Votre entreprise est équipée d’un logiciel ERP et vous vous demandez quand il sera temps de le changer ? Le remplacement d’un progiciel de gestion intégré (PGI) est un projet d’envergure non négligeable. Avant de l’amorcer, penchez-vous sur les raisons pour lesquelles il est nécessaire de changer d’ERP et le bon moment pour le faire. Nous vous détaillerons ensuite comment mener votre changement d’ERP à bien.
Pourquoi changer d’ERP ?
Les bénéfices d’un changement d’ERP
Changer d’ERP est bénéfique à bien des égards, comme par exemple :
- Hausse de la productivité. Cette situation découle entre autres d’une meilleure interconnexion entre vos services, de données et de prévisions plus précises, de coûts opérationnels réduits ou de prises de décisions accélérées ;
- Harmonisation des processus et des flux de travail. Cela est rendu possible grâce à l’utilisation d’une base de données unique par l’ensemble des équipes métiers ;
- Amélioration de la sécurité des données. Le remplacement du logiciel permet d’éliminer les failles de sécurité, évitant ainsi que vos données sensibles soient accessibles par des personnes malintentionnées.
Des raisons qui peuvent pousser à changer d’ERP
Une variété de raisons peut vous inciter à passer à un autre ERP :
- Une fin de maintenance. Il se peut notamment que l’éditeur de la solution ait décidé d’arrêter sa maintenance dans un futur proche. Le changement s’avère indispensable face à une telle situation. En effet, un logiciel non maintenu en conditions opérationnelles deviendra de plus en plus difficile à utiliser au fil du temps. Par ailleurs, il ouvrira aussi la voie à d’importantes failles de sécurité.
- Un ERP pas suffisamment évolutif. Le changement d’ERP est également de rigueur lorsque le logiciel ne parvient pas à suivre votre croissance si bien qu’il impacte votre productivité. Une nouvelle solution améliorera votre agilité, votre flexibilité ainsi que votre réactivité.
- Il vous faut un ERP multisites. Votre ERP ne permet pas de gérer plusieurs entreprises, filiales ou sites ? Il s’agit d’une autre raison pour en changer. Dans le cas contraire, votre croissance risque d’être notablement ralentie.
- Des difficultés d’intégration avec des système tiers. Votre ERP actuel ne vous permet pas une intégration avec des systèmes tiers externes de fournisseurs ou de partenaires ou avec certains de vos logiciels internes (comme votre logiciel CRM ou votre solution de reporting) ? En changeant d’ERP, vous éviterez les pertes de temps et les erreurs liées aux saisies manuelles de données d’un logiciel vers un autre.
- Votre ERP n’est pas accessible sur mobile. Si c’est le cas, un changement peut aussi s’avérer intéressant. En effet, un ERP mobile permet à chaque utilisateur de travailler efficacement partout et à tout moment. Il suffit d’accéder aux données et informations de son ERP sur son téléphone portable.
- Votre ERP n’est pas un ERP Cloud. Vous aimeriez bénéficier des avantages d’un ERP SaaS : une connexion à l’ERP par un navigateur web, la mise-à-jour et maintenance à distance par l’éditeur ou encore des coûts plus faibles et maitrisables ? Mais votre ERP est hébergé sur site ? Pour passer au cloud, il vous faudra changer d’ERP.
- Vous avez besoin de fonctionnalités métier indisponibles. Enfin, nous vous conseillons de mettre en place un nouvel ERP si celui que vous avez déployé au sein de votre entreprise ne propose pas les fonctionnalités spécifiques requises par votre secteur d’activité. C’est essentiel pour que vous puissiez gérer vos processus métier de façon optimale. Intéressez-vous aux ERP métier pensés pour votre domaine d’activité, comme l’ERP Négoce.
Quand changer d’ERP ?
Le renouvellement d’un ERP pouvant être assez coûteux, de nombreuses entreprises font le choix d’upgrader le logiciel existant plutôt que de le remplacer. Cette solution n’est cependant pas toujours suffisante. Il devient notamment nécessaire de changer d’ERP lorsque la mise à niveau ne couvre pas les besoins spécifiques de votre secteur d’activité. Ce type de situation se constate particulièrement dans les domaines de l’alimentation, des services, de la santé et de l’industrie pharmaceutique.
Évitez également de recourir à une mise à niveau si votre ERP actuel n’est plus adapté à la taille de votre entreprise. Si cette dernière a connu une importante croissance, le changement de solution constitue la meilleure solution. Autrement, les capacités limitées du PGI mis-à-niveau nuiront à votre développement.
En outre, le renouvellement peut être incontournable si votre entreprise est concernée par une acquisition ou une fusion et que la société mère dispose d’un autre ERP. En effet, il sera nécessaire d’uniformiser les différents systèmes.
