Les PME ont tendance à accumuler quantité de logiciels au fil de leur croissance pour gérer leurs processus métiers. Cette accumulation finit par générer des pertes de données, de temps, d’efficacité et de visibilité. Pour illustrer ces problématiques, étudions le cas parlant de Deleplanque, un groupe industriel qui souhaitait moderniser et fluidifier leur supply chain. Voici pourquoi nous l’avons équipé d’un ERP logistique.
Les PME se développent généralement en intégrant des logiciels au fur et à mesure de leur développement et de leurs besoins immédiats. Dans le cas précis de la société Deleplanque, elle a fait cohabiter plusieurs supports et logiciels de gestion dont une solution Sage pour leur trésorerie et leur comptabilité et des fichiers Microsoft Excel pour leur gestion « maison ». Cela créait des problématiques de cohérence et d’utilisation globale avec la multiplication des exports, des croisements de données etc.
En termes de fonctionnement d’entreprise, la multiplication des outils est souvent problématique sur le long terme : divergence des données, perte de temps et d’informations, absence d’information commune pour les équipes, problème d’historisation des éléments du pôle comptabilité, trésorerie, paie, production, stock, service client, transport etc.
À terme, tous ces éléments non globalisés créent des latences, des erreurs et des incohérences entre les différentes sources d’information connectées à votre système d’information. Face à ce problème, il devient urgent pour les entreprises concernées de rationaliser leur structure.
La perception du logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) est parfois biaisée par une idée reçue assez persistante. En effet, il est vu comme un logiciel de gestion des ressources polyvalent et généraliste, ne pouvant pas s’adapter aux spécificités métiers et aux processus opérationnels de l’entreprise. Or ce n’est plus vrai aujourd’hui. Dans le cas de Deleplanque, la solution ERP retenue a permis de gérer leur supply chain plus facilement, tout en répondant aux enjeux du secteur agroalimentaire. Le progiciel de gestion a su dans le même temps simplifier le suivi de production, la traçabilité et le reporting.
Nos experts leur ont conseillé de s’équiper d’un ERP logistique. Aussi appelé PGI logistique, cet ERP métier intègre des fonctionnalités spécifiques à la gestion de la chaîne logistique, telles que la planification des transports, la gestion des stocks, le suivi des commandes et la coordination des opérations logistiques pour optimiser l’efficacité et la visibilité des flux de marchandises.
Découvrez les avantages qu’un logiciel ERP logistique peut vous fournir et ses outils qui boosteront la productivité de votre supply chain.
Le logiciel ERP est composé d’un réseau de modules ERP de gestion qui se synchronisent et communiquent entre eux : comptabilité et finance, paie, inventaire, gestion des ventes, gestion de production, gestion RH, service client, gestion des stocks, gestion logistique etc. Ils sont associés à une base de données unique qui vous permet de centraliser et de fiabiliser vos données d’activité. Grâce à ces données vérifiées et toujours à jour, la prise de décision dans votre entreprise sera plus rapide et éclairée.
Par ailleurs, l’ERP donne la possibilité de rationaliser vos processus et d’automatiser les tâches récurrentes et chronophages de vos processus opérationnels. Enfin, et particulièrement pour la société Deleplanque, la traçabilité produit et la conformité des produits sont une norme légale importante. Les PGI logistiques disposent d’outils de pointe pour la localisation, l’historisation et le suivi précis des produits, qu’ils soient alimentaires ou non.
Vous l’aurez compris, l’ERP est un outil de choix si vous souhaitez optimiser votre gestion logistique et votre gestion d’entreprise dans son ensemble.
Non contents de s’intégrer facilement avec les logiciels de Business Intelligence, les ERP proposent des outils de reporting. Ils vous donnent tout d’abord la possibilité de suivre facilement vos KPI logistiques en temps réel : calcul de taux de disponibilité, taux de service, rotation de stocks, fiabilité des prévisions… De plus, il sera aussi plus simple pour votre équipe supply chain et vos autres équipes métier de produire des rapports et tableaux de bord permettant de suivre votre activité.
Ainsi, ils vous permettent d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble de votre supply chain et sur les performances de vos équipes métier, de la logistique au commerce. Cela permet d’anticiper et de mettre en place d’éventuels plans d’actions correctives pour atteindre vos objectifs stratégiques. Pour en savoir plus, découvrez notre page dédiée au tandem ERP BI et à ses bénéfices.
Pour la société Deleplanque, la problématique de l’accès aux données à distance était importante. En effet, la plupart de leurs outils étaient hébergés sur site et ne pouvaient pas être utilisés à distance. Il était de ce fait difficile pour leurs collaborateurs de travailler en déplacement et en télétravail.
