Nombre de PME ont accumulé différents logiciels au fil de leur croissance pour gérer leurs processus métiers. Ainsi, ni le système ni la base de données ne sont unifiés. La complexité des processus amène à se poser la question de déployer un logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning). Pour illustrer ces problématiques, nous allons étudier le cas parlant de Deleplanque, un groupe industriel qui souhaitait moderniser et fluidifier sa supply chain.
De nos jours, les PME rationalisent au maximum leur structure et se développent progressivement en intégrant des logiciels au fur et à mesure de leur développement et de leurs besoins immédiats. Dans le cas précis de la société Deleplanque, elle a fait cohabiter plusieurs supports et logiciels de gestion en rapport avec la trésorerie, la comptabilité (Sage) et la gestion « maison » sur Microsoft Excel. Cela créait des problématiques de cohérence et d’utilisation globale avec la multiplication des exports, des croisements de données etc.
En termes de fonctionnement d’entreprise, la multiplication des outils est souvent problématique sur le long terme : divergence des données, perte de temps et d’informations, absence d’information commune pour les équipes, problème d’historisation des divers éléments que peuvent composer un pôle comptabilité, trésorerie, paie, production etc.
À terme, tous ces éléments non globalisés créent des latences, des erreurs et des incohérences entre les différentes sources d’information connectées à votre système d’information.
Le système ERP était perçu comme trop généraliste et ne pouvant pas répondre aux spécificités de la supply chain.
La perception d’un ERP est parfois biaisée avec une idée reçue assez persistante. En effet, un ERP est vu comme un logiciel polyvalent et généraliste, ne pouvant pas proposer d’expertise réelle sur chacun de nos pôles opérationnels.
Or, un logiciel ERP est conçu pour justement s’adapter aux spécificités métiers et aux processus opérationnels de l’entreprise. Dans le cas de Deleplanque, la solution ERP retenue a permis d’assurer le suivi de production et de traçabilité, tout en répondant aux enjeux du secteur agroalimentaire. Le progiciel de gestion a su dans le même temps simplifier les opérations financières, de production ou simplement de suivi business.
Découvrez les avantages qu’un logiciel ERP peut vous fournir suite à son intégration et les éléments qui boosteront la productivité de votre supply chain.
Nous parlions d’un logiciel généraliste, mais un logiciel ERP propose différents modules de gestion qui se synchronisent et communiquent entre eux. Cela permet d’avoir une base de données unique autour de :
Grâce à cette base de données unique, vous bénéficiez en plus de rapports et de tableaux de bord permettant de suivre vos activités. Par ailleurs, l’ERP donne la possibilité de rationaliser et d’automatiser les tâches récurrentes et chronophages de vos processus opérationnels.
Vous l’aurez compris, harmoniser sa gestion d’entreprise requiert une forte flexibilité et permettra dans la durée d’avoir une exploitation plus pérenne et plus efficace.
Enfin, et particulièrement pour la société Deleplanque, la traçabilité et la conformité des produits sont une norme légale importante. Les logiciels tels que les solutions de gestion intégrées sont des briques essentielles à la localisation, l’historisation et le suivi précis des produits alimentaires.
La complicité entre l’ERP + BI permet d’avoir un reporting global de la situation de l’entreprise, mais aussi sur chacune de vos activités pour mesurer leurs performances et orienter la stratégie en fonction de ces KPIs.
Les logiciels ERP orientés logistique permettent donc d’avoir de bons indicateurs de performance en temps réel : calcul de taux de disponibilité, taux de service, rotation de stocks, fiabilité des prévisions…
Cela permet d’anticiper et de mettre en place d’éventuels plans d’actions correctives pour atteindre les objectifs.
Pour la société Deleplanque, la problématique de l’accès aux données à distance était réelle. En effet, la plupart des outils étaient hors ligne et la mise en place d’un ERP cloud a permis d’avoir un accès sécurisé à distance. Cette dernière offre à l’entreprise une meilleure réactivité quant au traitement des bases de données et la possibilité d’accéder à l’information à tout moment.
C’est une aubaine pour les services comptables et financiers ainsi que pour la direction générale, notamment lors de la crise du Covid-19.
Le cloud n’est pas seulement qu’une question d’accès à distance mais aussi de sécuriser ses données de la meilleure des manières. En effet, les ERP cloud ont des dispositifs de sécurité avancés et des plans de sauvegarde réguliers, pour éviter toute perte de données.
Un des points forts de l’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central est l’offre d’extensions sur la marketplace de Microsoft. En effet, Microsoft propose divers connecteurs comme Power BI ou d’autres extensions permettant d’améliorer, de personnaliser ou même d’ajouter des briques à votre outil pour maximiser la performance et la gestion.
De ce fait, vous pouvez faire évoluer votre ERP en fonction des applications développées en continu et ainsi entrer dans une politique d’évolution constante.
L’intégration d’un ERP se fait en 4 étapes spécifiques. Pour rappel, le choix d’un intégrateur ERP de confiance est essentiel car le moindre raté peut engendrer des coûts et des latences importantes dans votre lancement.
Il est important de comprendre l’écosystème de l’entreprise pour laquelle un logiciel ERP va être intégré. La question du dimensionnement se pose pour ne pas avoir trop ou pas assez de fonctionnalités. Il faut aussi répondre spécifiquement aux besoins de l’entreprise. Certaines auront besoin d’un ERP orienté produit, d’autres d’un ERP spécialisé dans l’agro-alimentaire intégrant la traçabilité par exemple. Le cahier des charges ERP sera alors une étape cruciale. Nous vous conseillons aussi d’impliquer l’ensemble des parties prenantes et futurs utilisateurs. Cela vous permettra d’avoir une solution en phase avec vos usages.
La configuration est la mise en place de l’ERP en fonction de chaque brique spécifiée dans le cahier des charges. La sécurité, les tests et les adaptations sont faits en temps réel pour maximiser le fonctionnement et ainsi délivrer un écosystème opérationnel en tout point. Vient ensuite la mise en place matérielle et donc logicielle.
La phase déploiement de l’ERP comprend la transmission de la solution et des connaissances aux utilisateur finaux. En effet, elle inclut un accompagnement continu via des modules de formation pour maximiser la prise en main des utilisateurs sur le nouveau logiciel ERP. En parallèle, les équipes techniques préparent l’environnement de production.
Ayant précédemment formé les employés de l’entreprise, il est important de les accompagner dans le temps pour faciliter l’adoption de l’ERP.
L’intégrateur PGI peut procéder à des améliorations ou à des propositions supplémentaires en fonction des interrogations que peut susciter l’usage du nouvel ERP.
Il s’agit de la phase finale de l’intégration d’un ERP afin que les utilisateurs soient parfaitement à l’aise avec leur nouvel outil.
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