Conseil #1 : Ne changez pas dans l’urgence
Face à l’annonce de la fin de la maintenance de votre logiciel ERP par son éditeur, il se peut que vous procédiez d’urgence à un changement de solution. Vous devez toutefois éviter d’agir dans la précipitation. En effet, changer d’ERP dans l’urgence risque de vous coûter cher.
Il est possible que, dans la précipitation, vous ne preniez pas assez de temps pour choisir une solution et un intégrateur correspondant parfaitement à vos besoins. Vous risquez de ce fait de vous retrouver avec un logiciel inadapté. Ce dernier entraînera sans aucun doute une perte de productivité et d’efficacité pour votre entreprise. Vous serez alors contraint de réinvestir dans une nouvelle solution, ce qui multipliera vos dépenses.
C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons fortement d’évaluer minutieusement vos besoins et de déterminer scrupuleusement vos exigences avant de choisir un logiciel ERP. D’ailleurs, la réussite de l’intégration de la solution au sein de votre entreprise dépend grandement de ces démarches.
Conseil #2 : Changez pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs
Un ERP dure entre 8 et 10 ans
La durée de vie d’un ERP est généralement d’entre 8 et 10 ans. Vous ne devez cependant pas vous en tenir uniquement à cette échéance. Pensez à consulter vos collaborateurs tout au long de la vie de votre logiciel. Si ce dernier ne satisfait pas l’un de leurs besoins fondamentaux, il sera nécessaire d’adapter votre ERP ou de changer de PGI. En effet, cet outil est essentiel à la bonne marche des processus opérationnels de votre entreprise.
Or, une solution ERP vieillissante aura beaucoup plus de mal à s’adapter aux changements de processus et de répondre à vos nouveaux besoins. Il arrive aussi qu’elle manque d’ergonomie, ce qui rend son utilisation compliquée. Qui plus est, un logiciel obsolète peut présenter des problèmes de lenteur de traitement et afficher des temps de réponse excessivement longs. En outre, il est possible que vous puissiez avoir du mal à y intégrer de nouvelles applications. Un tel manque d’évolutivité constitue forcément un frein à la croissance de votre entreprise.
Comment changer d’ERP ?
Le changement d’ERP est un projet clé pour toute organisation. De ce fait, il est crucial de bien le préparer.
Étape 1 : Faites un audit de l’existant
Cela commence par la réalisation d’un audit de l’existant au sein de votre structure. Cet audit vous permettra de fixer avec certitude la ou les raisons qui vous poussent à changer d’ERP ainsi que de faire le point sur vos besoins. Il consiste notamment à identifier :
- Les diverses utilisations du PGI dans votre entreprise, selon l’équipe métier ;
- Les manques décelés par les utilisateurs de votre logiciel actuel ;
- Les points positifs de l’outil en place et que vous voulez retrouver dans la solution de remplacement ;
- Les problématiques auxquelles vous faites face avec votre éditeur ERP ou votre intégrateur ERP actuel.
L’audit vous offrira une vue d’ensemble sur les points négatifs et les atouts de votre logiciel ERP actuel. Ces différentes informations vous permettront de formuler plus facilement vos attentes vis-à-vis de votre nouvelle solution. Une fois l’audit réalisé, vous pourrez passer aux étapes suivantes.
Étape 2 : Créez une équipe projet responsable du changement d’ERP
Pour mener à bien votre projet ERP, vous devez choisir une équipe qui en est responsable. Sélectionnez une équipe en interne parmi vos collaborateurs : vous pouvez par exemple sélectionner un chef de projet provenant du service informatique, qui échangera avec les responsables des différents services. L’objectif est de constituer une équipe projet qui possède une vision transversale de votre entreprise.
Vous pouvez vous appuyer dans le même temps sur les services et les conseils d’un intégrateur d’ERP. Ses équipes peuvent se charger de faire votre audit et vous aider à choisir la solution qui vous correspond le plus.
Étape 3 : Faites le point sur vos besoins et fixez vos objectifs
Il est nécessaire d’identifier clairement les besoins auxquels le nouvel ERP devra répondre. Cette tâche incombe à l’équipe projet que vous avez mise en place. Elle ne consiste pas uniquement à inventorier les fonctionnalités attendues. Il s’agit aussi de fixer les objectifs de votre entreprise. À cet effet, il est nécessaire de prendre en compte les attentes de l’ensemble de vos services.
Votre équipe projet a la possibilité de s’appuyer sur les résultats de l’audit pour faciliter sa mission. Maîtrisant les enjeux du projet et capable de les relier à votre politique de croissance, la direction d’entreprise peut aussi aider à identifier vos besoins et vos objectifs.