C’est pourquoi nous leur avons conseillé de s’équiper d’un ERP Cloud. Grâce à ce dernier, leurs employés ont pu travailler plus efficacement à distance, être plus réactifs et accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment. En effet, il leur suffisait d’ouvrir un navigateur web pour accéder à leur ERP. C’est une aubaine particulièrement pour leurs services comptables et financiers ainsi que pour leur direction générale depuis la crise du Covid.
L’accès à distance aux données de votre PGI cloud est sécurisé. Il dispose en effet de dispositifs de sécurité avancés et des plans de sauvegarde réguliers, pour éviter toute perte ou fuite de données.
Vous pouvez faire évoluer votre PGI logistique selon l’évolution des besoins de votre fonction logistique et vos clients. En effet, les éditeurs et intégrateurs ERP développent régulièrement des nouvelles extensions à ajouter à votre logiciel. Ainsi, vous serez en mesure d’évoluer rapidement et de maintenir votre productivité.
Compte-tenu de leurs besoins, nous avons conseillé à Deleplanque de s’équiper de l’ERP de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central. C’est entre autres parce que l’éditeur américain propose une quantité importante d’extensions et de connecteurs sur sa marketplace. Ces derniers permettent d’améliorer et personnaliser votre progiciel en y ajoutant des outils pour répondre à vos nouveaux besoins. La marketplace Microsoft propose par exemple un connecteur pour Business Central avec Power Apps et Power BI, leur logiciel BI no-code.
Après avoir parlé de ses avantages, faisons un point sur l’intégration d’un ERP logistique. Elle se fait en 4 étapes que nous vous détaillons ci-dessous. Besoin d’être accompagnés ? Nous vous conseillons de vous appuyer sur un intégrateur ERP de confiance pour éviter des ratés qui peuvent engendrer des coûts et des latences importantes dans votre lancement.
Avant tout déploiement, il faut commencer par analyser vos besoins et l’écosystème actuel de votre entreprise. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin : gestion du transport, d’entrepôt (WMS), de l’approvisionnement, de la distribution, de la facturation, de magasin, de caisse, contrôle de gestion… Listez aussi les contraintes qui guideront votre choix de logiciel (budget, préférence d’hébergement, localisation etc.). C’est une étape cruciale. Ces informations viendront nourrir votre cahier des charges ERP et votre choix de logiciel.
Nous vous conseillons d’impliquer l’ensemble des parties prenantes et futurs utilisateurs pour le préparer. Cela vous permettra d’avoir une solution en phase avec vos usages. Certaines sociétés auront par exemple besoin d’un ERP retail pensé pour le commerce de détail, d’autres d’un ERP agroalimentaire pour améliorer leur traçabilité.
Dans la suite du planning vient la configuration. Elle correspond à la mise en place de l’ERP en fonction des indications de votre cahier des charges. Votre expert(e) en interne ou votre intégrateur ERP se charge de paramétrer votre progiciel selon vos besoins. Il/elle s’occupe de configurer chacun de ses modules : gestion de stock, de la relation clients, du transport, de la distribution et de la livraison, de la force de vente, de l’approvisionnement, de l’inventaire, WMS, GPAO, contrôle de gestion, gestion de facturation, de magasin… Pour chaque module, il faut que leurs fonctionnalités incluses soient calibrées avec les bons paramètres.
Il se lance aussi dans le travail sur vos développements spécifiques, si vous en avez demandé. C’est enfin le moment de planifier comment le progiciel va être intégré dans votre système d’information en place. Vient ensuite la mise en place matérielle et donc logicielle.
D’un côté, vos équipes techniques ou celles de l’intégrateur préparent l’environnement de production du logiciel. De l’autre, la phase déploiement de l’ERP comprend la formation des utilisateurs finaux. La prestation de l’intégrateur inclut un accompagnement de ces derniers à travers une formation approfondie.
Cette dernière est cruciale pour maximiser la prise en main du nouveau logiciel ERP par votre personnel. Sans formation complète, ils s’en saisiront difficilement.
Nous arrivons à la fin du planning. L’ERP est maintenant lancé ! Ayant précédemment formé les différents employés de l’entreprise, il est important de les accompagner dans le temps pour faciliter son adoption. Il s’agit surtout de répondre à toutes les questions de ses futurs utilisateurs : comment utiliser son module de gestion de stock ? Est-ce que je peux m’en servir pour la facturation ? Et la gestion de vente alors ? Est-ce qu’il faut savoir faire du code pour l’utiliser ?
L’intégrateur PGI peut procéder à des améliorations ou à des propositions supplémentaires en fonction des interrogations que peut susciter l’usage du nouvel ERP.
Il s’agit de la phase finale de l’intégration d’un ERP afin que votre personnel soit parfaitement à l’aise avec leur nouvel outil.
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