Un logiciel ERP dure entre 8 et 10 ans. C’est pourquoi il est particulièrement important de réussir son déploiement au sein de votre système d’information. Comment faire pour ne pas tomber dans les pièges classiques que ce type de projet présente ? Découvrez les meilleurs conseils de nos experts et les pièges qu’ils vous poussent à éviter.
[ Étape 1 ] Réussir un projet ERP : que faire en amont ?
Lancer un déploiement d’ERP est à fort enjeu. Ce logiciel de gestion va rationnaliser vos processus métiers et devenir la colonne vertébrale de votre SI pour plus de productivité et un meilleur pilotage d’activité. Voici 4 recommandations pour réussir votre projet ERP dès le début.
1- Établissez un cahier des charges ERP complet
L’objectif d’un projet d’ERP pour une entreprise est de trouver un PGI qui pourra augmenter sa productivité tout en permettant l’automatisation de ses processus de gestion. Avant même de commencer à comparer les principaux ERP sur le marché, il est important de rédiger votre document technique de référence : le cahier des charges.
Le cahier des charges ERP décrit les besoins que vous avez identifiés, les problématiques soulevées, les spécificités de votre secteur d’activité et les objectifs qui seront atteints à l’issue de l’implémentation de votre ERP. Il vous servira de référence pour suivre l’évolution de votre projet et évaluer son adéquation avec vos besoins.
Ce document permettra de définir la couverture fonctionnelle nécessaire ainsi que les modules ERP requis : gestion de production, gestion comptable, gestion de stocks, gestion des achats, gestion financière, gestion commerciale, gestion de projets, business intelligence… Il est essentiel que votre solution de gestion ne soit ni surdimensionnée, ni sous-dimensionnée. Cela sera aussi l’occasion d’identifier les développements spécifiques et les paramétrages indispensables.
Il est crucial que votre cahier des charges détaille aussi les investissements financiers nécessaires et les bénéfices attendus. En effet, ce n’est qu’avec ces chiffres que vous pourrez juger de la rentabilité financière du projet, autrement dit de son ROI ERP.
2- Choisissez bien votre équipe et votre méthodologie de projet ERP
Nous vous recommandons ensuite de prendre le temps de constituer une bonne équipe et de définir une méthodologie claire pour la gestion de votre projet ERP. Nombre de projets prennent un retard considérable du fait d’un manque de qualification du chef de projet ou d’une mauvaise structure de l’équipe.
Sans une équipe qualifiée et acquise à la cause de votre projet ERP, les résultats escomptés pourront difficilement être atteints. Il est aussi indispensable d’identifier l’ensemble des parties prenantes pour choisir une solution de gestion qui sera en phase avec votre gestion d’entreprise et qui comportera les paramétrages nécessaires.
3- Anticipez les risques du projet et impliquez utilisateurs et direction
Comme tout projet, chaque projet ERP implique des risques. Vous devez donc définir un plan de gestion des risques probables. Par exemple :
- Comment et quand s’occuper de la maintenance et du support de l’ERP ?
- Quelle stratégie adopter face à la nécessité potentielle d’aménagements supplémentaires ?
Vous avez tout à gagner à beaucoup anticiper et faire preuve de prudence.
La réussite de votre projet ERP peut également dérailler du fait d’un manque d’implication de votre direction ou des utilisateurs finaux de l’ERP. N’oubliez pas qu’il faut que toutes les cibles de votre projet soient représentées dans votre équipe projet pour automatiser vos processus d’entreprise. Nous vous recommandons d’appliquer une méthode participative comme méthodologie de projet afin que votre ERP final réponde bien à vos besoins.
4 – Prenez le temps de faire le bon choix de logiciel ERP, d’éditeur et d’intégrateur ERP
Avant d’entrer dans la phase d’exécution de votre projet, vous devez faire le choix du logiciel, de l’éditeur et de l’intégrateur de votre ERP. Prenez tout le temps qu’il vous faut afin d’analyser toutes les propositions de logiciels ERP qui vous seront faites. Il faut par exemple que vous choisissiez votre hébergement ERP. Entre une solution On Premise ou un ERP Cloud, faites très attention au moindre détail.
L’ERP que vous aurez décidé de choisir doit répondre exclusivement aux besoins et conditions décrits dans votre cahier des charges. Choisissez l’intégrateur et l’éditeur qui pourront le mieux vous accompagner lors du processus de déploiement.
Besoin d’une recommandation ? N’hésitez pas à consulter notre comparatif ERP qui détaille les meilleurs ERP actuellement proposés sur le marché avec leurs forces, faiblesses et coûts respectifs.
[ Étape 2 ] Réussir son projet ERP : quels points d’attention lors du déploiement ?
Après avoir choisi un logiciel, il faut lancer sa mise en place ERP. Pour cette deuxième phase de votre déploiement d’ERP, voici les deux plus grandes erreurs à éviter d’après nos experts.
5 – Ne négligez pas la phase de test pendant l’implémentation ERP
Pour réussir votre projet ERP, il est très important que vous réalisiez un test global et détaillé de votre futur ERP. Il permet de vérifier la compatibilité entre les fonctionnalités développées dans l’ERP et vos besoins. Vous pourrez aussi apprécier l’ergonomie de votre ERP.
Tenez compte des retours et critiques des utilisateurs afin de procéder aux ajustements nécessaires. C’est le seul moyen de s’assurer du bon fonctionnement de votre solution ERP.
6– Investissez suffisamment dans la formation et l’accompagnement au changement pour faire adopter votre PGI
Si les utilisateurs finaux ne savent pas s’en servir de façon optimale, la réussite de votre projet ERP ne sera pas au rendez-vous. Il faut donc prévoir une bonne période de formation et d’accompagnement au passage sur un outil. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour faciliter la formation de vos équipes et l’identification de points bloquants à régler progressivement.
[ Étape 3 ] Réussir son projet ERP : comment finaliser ?
Pour réussir son projet ERP, il faut aussi régulièrement faire le point sur le ROI de son ERP et sur ses retours d’utilisateurs. Vous pourrez ainsi lui apporter les derniers ajustements nécessaires.
Tout d’abord, nous vous recommandons de collecter continuellement les retours des utilisateurs de votre ERP. Il ne s’agit pas de faire un seul sondage quelques mois après la fin de la phase de test pour faire quelques derniers ajustements. Il est probable que les utilisateurs continueront à découvrir des points à remonter à mesure qu’ils apprendront à utiliser l’ERP. Il est aussi possible que les besoins de votre entreprise évoluent au cours de votre projet d’ERP et il faudra donc que le progiciel s’y adapte.
Ensuite, nous vous recommandons de faire le point à date fixe sur le Retour Sur Investissement de votre projet. Procédez à une évaluation trimestrielle ou semestrielle des résultats obtenus depuis la mise en exploitation de votre ERP. Faites ressortir aussi bien les améliorations (gain de temps, gain de visibilité, réduction des coûts, amélioration de la performance…) que le coût total à date du projet.
Vous avez des questions sur votre projet ou sur les Progiciels de Gestion Intégrés ? N’hésitez pas à nous les poser ci-dessous. Nous sommes intégrateur ERP depuis plus de 20 ans. Vous pourrez compter sur notre expertise ERP tout au long de votre projet pour en assurer la réussite.