Lorsqu’il s’agit de changer de PGI, il faut toutefois faire attention à ne pas formuler des attentes irréalistes. Ces dernières sont la première cause de l’allongement du temps d’intégration d’un PGI et de l’augmentation du coût de l’implémentation. N’hésitez pas à vous informer sur ce qu’il est possible d’attendre de l’utilisation d’un ERP pour éviter d’établir des objectifs démesurés.
Étape 4 : Établissez un cahier des charges précis
La rédaction d’un cahier des charges est une étape essentielle pour adopter un ERP. Ce document constitue en effet le socle de votre projet. Aucun détail ne doit donc être laissé au hasard.
Vous devez vous assurer de la précision de votre cahier des charges ERP.
- Il vous faudra notamment y consigner les besoins et les objectifs de votre entreprise. Les informations-clés concernant cette dernière ainsi que ses enjeux devront aussi y être retrouvés.
- Le document devra par ailleurs reprendre les résultats de l’audit qui a été effectué.
- En outre, il devra lister les bénéfices escomptés de l’utilisation du nouvel ERP ainsi que les fonctionnalités et modules ERP souhaités.
Un cahier des charges précis vous permettra de communiquer vos attentes concernant votre nouveau logiciel à l’intégrateur ERP que vous choisirez. Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons une base de cahier des charges PGI à télécharger gratuitement ci-dessous.
Étape 5 : Choisissez un logiciel ERP et un intégrateur appropriés
Face à la pléthore d’offres disponibles, vous pouvez avoir du mal à choisir la solution dans le cadre d’un changement d’ERP. Pour ne pas vous tromper, commencer par collecter des informations sur les logiciels proposés sur le marché des ERP. Vous pourrez ainsi déterminer lequel vous convient le mieux en analysant différents critères comme :
- Vos besoins. Un PGI qui n’est pas doté des fonctionnalités qui vous sont vitales ne servira à rien. C’est pourquoi vos besoins représentent un critère de choix majeur ;
- La taille de votre entreprise. Un ERP destiné à une PME ou à une ETI ne sera pas adapté à une structure de grande taille et inversement ;
- Le coût du logiciel. Il s’agit évidemment d’un critère de choix incontournable. Vous devez définir le montant que vous êtes prêt à allouer à votre nouveau logiciel. Évaluer le retour sur investissement espéré, aussi appelé ROI ERP, peut vous aider.
Parallèlement à la recherche du logiciel ERP qui vous convient, vous devez sélectionner un intégrateur ERP. Celui-ci doit aussi être bien choisi étant donné qu’il vous accompagnera lors de la mise en place de votre nouvelle solution, mais aussi tout au long de son cycle de vie. N’hésitez pas à contacter plusieurs intégrateurs et demander une démonstration pour pouvoir comparer leurs services.
Étape 6 : Formez et accompagnez les utilisateurs finaux
Tout comme dans le cadre d’une première intégration, il est indispensable de former et d’accompagner les utilisateurs finaux dans la prise en main du nouveau logiciel. Il faut en effet qu’ils maîtrisent la solution pour pouvoir exploiter pleinement ses capacités. La formation est le meilleur moyen de leur permettre d’acquérir les compétences nécessaires pour l’utiliser. Grâce à celle-ci, ils verront leurs performances individuelles s’améliorer, ce qui augmentera leur productivité. Cette situation conduira inévitablement à l’amélioration de l’efficacité de votre entreprise.
D’autre part, la formation et l’accompagnement de vos employés déterminent grandement leur adhésion au nouveau logiciel. Ils leur permettront en effet de prendre conscience de ses avantages. Ils réduiront également le stress et la peur que son utilisation peut occasionner. Vos collaborateurs pourront alors se servir de votre ERP conformément aux objectifs pour lesquels il a été adopté.
La formation et l’accompagnement doivent avoir lieu avant l’intégration du nouvel ERP. Ils sont aussi indispensables dans les mois qui suivent son déploiement au sein de votre entreprise.
Les erreurs à éviter pendant un changement d’ERP
Voici 5 erreurs courantes qu’il faut absolument éviter au moment de changer d’ERP.
1 – Changer d’ERP dans l’urgence
Changer d’ERP dans l’urgence est l’une des erreurs que nous observons le plus fréquemment. En agissant dans la précipitation, vous ne pourrez pas clarifier vos besoins et vos objectifs. Le logiciel ERP que vous choisirez risque donc de ne pas répondre à vos problématiques, si bien que vous limiterez l’amélioration de votre productivité.
Un changement d’ERP dans l’urgence ne vous permettra pas non plus de bien évaluer le coût de votre projet ERP ni son retour sur investissement. En outre, vous êtes susceptible de ne pas anticiper certains risques. En effet, le déploiement de n’importe quel logiciel dans une entreprise en présente forcément. Il est toutefois possible de les minimiser en prenant bien le temps nécessaire pour planifier le projet.
