet ERP et de la MOA. Ce copil s’assure du respect des plannings, de la mobilisation des ressources, du budget ERP et des moyens nécessaires et valide les grands jalons du déploiement ERP.
2. Planification
La planification est un des facteurs clés de succès de votre projet ERP. Il est indispensable d’avoir un retroplanning précis et détaillé des livrables pour minimiser les risques. Vous aurez ainsi la visibilité globale sur toutes les phases d’implémentation de votre logiciel ERP.
3- Cadrage
Le cadrage permet de vérifier l’adéquation entre le PGI choisi, ses features et les besoins spécifiques relatifs aux processus de gestion. Cela permettra d’affiner les paramétrages et de valider la couverture fonctionnelle choisie. Bien entendu, des développements spécifiques peuvent être réalisés mais il ne faut pas tomber dans l’excès d’une « usine à gaz ».
4- Adhésion des salariés
Garantir l’adhésion des salariés est essentiel pour une transition réussie vers le nouvel ERP. Cela implique des formations, une communication transparente sur les bénéfices et les changements à venir, et l’implication des users finaux dans le processus de développement. Encourager la participation active des employés augmente l’acceptation et l’efficacité de la nouvelle solution.
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Etape 4 - l’après-projet ERP
Mise en place d'indicateurs de performance clés (KPIs)
Établir des KPIs spécifiques permet de mesurer l’efficacité de l’ERP et de s’assurer qu’il contribue positivement aux objectifs de l’entreprise. Ces indicateurs doivent refléter les aspects critiques de performance que l’ERP vise à améliorer, tels que les gains de productivité, la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction client.
Vérifier l'adéquation entre besoin et fonctionnalités déployées
Après le déploiement, il est crucial d’évaluer si l’ERP répond réellement aux besoins identifiés lors de la phase de planification. Cela implique de comparer les options déployées avec les exigences initiales et d’identifier les éventuelles lacunes ou opportunités d’amélioration pour aligner au mieux l’outil avec les processus d’affaires de l’entreprise.
Planification des mises à jour et des évolutions de l'ERP
La technologie et les besoins des entreprises évoluant constamment, il est important de planifier régulièrement des actualisation et des évolutions de l’ERP. Cela garantit que l’ERP reste conforme aux dernières normes de sécurité, intègre de nouvelles fonctionnalités pertinentes et continue de soutenir efficacement les objectifs et les processus d’affaires de l’entreprise.
Tout savoir sur votre projet ERP
Quelles sont les erreurs à éviter lors d'un projet ERP ?
- Manque de planification : Absence d'une feuille de route claire pour les objectifs, le budget et les délais.
- Choisir une solution inadaptée : Ne pas évaluer les besoins spécifiques de l'entreprise avant de sélectionner un ERP.
- Mauvaise gestion du changement : Négliger la communication et la formation des utilisateurs finaux.
- Sous-estimation des ressources nécessaires : Tant financières qu'humaines, ce qui peut entraîner des retards.
- Absence de tests rigoureux : Lancer l'ERP sans valider ses fonctionnalités peut provoquer des dysfonctionnements.
- Données non nettoyées : Importer des données erronées ou obsolètes dans le nouveau système.
Comment assurer la migration des données ERP ?
Pour réussir la migration d'un ERP, voici les étapes à respecter :
- Planifier la migration : Identifier les données nécessaires, fixer un calendrier et désigner une équipe responsable.
- Nettoyer et structurer les données : S'assurer que les données sont précises, actuelles et débarrassées des doublons.
- Créer des sauvegardes : Conserver des copies des données originales en cas de problème.
- Tester la migration : Réaliser des migrations pilotes pour identifier et résoudre les éventuels problèmes.
- Former les utilisateurs : Expliquer aux employés comment utiliser le système avec les nouvelles données.
- Assurer un suivi post-migration : Vérifier que toutes les données sont correctement transférées et fonctionnelles.
Quels sont les risques d'un projet ERP ?
- Dépassements de budget : Les coûts peuvent s'envoler en cas de mauvaise planification.
- Retards dans le calendrier : Les projets ERP prennent souvent plus de temps que prévu.
- Résistance au changement : Les employés peuvent être réticents à adopter le nouveau système.
- Interruption des activités : Une mauvaise mise en œuvre peut perturber les opérations de l'entreprise.
- Problèmes techniques : Bugs, incompatibilités ou échec d'intégration avec d'autres systèmes.
- Perte de données : Des erreurs de migration peuvent entraîner la disparition d'informations essentielles.