En somme, chaque étape d’un changement d’ERP doit être mûrement réfléchie. Vous devez donc prendre le temps de bien préparer votre projet pour faire de votre déploiement ERP une réussite.
2 – Ne pas créer d’équipe responsable du projet
Ne faites pas l’erreur de ne pas constituer d’équipe dédiée au projet. Les projets d’ERP qui réussissent sont ceux qui ont une équipe à la fois organisée et variée ainsi qu’une ligne directrice claire. En effet, l’équipe que vous désignerez aura notamment pour mission d’analyser les apports et les impacts du projet pour votre entreprise. Elle sera aussi chargée d’assurer son bon déroulement. En outre, elle pourra encadrer tous les échanges concernant le changement d’ERP.
Lors de la mise en place de votre équipe projet, veillez à définir clairement les rôles de chacun de ses membres. L’objectif consiste à leur allouer des tâches en fonction de leurs compétences. C’est primordial pour garantir l’efficacité de leur travail.
De plus, nous vous conseillons de monter une équipe projet pluridisciplinaire. Idéalement, celle-ci doit comporter un directeur ou une directrice de projet. Il peut s’agir de votre directeur général ou encore de votre directeur administratif et financier. Un(e) chef(fe) de projet est aussi indispensable. Nous recommandons généralement de choisir une personne maîtrisant les aspects techniques et fonctionnels de votre entreprise. Enfin, votre équipe projet doit inclure plusieurs référents métiers issus des services utilisateurs de l’ERP (finance et comptabilité, production, achats, logistique…).
3 – Ne pas préparer un cahier des charges détaillé
Attention également à ne pas négliger la rédaction de votre cahier des charges ERP. C’est ce document qui vous permettra de faire connaître les problématiques de votre entreprise ainsi que vos attentes à l’intégrateur qui représente le maître d’ouvrage de votre projet. Autrement dit, il s’agit de la base sur laquelle ce prestataire travaillera.
Vous ne devez donc pas hésiter à fournir un maximum de détails dans votre cahier des charges. Vos besoins et objectifs doivent notamment y être formulés de manière claire. Par ailleurs, le document doit couvrir d’autres aspects à l’instar des ressources financières et des moyens humains déployés, de la rentabilité attendue, etc.
À noter que votre cahier des charges n’aidera pas seulement l’intégrateur à vous proposer une solution pertinente. Il constituera également le référentiel pour l’ensemble de vos collaborateurs aussi bien durant qu’après la mise en place de l’outil.
4 – Ne pas faire d’audit de votre organisation et processus avant de choisir un logiciel
Pour assurer la réussite de votre projet, vous devez dresser un état des lieux des pratiques et des usages dans votre entreprise. Plus exactement, il faut identifier les processus, les flux de travail, les différentes méthodes de gestion (stocks, ventes, etc.) et les outils utilisés au quotidien.
La réalisation d’un audit est le meilleur moyen d’y parvenir. Cette opération vous permettra aussi de faire ressortir les problématiques de votre entreprise. De surcroît, elle vous donnera la possibilité de déceler les obstacles auxquels votre organisation fait face et que le nouvel ERP devra permettre de surmonter.
En outre, l’audit vous offrira une vision globale sur votre structure. Grâce à celle-ci, vous serez en mesure d’identifier les processus qui doivent être transformés, coordonnés ou encore supprimés. Qui plus est, l’audit vous permettra de déterminer les nouveaux processus que vous auriez intérêt à mettre en place.
5 – Ne pas impliquer vos utilisateurs métiers dans le choix de la solution
Changer d’ERP requiert d’impliquer vos collaborateurs dans le choix de la nouvelle solution pour éviter que celle-ci ne convienne pas à leurs besoins. Mieux, il est conseillé de les impliquer dans l’ensemble du projet. De cette manière, vous limiterez les réticences qui peuvent compromettre sa réussite.
Veillez donc à communiquer auprès de vos collaborateurs concernant le remplacement de votre PGI actuel dès le début du projet. Ne vous contentez pas de porter la décision à leur connaissance. Expliquez-leur également les raisons qui vous ont incité à la prendre. N’oubliez pas de leur indiquer les avantages qu’ils pourront tirer du nouveau logiciel.
En impliquant les utilisateurs finaux dans le changement d’ERP, vous réduirez les probabilités qu’ils le considèrent comme une contrainte. Vous amoindrirez aussi l’incertitude et la méfiance que le projet est susceptible de créer chez eux. En somme, vous mettrez en place toutes les conditions nécessaires pour lutter contre la résistance au changement.
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